浅谈公文标题写作的规范化

李彬

摘要：公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。标题是公文的眼睛，最能体现公文内容的部分。准确、规范是标题写作的基本要求，是体现公文质量高低的重要标准。下面，简单谈谈如何规范公文标题写作。

关键字：公文；标题；规范化

公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达指令、沟通信息的重要工具。標题是公文内容的集中概括和直接体现，标题写作是否准确、规范，直接影响到公文整体质量和水平的高低，所以在写作标题的过程中，一定要严格遵守准确、规范的原则。

一、公文标题的构成要素

2012年4月16日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合发布《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》），对公文写作与处理工作提出了具体要求。其中，第三章第九条规定：“公文标题由发文机关名称、事由和文种组成”。

（一）发文机关名称。

发文机关是公文拟制、发布的机关，位于公文标题的第一部分，在书写时要写明全称或规范化简称。比如：《××省发展改革委员会关于××的通知》，也可以写成《××省发展改革委关于××的通知》。另外，标题中的发文机关在满足一定条件的基础下可以省略，就是在一份公文版面上至少有两处以上完整体现发文机关名称。比如：××单位拟制一份通知，在正文落款处有完整发文机关名称，加盖印章上有发文机关名称，这样就满足了两处完整体现发文机关的条件，再加上眉首上的发文机关标识，标题完全可以省略发文机关名称，直接写成关于××的通知。

（二）事由。

事由是对公文内容的提炼和概括，是标题写作的核心部分。在提炼事由时要做到准确、简洁，既要反映出公文核心内容，也不能过于冗长繁琐，让读者抓不住重点。比如：《××局关于认真贯彻落实×发[××××]××号文件精神，积极组织领导干部下基层调研，保证转变干部工作作风的情况的报告》。另外，在提炼事由时要注意与后面的文种相呼应。不要画蛇添足的使用一些修饰文种的词，比如：《××局关于申请××××的请示》、《××市关于报送××××的报告》、《××厅关于××××的重要通知》。

事由提炼最能体现公文的水平，也是公文写作者最需要提高的能力。对于公文事由的提炼需要做到几点。一是事由提炼要具备严谨性。事由直接反映公文内容，每一个词语的使用都要精心挑选，既符合内容要求，又符合语法要求，哪怕是一个助词或介词。比如标题中最常用的介词是关于，对于这个词的用法要注意，不是所有标题都要使用关于，使用时要确定符合公文主题。二是事由提炼要具备简约性。公文标题的最大特点就是要收文者一目了然，清楚明白。简约性就是要求提炼公文标题时必须高度概括、言简意赅。特别是对于一些转发性公文，被批转、转发公文的原标题比较长，或是层层转发的公文，更要注意简约性。三是事由提炼要具备精准性。准确是公文写作的基本要求，标题写作更需要精准无误，让读者看一眼标题就能完全正确的领会发文目的和意图。正所谓“一字入公文，九牛拔不出”，公文标题中一旦出现错别字或方向、法规错误，其后果十分严重，必须引起高度重视。四是事由提炼要具备美感性。公文标题是公文的眼睛，是第一个进入收文者视线的部分，反映着公文的核心内容，也代表着公文的形象。在排列构建上既要符合《党政机关公文处理工作条例》、《党政机关公文格式》的要求，也要注意美感，让人看着方便、舒服。最好是排列成梯形或菱形。

（三）文种。

《条例》第二章第八条规定：公文种类主要有决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函和纪要等15个文种。这15个文种按照行文方式可以分为上行文、下行文和平行文。其中，有几对文种在实际操作中比较容易混淆，要认真区分，比如：请示（适用于向上级机关请求指示、批准）和报告（适用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关询问）。二者的共同点都是上行文，都需要想上级机关就某项事情做汇报；最大的区别在于请示需要事前请示，需要上级接到后给予回复。报告则是事前、事中、事后都可以，上级接到后一般采取阅存方式，不予回复。所以，《条例》第四章第十五条规定：“请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项”。类似的还有决议和决定、公告和通告，一定要注意区分。

二、公文标题的标准格式

根据中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发的《党政机关公文处理工作条例》的相关规定，2012年同时出台了《党政机关公文格式》（以下简称《格式》）。《格式》规定：“公文标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。” 这就要求我们在书写标题时要控制字数，一般不要超过四行，在回行断句时，要注意句意完整，不能产生歧义，在排列式样时，保持美观、实用。

总而言之，公文标题写作时既要确保发文机关、事由和文种三要素齐备、准确，又要严格按照《格式》中的要求排列布局，让公文标题写作更加规范化。