学校档案的科学管理和有效利用

宋玉琼

档案是历史的真实记录，是人类文明进步和階梯，是档案和国家的宝贵财富，也是学校建设与发展轨迹的真实记录。为使学校档案管理工作更加科学、规范、标准充分发挥其为基础教育服务，为教师教育服务，为领导科学决策报务，为学校的改革与发展报务。因此，加强学校档案管理和利用工作是学校教育教学的需要，学校应该在抓好教学管理的同时抓好档案管理和利用工作。

领导重视，加强学习是保障

学校档案管理工作的科学管理首先最重要的是领导重视，把档案管理工作作为学校管理的重要工作，并列入学校的发展规划和年度工作计划。

成立以校长为组长、副书记为副组长、各处室主任为组员的档案管理工作领导小组，配备一名取得档案管理岗位资格证的同志为专职档案管理员，负责综合档案室的管理；各处室设有兼职档案管理人员。

专职指导兼职，分块管理，综合处理，形成了完善的档案管理网络。并深入持久地组织教职工对《档案法》、《保密法》、《云南省档案管理条例》等档案管理的相关法律法规的学习和宣传教育活动。

结合实际，领导带头，做贯彻落实《档案法》的带头人，通过学习与广泛宣传，使教职工能增强档案意识，形成人人重视档案、支持档案并自觉地维护学校档案工作。对学校档案管理各（部门）处室职责、管理人员责任，材料收集、鉴别归档、整理、安全保密、借（查）阅、转递、检查核对等工作都要做到详细明确具体要求，建立健全从收集、整理、保管到借（查）阅、转递、保密等一整套规章制度。

日常工作中，坚持工作标准，严格工作纪律，对进出的档案严格把关，履行好一系列手续，才能确保档案管理的万无一失。面对涉及内容琐碎、操作具体、标准要求高、责任重大的档案管理工作，一是要加强理论和业务知识学习。二是要注重实践。按照档案管理标准的要求，分类必须准确、编排要有序、目录要清楚、裱糊装订须整齐美观等技术要求。三是要学习现代化管理知识。档案不仅是纸质的，随着科学技术的不断发展，档案管理信息化目标管理的推进和深入，我们必须掌握现代管理知识，使用《南天档案管理软件》建立计算机管理数据库、编制检索工具，实现目录全文、部分档案原文的录入、修改、打印、登记、转递、汇集、统计等工作。只有推动档案信息化、现代化建设步伐，才能满足学校自身发展和适应信息时代档案事业发展的需要。

学校档案的科学管理，收集材料是基础

学校档案材料是领导正确决策、研究工作、处理重大问题的依据，做好文件材料收集是确保档案材料齐全、完整的前提和基础，也是直接反映学校工作实绩的有力证明。

学校文件材料收集能否齐全完整，一要建立健全归档制度，增强归档的自觉性和主动性（在次年6月前必须完成学校的归档工作）。二要树立动态收集材料的观念，及时补充新材料，如年度考核、职务（职称）晋升、表彰奖励等常规性、普遍性的材料做到与相关工作同步进行定期收集；对于入党、出国（境）政审、学习培训等零散、不具普遍性的材料，进行不定期收集，对有请示没有批复或有批复没有请示等有联系的文件材料，档案人员应及时查询，保证这类文件材料的按时归档，利用复印的机会收集。档案人员在复印文件材料时，对有价值、需要归档的文件材料当即留下原件，以备日后归档。三要及时发现和处理不符合归档要求的材料。发现缺少材料的要及时进行补充完善，手续不全的材料要退回形成材料的处室进行补办，以确保材料的齐全完整、手续完备，保证学校档案的权威性、准确性和真实性。

充分开发档案信息资源，提高服务的有效利用

学校档案信息资源的开发与有效利用。我们应坚持按规章制度办事，注重改善服务态度，提高服务质量，做到热情、主动、准确、迅速。

努力开发档案的利用功能，使档案由过去的以收藏为主转化为以开发利用为主。如：杨春云老师利用录像带《新课程的具体目标》、《新课程教师行为的变化》进行教师继续教育教学培训；童保祥老师利用杨兴旺同志全国优秀教师奖状参加“校园文化节”布展；王玉廷老师利用《教育艺术》2002第六期进行小学教育大专班授课；王发权老师利用《关于确认专业技术职务任职资格的通知》办理教师资格证；为县教育志的编写查阅相关档案；特别在学校达标晋级中，需要撰写大量的材料其中的《办学简介》、《组织沿革》等从档案中查到了第一手的详实材料。

要加强档案的开发利用，实现信息共享，就必须加强档案基础管理。档案管理员在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫的同时，着重做好档案的编目、检索、编研工作，编制较适用的检索工具，建立健全档案检索体系和档案文件汇编等参考资料，及时、系统、完整地提供，满足学校档案利用工作的需要。

适应社会需求的变化，寻求更为有效的服务新途径，以提高学校档案利用的质量和水平，更好地发挥学校档案的作用。例如：建水县教师进修自建校以来，就狠抓档案管理工作，在2002已达到国家档案管理二级标准，2006年晋升为五星级管理标准，并连续多年在全县档案工作检查中考评为优秀。

现代化技术手段在档案管理工作中的运用，提高了档案管理的层次和档案查阅的速度。随着我国社会的前进，档案管理工作不断发展，档案的种类和数量急剧增长、膨胀，对档案的保管和使用提出了更高的要求。以前，手工纸质档案管理存贮量小、录入慢、检索慢、保存时间有限，而且分辨率低、成本高等一系列问题。自2006年使用《南天档案管理软件》以后，档案管理查询时，任意组合查询，在检索入口输入即可，网络系统会将全部信息托盘而出，大大缩短了档案检索、查询的时间，易于长时间存储，方便了教职工更快捷地利用信息资源，使档案管理变得便捷简易。

总之，学校档案管理工作是学校工作的重组成部分，运用科学的管理方法，实现档案现代化管理，需要我们不断进行研究、探索和发现，只有这样我们才能更好地服务于教职工工作、服务于学校发展、服务于社会。