医院办公室档案管理工作效率改善策略分析

侯静

【摘要】对办公室档案管理工作效率进行改善，将更加有助于推动医疗卫生事业的良性发展，同时也可以为医院管理工作的不断强化提供重要的依据。本文主要就“互联网+”环境下办公室档案管理工作效率的改善措施进行了探讨，以期为医院办公室档案管理工作的改进提供建议。

【关键词】医院；办公室档案；工作效率

医院办公室档案管理工作为医院的各项工作提供了相当重要的档案信息支持，是医院办公室管理中的重要组成内容，在“互联网+”时代，医院必须要加强办公室档案网络化的安全管理，在过去因为缺乏科学合理的管理体制，对于医院给办公室档案管理工作的高效运作产生了阻碍。随着医改的推进，医院办公室档案管理工作体制已经有了很大的改善，医院办公室档案管理工作效率有了很大的提升，但是为了更好地适应医改的要求，还需要不断地改善医院办公室档案工作的效率。

一、“互联网+”时代提高医院办公室档案管理工作效率的意义

“互联网+”下提高医院办公室档案管理工作在医院的发展中有着相当重要的意义。首先，搜索便捷化。档案管理的网络化主要运用计算机技术与数据库整合加工医院各部门病案、档案等，通过建立统一的信息搜索平台，实现资源共享，便于医院相关人员能够快速、准确地搜索到所需信息，有助于节约医院的人力以及物力，有助于进一步提高医院各项资源的利用效率。其次，收集丰富化。电子版档案与纸质档案相比，其特点更加鲜明，能够实时收集信息；另外，运用电子信息技术可显著提高工作效率，节约工作时间，使管理人员能够尽可能地丰富档案内容。最后，服务多元化。由于档案搜索更为便捷、内容更为丰富、载体更为多样，使得其服务范围更为广泛，并呈多元化发展。运用互联网技术管理医院档案信息共享范围将扩大，增加了档案服务途径，医院工作人员得以从多种途径获取所需信息，医院档案的利用率得到显著提升，提高医院办公室档案管理工作的效率有助于提高医院的竞争力。

二、改善医院办公室档案管理工作效率的措施

（一）改善医院办公室档案管理的基础设备。医院办公室档案的网络化不仅减轻了档案管理人员的工作压力，也提高了档案管理的效率，在一定程度上加速了医院档案管理事业的发展。但是，很多医院管理人员未认识到档案网络化管理的重要性，不断减少购买医院档案管理设备方面的资金投入，导致医院档案管理设备不齐全，在一定程度上阻碍了医院办公室档案管理事业的发展。随着医院规模的不断扩大，档案数量逐渐增多，原有的档案管理系统已经无法满足医院档案管理需求。在“互联网+”时代，要想实现医院办公室档案管理，医院就必须加大购买档案管理设备方面的资金投入，为医院的档案管理提供物质保障。医院在购买档案管理设备之前必须对医院的档案管理情况进行调查分析，并结合医院档案管理情况来选择网络设备，充分发挥网络设备的功能，提高医院办公室档案管理水平，实现有效管理。

（二）加强医院办公室档案的安全性管理。在“互联网+”时代，电子档案已经成为医院办公室档案管理的主要方式，电子档案不仅节约纸张，节省人力，还可以提高档案管理效率。但是，相比于传统的纸质版综合档案管理形式，电子档案的安全性是醫院办公室档案管理部门必须关注的问题。在网络时代，网络安全问题一直是人们广泛关注的问题，医院要想保证档案的安全性，就必须认识到加强办公室档案安全管理的重要性。医院需要设置档案访问和使用权限，只有拥有档案访问和使用权限者才能使用医院平台内的档案信息，这样才能更好地保证档案的安全性，避免出现档案丢失的问题。

（三）不断强化档案管理工作者的工作意识以及责任意识。一直以来，因为传统观念的影响，很多医院所注重的只有经济效益以及社会效益，而对于办公室档案管理工作缺乏必要的关注，因此，使得办公室档案管理工作的效率一直都没有得到重视。在今后的工作之中，办公室档案管理工作者必先要不断更新自己的档案管理理论，树立起现代档案管理意识，对过去的不端正态度进行摒弃，增强自身的工作意识与责任意识，积极主动地去对医院的发展现状以及经营现状进行了解，在平时的工作中做好办公室档案的收集和整理，并将相关的工作成果在整理之后上报给办公室领导。这样做将更加有助于增强医院办公室档案管理工作者的独立工作能力。同时，需要从实际需要出发与其他各个相关科室进行联合一起打造起信息合作平台，以实现优势互补，并尽可能地避免办公室档案管理工作者在工作中的盲目性以及随意性。确保医院办公室档案工作的成果可以应用到医院的发展与经营中去。此外，要加强对档案管理人员应用互联网技术管理医院档案的技能的培训，及时更新观念，适应时代要求。在提高管理人员专业知识水平的同时，还需对管理人员加强计算机技能的培训，避免因操作失误而导致信息的丢失或泄露。

三、结语

在“互联网+”时代，要提高医院办公室档案管理工作的效率需要多方努力，医院必须加大档案管理基础设备方面的资金投入，为医院档案网络化管理提供物质保障。同时医院还必须认识到加强档案安全管理的重要性，合理设置档案平台访问权限，这样才能更好地保证档案的安全性。最后，还要不断强化档案工作者的工作意识以及责任意识，才可以提高医院档案管理工作的效率，才能够为医院各项工作提供支持，继而实现经济利益和社会效益的双赢。

【参考文献】

[1]范莹. 关于基层医院办公室档案管理工作的思考[J]. 科技创新导报，2016（11）：144-145.

[2]黄睿一.医院办公室档案管理的特点及其应用研究[J]. 办公室业务，2013（21）：161-162.