关于科技档案的管理与收集及其开发利用

张冬梅

（黑龙江省庆安县党史研究室）

摘 要：科技档案的管理工作和企业的发展息息相关，为了能提升科技档案的管理效果，需要管理人员能认识到科技档案的重要性，并在此基础上采取相应的措施，提升档案收集以及整理的效果。本文就科技档案的管理与收集及其开发利用进行了分析。

关键词：科技档案；收集工作；管理工作

科技方面的发展以及信息技术方面发展促使现代社会经济取得了突飞猛进的发展，在现代社会的各个领域发展之中也充分的认识到了科技的力量，进而在最近的十几年间科技档案被重视的程度有了显著提升，并且对于科技档案的收集以及管理工作已经成为了企业工作的关键组成部分，科技档案相应的管理工作以及收集工作直接影响企业未来的发展。

1 科技档案在管理方面的完善化

近几年，无疑是科技档案的管理水平的一次里程碑，但是对于我国各大企业来说，还是有相对的不足，在实施工作的过程中将要面临的主要问题规范化管理的落后，这也是我们要探讨的问题。

1.1 管理范围的精细化

科技档案的管理范围，简要概括一下，就是要求相关的管理对象必须符合科技档案所具有的特性与其所存在的特点，某种意义上来讲，其实具有一定的排斥性的。科技档案是知识形态的历史记录书，记录人们所从事的科技活动中一些有保存意义的事件，能构成科技档案特性的要素都是科技档案的记录范围，其是一个整体不可划分。

1.2 管理范围的自律性

建立档案管理的自律机制是管理中的重中之重，是成为本单位在统一公司制度中的重要组成部分，它是档案部门与其他相关部门的关系的协调管理为目的，并且在实施相关措施时，是以确保对归档文件的整体完整性以及其对精准的系统操作加以控制。其本质是一种用来制约的机制，是以规则和制度组成的，如其要达到国家标准等相关明文规定。

2 科技档案管理过程中的收集措施

相比与过去，现代企业之间的竞争更为激烈，而在抢占市场份额、提升顾客满意度的过程中最为有力的武器就是现代化的技术，所以现代企业为了能获得更好的发展，往往会将科技档案的管理工作列为企业管理的关键点，而在实际的科技档案管理过程中，科技档案有时候会存在比较零散的情况，需要管理人员做好资料的收集以及整理工作。

2.1 保证科技档案的完整性

现代企业之中的技术在进行研发的时候，因为所含有的科学技术以及涉及的领域比较多，所以也就使得现代科技在进行研发的时候一般会消耗较长的时间，使得科技档案资料在进行管理的时候存在一定的难度；另外，现代电子科技的发展，也使得科技档案的记录形式不在只局限于传统的文字、图表的记录形式，通过现代化电子技术的使用，可以使得文件记录形式变得更为丰富，不仅有传统类型的文字以及图表形式，还能有视频、音频类型的记录形式，而这些技术在强化了科技档案记录形式的同时，也使得科技档案的在开展管理工作的时候具有了一定的难度。所以在实际的科技档案管理过程中，需要科技档案的管理人员能全面的收集各个阶段的科技档案，同时为了能达到良好的效果，科技档案管理人员要能和科技研发人员随时进行深入的沟通，并且科技档案的管理人员还要做好各种形式科技档案的收集工作，从而保证的档案资料的完整性。

2.2 保证科技档案具有层次性

为了能实现企业的多元化发展，现代企业之中的科技研发往往是多个领域同时进行，并且科技的研发也具有加深的程度，所以在目前的科技档案管理过程中，如果不能在科技档案管理过程中做好整理工作，那么就会在一定程度上导致科技方案在收集、储存的过程中出现混乱。所以在实际的管理过程中，需要科技档案的管理人员能做到边收集边整理，使得科技档案能具有良好的层次以及顺序。另外，现代的科研技术不仅有着研究周期长的特点，同时还具有科技含量高的特点，所以在进行资料收集整理的时候牙要保证资料具有良好的层次，这样就能让相关人员进行资料收集的时候，更容易理解科技档案之中的内容，从而是科技档案有更高的实用性。

2.3 明确科技档案的相关责任人

科技档案是企业发展的核心力量，所以在进行科技档案管理的过程中无论是档案的管理人员，还是技术的研发人员都能保持高度的重视，需要科研人员能在科技探索的时候，做好的科研技术记录以及归纳方面的工作，并且在实际工作过程中要建立全面的责任制度，将科技档案的归纳、整理、移交、收集等各个环节的工作都和责任挂钩，使每一个工作人员都能明确自身的工作内容以及工作责任。通过在科技档案管理过程中建立全面的责任制度，不仅能保证工作人员提高对自身工作的重视程度、促进科技档案管理效果的提升；同时通过这种责任制度的实施，一旦在科技档案管理管理过程中发现问题，那么也能在第一时间找到相关责任人，从而将问题所带来的影响控制在最小范围内。

2.4 收集过程中的完整性

在工程档案的完整性至关重要，在工程项目竣工时，科技档案文件包括从管理到施工在到竣工的整个工程施工阶段的声像材料，每一个内容都是不可或缺的，也是科技档案质量的一个重要标准，科技档案只有其内容完整精准以及各个施工过程的记录在案，才能为企业提供可靠的归档资料。

3 科技档案的开发与利用

3.1 改成创新，建立新的服务体制

伴随着我国市场经济的发展，多数企业都由原先的生产型企业向着生产经营转型。企业的经营活动在不断地增多，产生的科技档案也越来越多元化，对信息的要求也越来越多。在这种大环境下，档案人员就要做到开放、主动、服务的理念，要从思想到行动做出改变，并且以往的工作态度。其档案部门要改变以往对档案的实体管理单一的借閱方法，要从被动变主动，积极解决科技人员对档案资料的要求，必须认识到开发利用档案资源是现阶段企业市场转型的发展需要。

3.2 编辑搜索工具

随着企业的转型需要，市场的扩展也使得档案的内容越发的多样化，对其开发利用者而言，档案的信息资源犹如天空中的繁星无穷无尽。这就要求档案存档员在开发科技档案资料时，必须进行编制搜索工具，让利用者在复杂繁琐的科技信息资料可以轻松找到相关材料资料，采用现如今的计算机技术进行对目录的编制，并使其逐步融入以往的档案资料目录库，从而达到提高效率的作用。

结束语

科技档案对企业的生产与发展有着重要意义，只有优质的信息储备资源，才能发挥科技档案的利用率，为企业子在各个方面都带来了至关重要的意义。在经济贸易发展的今天，科技档案的信息技术资源的开发和利用，可以带来更多的资料储备，从而达到更好的为企业服务。

参考文献

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