档案外包服务机构人力资源特点探析

周莉莉+张伟斌

【摘要】本文通过对档案外包服务机构人力资源特点的探析，旨在通过我国档案外包服务机构更加清晰地了解档案外包服务机构的人员的特点，从而更好管理档案外包服务机构。档案外包服务机构具有知识技能的专业性、业务能力的综合性、工作内容的实操性、人员调配的灵活性这四个特点，通过深入的解析促进我国档案外包服务机构发展，从而促进我国档案事业的发展。

【关键词】档案；外包；服务；人力资源；特点

作为劳动力密集型、智力密集型的服务产业，人力资源的质量和知识水平的高低很大程度上决定了档案外包服务机构产品和服务的质量，也即深刻的影响力、市场竞争力和业务开展能力。挖掘人才、管理人才以及利用人才，不仅是档案外包服务机构发展的动力源泉，还是档案事业稳定发展的关键。因此对档案外包服务机构人力资源的特点的探析十分有必要。

在探析档案外包服务机构人力资源特点时，我认为十分有必要对档案外包服务机构进行定义。

档案外包服务机构是认识研究对象及其相关事物的基础。经对相关资料的查阅与分析，笔者对档案的相关服务机构的定义进行了梳理，其中：

张根凯认为“档案服务机构是立足于档案系统实际，充分利用档案资源，专门从事档案技术咨询服务、档案装具及用品供应、档案代保管等档案事务的社会性服务机构。”

根据黄霄羽的研究成果分析，其对档案中介机构的概念界定即档案中介机构应是档案行政管理部门与社会之间的沟通桥梁和联系纽带，具备理论上的中介性特征，在实践中发挥为政府与社会提供居间服务的功能，并能直接为客户提供专业性、商业化的档案管理服务的企业或组织。

杜小汀认为“档案外包服务机构是指由专业的档案服务机构充分发挥自身的专业优势与资源，以合约的方式从企业获得权限许可，深入企业进行档案管理，从而克服企业档案管理人员素质偏低，档案整理水平低下等问题，在降低运营成本的同时提供优质的档案利用服务，优化企业决策，强化企业本能核心工作。”

本文的主要研究对象是档案外包服务机构，是为企业提供档案整理为主、其它一系列服务为辅的劳动密集型的专业的档案外包服务机构。

现代社会主义市场经济理念与模式的建立、发展和深化以及我国社会经济转型的实际需要，决定了现代市场经济参与主体的人力资源管理必须从传统的人事管理模式向现代的规范化、科学化管理模式进行转变。档案外包服务机构是独立于任何其他社会组织之外的专业的档案管理专业服务机构，其人力资源管理也必须顺应这种发展形势的要求，才能够在市场竞争中存在并获得发展。对于档案外包服务机构而言，其人力资源管理的现代化规范模式的具体内容和技术方法取决于其人力资源及其管理工作本身所具有的特点。

作为劳动密集型产业中的智力密集型服务类行业，受制于业务类型的专业特点约束，一般的，档案外包服务机构规模不大，其人力资源构成既有固定人员又有非固定人员。现阶段，大部分档案外包服务机构的组织核心成员规模趋于精练，同时又保留了大量的流动性劳动力。其固定人员一般从事各类管理工作和高级技术工作。不仅如此，档案外包服务机构的业务开展过程又决定了其劳动形式的分散化和人力资源管理结构的扁平化。档案外包服务机构业务活动和人力资源管理的这些特征使得其人力资源构成上具备了不同于其他机构的特点。因此，与其他行业相比较，档案外包服务机构人力资源有鲜明的特点，具体如下：

知識技能的专业性。传统上，组织中的档案管理工作由其综合行政部门负责。但是，独立于一般组织之外的专业的档案外包服务机构与组织内部档案管理部门不同，其服务的对象不是特定的专门对象，而是面向全社会的专业需求。档案外包服务业务中的档案管理体系建设、专业技术咨询与支持、档案管理制度设计、档案价值鉴定和分类整理以及档案条目的著录与价值挖掘等都具有非常强的专业性。受到这些业务专业技术特点的要求，档案外包服务机构从业人员不仅需要具备丰富的档案专业知识和档案管理专业技能，还需要熟练地掌握有关档案外包服务业务整个流程的业务知识、专门技术、管理技能和服务能力。只有如此，档案外包服务机构才能够为其服务对象提供有市场价值的档案管理各项专业服务项目，满足市场的要求，保证其自身的存在意义和价值。

业务能力的综合性。档案外包服务机构的服务是面向全社会的，其服务对象的行业范围和专业领域是十分广泛复杂的。广泛的档案外包服务业务所涉及的工作对象是各行各业的各种信息类型、存储格式、载体形式、表现方式和专业内容的文件、档案、信息资料及其管理工作和信息内容开发工作。因此，档案外包服务机构从业人员，无论是从事档案管理有关体系的顶层设计和专业技术咨询服务的高级技术人员，还是从事项目运行管理和技术实施的中层管理人员，抑或是从事档案管理基础业务的基层操作人员，不仅要深入学习掌握专业知识技能，还都必须不同程度地掌握所面对的服务对象专业领域有关的知识，都需要用面向对象的思维方式来具体处理每一个服务对象提出的每一特殊需求。

工作内容的实操性。虽然我国档案事业采取统一领导、分级管理的基本模式，各级各类档案专业管理部门也为档案及其管理工作提供了大量的参考标准和技术指导。但也是鉴于档案外包服务业务的多样性和涉及领域的广泛性，不仅要求从业人员必须掌握大量的知识和较强的专业技术能力，还要求其通过经受长期的专业实践培养获得丰富的专业实践经验。档案外包服务机构从业人员工作内容的实操性主要表现在两个方面：一方面表现在档案价值鉴定和分类整理过程中，因为在档案价值鉴定和分类整理过程中必须面对的大量具体问题需要通过丰富的实践经验来帮助作出专业判断；另一方面表现在档案外包服务业务要求从业人员，尤其是基层操作人员，长期反复从事一系列必不可少的操作性工作，如分类、整理、著录、装订等。

人员调配的灵活性。档案外包服务结构为市场提供的产品是服务产品，和许多管理服务类中介机构一样的，这一行业特性和业务类型就决定了档案外包服务机构必须进入服务对象的组织内部开展业务活动。同时，一般的档案外包项目具有业务周期短、项目团队规模不定而业务内容灵活的特点，且随着业务进展的不同阶段所需要的人员规模、知识技能、管理经验和技术专长会有所不同。所以，从档案外包服务机构业务活动的局部来看，在其具体的外包项目业务活动开展的过程中存在较为频繁的人员调动；从档案外包服务机构经营管理的全局来看，同时开展的多个项目之间人员调动也较为灵活多变。

作为劳动力密集型、智力密集型的服务产业，人力资源的质量和知识水平的高低很大程度上决定了档案外包服务机构产品和服务的质量，也就深刻地影响了其市场竞争力和业务开展能力。通过对档案外包服务机构人力资源特点的分析，有助于挖掘人才、管理人才以及利用人才，不仅是档案外包服务机构发展的动力源泉，还是档案事业稳定发展的关键。

【参考文献】

[1]张根凯.档案服务机构的完善与发展[J].档案天地，2001（12）：21.

[2]黄霄羽.档案中介机构应当正名[J].档案学通讯，2012（5）：93-96.

[3]杜小汀.浅析我国企业档案管理外包业务[J].兰台世界，2014（17）：67.