现代信息技术在普通高级中学档案管理中的应用

崔震

【摘要】在信息技术快速发展的背景下，档案管理的应用成了高级中学管理工作中的重要因素。本文主要研究信息技术在档案管理中的重要性及对策，对此进行深度分析。

【关键词】信息技术；档案管理；高级中学

现代社会中信息技术的迅速发展，迫使学校也在改变教学的理念。同时，学校设定评价标准的能力也在进步，档案管理的应用作用也就成了综合实力中的重要组成部分。档案中的图片、文字及丰富多彩的教学录像，是学校各项活动的真实记录。但，目前一些学校档案管理方面的工作还存在一定欠缺，管理理念和方法也较落后，需要进行有效改善，使之促进学校各项管理工作的进一步发展。

一、中学档案管理工作存在的问题

随着现代社会中的信息技术不断迅速发展，档案管理工作相较存在滞后现象，不能满足现代社会对档案信息资源的要求。主要表现在：一是学校领导除了关注教学，没有重视档案管理的问题，对于档案管理的认识欠缺。二是管理制度建立不完善，在传统档案的形式上也存在变化问题，管理工作出现前所未有的缺陷。三是管理人员工作能力偏低，有些是兼职人员，根本不懂得如何管理档案，专业素质较低，整理、收集及保管方面的能力也存在一定程度的欠缺，甚至给档案管理工作带来阻碍，导致无法推进先进档案信息管理技术。四是中学领导忽视了学校管理制度要求和档案管理工作规范，没有添置信息化设备，造成档案管理信息化程度偏低。

二、相关改进措施

（一）建立健全档案管理制度。为了让学校档案管理工作能在正常的条件下运行，要重视档案管理的制度建立健全。管理人员对学校的实际情况进行全面的调查，经过调查得知；为了档案的管理工作能够顺利进行，事前充分理解（档案法）的重要性及规定中的合理科学规章制度的原则。在管理档案中保证要遵从已制定规章制度的原则，一是收集档案信息、归档、整理、保存、筛选……按照制定的环节标准进行。二是管理档案时，通过有序化来进行有序移交档案、改编、接收等，并按照工作中的需要办理手续，做好入档记录。三是为了进行检索，需要对档案管理进行索引，在管理档案中做好过程汇总，且配合相关的检索进行管理档案工作，以提高查看档案的效率。

（二）提高管理人员技能素养。为了更好地进行档案管理工作，提出了重要条件，要求相关部门定期对工作人员进行培养。尤其是派遣管理档案的人员，并给予一些相关学习的资料，要求学习过程中能够充分理解管理档案的重要知识；同时提高工作人员的实践技能（计算机技术）、维护网络及管理数据，加强管理经验的提高，并让档案管理人员了解管理档案方面的重要性；加强培养相关人员的管理及监督专业水平，减少难点，运用现代网络技术收集管理中的相关信息，把现代信息技术融入新时期档案管理工作的发展当中。

（三）管理档案中的注意事项。档案管理人员在整理或保存档案时，对于从前的纸质化档案用日常的处理方式接手即可，因为在档案管理当中很少存在重纸质文件。但是属于特殊性的数字化文件，如果采取处理方法出现失误，会导致大量文件丢失，最后也很难以找回原处。所以，建议在保存及整理档案时，要认真核对是否属于数字化文件，再进行收集。为了方便使用计算机网络（Computer）来发送相关邮件及文件，相关单位该为中学校提供“网络”（The internet），通过先进网络技术来把文件安全发送给档案管理人员。此外，在收集档案资料时注意一些方面：进行检查资料的质量保证，避免出现破损或水渍的痕迹，对于不合格的资料一概拒绝接收。

（四）现代化管理方式的应用。随着现代社会信息资源的不断推进，档案资源利用率及开发较为广泛，将其在管理中成为了不可缺少的重要部分。因為，每年各个中学的竞争力不断加强，为了在一定程度上提升目标，采取相应的手段对信息资源及企业信息进行程度上的竞争。然而科学技术利用高速发展的时代提高了生产力，所以，在社会管理及经济建设当中信息技术已成为了其中不可缺少的基本部分，而且在一定程度上不断刺激与提高信息化，将档案管理工作促进先进技术发展上。但随着时代的发展要求对传统的（方式方法、管理理念及管理机制）不再被广泛利用，对此方面需要加强提高。为了扩大信息沟通的渠道，在档案信息的开发上加强优化，并建立一种相应的开发机制，使信息管理技术及传统档案配合所谓方式进行改进。同时让丰富的形式满足现代信息的要求，加强重视收集档案方面工作的重要性，例如：正确保存档案（电子、纸质），也要把相关资料一同收集（文字、录像），并确保收集档案工作的质量。

三、总结

档案管理对于现代高中学校来说是在工作中非常重视的部分，用先进信息技术使学校的档案管理工作能力得到提高，起到促进的作用，同时提供更多的相关信息并给予一些支持。如果中学的档案管理工作能力，能得到相关部门的认可，可提高教学管理水平，并为未来的发展做好铺垫。

【参考文献】

[1]李兵.信息技术在档案管理中的应用[J].活力， 2014（3）：102.