浙江高校留学生档案管理现状调查及对策

谢凤丽

【摘要】随着我国文化兴国战略的提出，越来越多的来华留学生已经成了我国教育事业的重要组成部分。浙江省为了响应国家的号召，在2011年启动了“留学浙江行动计划”，目前就全国留学生所选择的留学城市来看，浙江省位居全国第三，仅次于北京和上海。但外国留学生的档案管理水平还处在原始和混乱的状态，由于浙江省各高校之间在收集和管理外国留学生档案管理规则方面还没有成熟的管理经验，也没有沟通形成一套行之有效的科学的管理方法，所以本文研究浙江高校留学生档案管理就恰逢其時，顺应了时代发展的趋势，此研究也充满了现实意义。最终希望借助于本次研究，能够为相关的研究学者提供一些可供参考的内容。

【关键词】高校；留学生档案；管理

在教育部提出“扩大规模、优化结构、保证质量、规范管理”的原则指导下，越来越多的留学生选择了来华留学，我国的留学状态也呈现出“规模稳步扩大、学生结构不断优化、生源国别日益良多”的发展势态。浙江省自2011年实施“留学浙江行动计划”以来，目前已经取得了显著的成果，2015年，浙江省就已经有25658名外国留学生。留学生档案是外国留学生在我国高校学习期间产生的具有保存利用价值的文字、图像的记录，也是他们在华学习期间最重要的凭证和依据。那么如何合理保管就成为了我们今天的研究课题。

一、留学生档案的相关内容

来华留学生档案的内容一般包括纸质档案和电子档案。其中，纸质档案里包括入学申请表、身份证件（护照）复印件、外国来华人员来华签证申请表（JW202表）、汉语水平考试（HSK）成绩单、最高学历证书复印件、成绩单、学籍变动申请或审批表和学校要求的其他相关材料等；电子档案里是通过“来华留学生管理信息系统”所记录的外国来华留学生的基本信息。由此可见在来华留学生档案里的资料是十分重要的，如果不能合理保管，一方面是对留学生的档案不合理的开发和利用，另一方面如果造成大量留学生档案流失，那损失不可估计。

二、浙江高校留学生的档案管理现状

在2008年教育部颁布的27号令《高等学校档案管理办法》中确定外事类档案包含“学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料”。在这一制度的颁布下，我国的留学生档案管理工作开始走入正轨。但是就目前浙江高校对留学生档案管理的现状来看，仍存在以下几个问题：

（一）管理制度不健全。由于我国的留学生档案管理工作还处在摸索阶段，所以浙江省的各高校之间也没有针对高校留学生管理档案联合制定出相关实施可行的管理办法，对于材料的归档、相应机构人员的管理等等，都还没有制定出一套成熟完整的留学生档案管理制度。

（二）档案材料不完整、不规范。由于留学生的生源国别比较多且复杂，加之经常出现有学生转系、休学、复学、降级等等情况，所以在整理留学生档案的过程中就会经常出现留学生个人档案资料不全的现象。在留学生档案管理的过程中，发现由于留学生工作所涉及的部门比较多，在开学初期经常出现统一要求下的资料、内容和载体不同的情况，加之开学初期，留学生工作的纷繁复杂，就很容易出现资料整理不规范，分类方法不科学等现象频发。

三、完善浙江高校留学生的档案管理措施

（一）建立健全相关的管理制度。制度是实现所有工作良好发展的基础，一套合理完善的制度能够规范工作的有效实施。使工作的各个环节做到有法可依，有章可循。针对浙江高校留学生档案管理制度不完善的情况，浙江省的相关高校应该联合针对此现象，制定出一套比较完备的留学生档案管理制度。根据浙江省高校留学生的分布情况，适时调整，更新档案管理，制定一套适合浙江省应用的《留学生档案管理规范》；同时还应加强指导相关工作人员的管理工作条例，开拓进取，加强对相关人员的培训，学习等。

（二）结合网络技术，建立灵活的档案管理。在科学技术飞速发展的今天，网络信息技术已经越来越广泛地应用到了学校的日常教学体系当中，在面对纷繁复杂的留学生档案管理工作时，学校应该成立专业的留学生档案管理部门，同时要求相关学生工作者充分发挥和运用网络信息科学技术，完善浙江高校当中出现的留学生档案管理问题，建立灵活机动的分类方案，在开学初期学生工作者负责接收好留学生的档案后，及时运用信息技术，在国家规范的要求下，编制相关科目，在计算机网络中建立电子表格，方便录入和查询留学生的档案信息。最终实现充分利用和结合网络信息技术，建立灵活的档案管理工作，解决浙江高校出现的留学生档案管理工作混乱的局面。

四、结束语

本文主要就浙江高校留学生档案管理现状调查及对策进行了相关的分析与探讨，首先针对留学生档案的相关内容进行了简要的阐述，而后主要针对浙江高校留学生的档案管理现状展开了深入探究，并进而提出相关的改善策略。最终希望通过对本文的分析研究，能够给予相关的研究学者一些更具个性化的参考与建议。

【参考文献】

[1]李彩梅.高职高专外事档案管理存在问题及解决思路探讨[J].柳州师专学报，2010（2）.

[2]王利伟.建立来华留学生档案追踪机制探析[J].兰台世界，2011（4）.