浅论医院档案管理信息化

闫向前

【摘要】本文从医院档案信息化管理的内涵出发，从保存难、管理查询难、利用率低等几个方面分析了传统档案管理模式的弊端，提出了医院档案管理信息化的具体措施。

【关键词】医院；档案管理；信息化

随着现代计算机技术和网络技术的高速发展，档案信息化、网络化正成为一种发展趋势，这也是低碳经济时代的必然要求。由于医院自身特点，每天产生大量的档案信息，如病历档案、处方档案、各种影像资料及其他的各种管理文件。如何将现代信息处理技术、网络技术与医院档案管理相结合，加快檔案信息化、网络化建设，实现档案管理现代化，是新形势下各级医院所要面对的新任务、新课题和新机遇。

一、医院档案信息化管理的内涵

医院档案由管理文件、会议记录、各类报表、病历档案化验单据以及各种影像资料等构成。由于医院档案具有原始记录、价值保留、随时查询、增值效用等功能，是医院领导决策支持和科研人员科研工作的重要参考依据，也是反映医院医疗质量、管理水平，为病人健康提供具有法律效应的有效司法依据。医院档案信息化管理是指通过计算机技术、通信技术与网络技术等手段提高档案工作的现代化管理与利用服务水平，使医院档案信息资源管理逐步摆脱传统的手工处理方式，内容包括两个方面：一是应用信息技术对档案信息系统集成、有序分类、便于查询、开发应用，对档案的鉴定分类、编目、排序、检索、归档保存等进行高效的管理，以提高医院管理效率。二是用信息流来调控档案物流，最终实现“无纸化”管理，促进管理创新。实现档案管理的计算机化和档案工作的信息化，实现档案信息资源的有效开发和信息资源社会共享，是档案工作现代化建设的必然选择和重要前提。

二、医院档案信息化管理的必要性

（一） 保存难。储存医院档案传统的做法是以纸质为主要的存储介质，部分以磁带、影像带、胶片为介质和部分电子文档资料。这些存储介质很容易出现发黄、霉变、破损、受潮等问题，所以难以永久保存和备份。并且随着数量的不断增加，需要越来越多的存储空间，无形中增加了医院维护和管理成本。

（二） 管理、查询难。目前很多医院仍沿用了传统的以人工为主的档案管理模式。传统的档案资料查询的流程是：查作者，到案卷目录，再查到文件目录，根据文件目录记录的档案号信息查到档案在库房的存放地址，然后通知库房调卷，办理相关手续，查阅非常耗时、耗力。一些档案经过反复查阅后，受到破损，有的甚至遗失，造成档案管理上的困难。

（三）利用率低。纸质档案具有易损坏、低效率、不便于统计和查询等问题，这些问题使档案的利用率显著降低。在医院档案信息方面，各种处方用药以及药效、药的配伍、药的副作用都具有统计意义，单纯用人工查阅这些原始资料，然后统计这些信息，工作量太大了，而对于科研工作者来说，利用医院这些档案资源，开发新药，提高疗效，减少药的副作用又具有重要的意义，因此，为提高档案利用率，必须进行医院档案数字信息化建设。

三、做好档案管理信息化的措施与方法

（一）要提高认识。信息时代来临，医院档案管理信息化是发展必然趋势。虽然大中型医院不同程度地实行了管理的信息化，从病人的挂号到门诊、急诊、入院、出院、用药、结账都实行了网络化管理，医院的管理进入了全新的信息化管理模式。但在医院档案信息化管理方面，还没有形成共识，没有建立相应的档案数据库，没有意识到医院档案信息的巨大价值。各个医疗单位往往从自身的利益出发，档案信息没有进入共享，很多从事药学研究的科研人员无法得到这些有用的信息，大部分档案工作只局限于简单的录入、查询和提供利用等传统模式，阻碍了档案信息开发利用。

（二）重视现代化档案管理人才的培养。现代化档案管理人才是实现档案信息化管理的保证。档案信息化建设涉及的技术性较强，需要既掌握档案管理知识，又通晓计算机和网络技术的复合型人才。目前大部分医院对档案工作不够重视，档案工作人员都是一身多职，缺乏档案管理知识，也缺乏计算机应用技术，这种状况阻碍了档案管理现代化、信息化工作的开展。为积极适应信息技术革命和档案事业发展的需要，必须加快优化档案工作队伍素质结构。对年轻人员，要采用各种措施，多途径、多形式地对其进行计算机应用、数字化技术、网络技术、数据库技术等基础课培训。对于大型医疗机构，要制定信息化建设的中期规划和短期目标，争取政府和上级部门的支持，加大投入，多途径多层次吸引、培养医院档案管理专业型人才，做好人才储备工作，抓好档案管理工作基础，使医院档案管理水平迈上一个新台阶，创造更大的社会效益和经济效益。

（三）加强档案信息化建设中软件和硬件的配套工作。建立相对稳定的档案信息化管理体系，这是新时期档案部门的一项基础性业务工作，是档案工作向信息化迈进的必由之路，是档案工作实现历史与未来有机链接的战略之举。

（四）引入商业运作模式。由于档案信息化建设需要投入大量的人力、物力和财力，对医院来说，投入产出不成比例，因此医院在这方面积极性不高。但考虑到医院档案信息的巨大开发利用价值，除了争取政府、社会的资金支持以外，还可以引入商业化运作模式，将医院档案信息作某些技术处理后，开发成数据库，向社会其他机构公开发售，以获得后继开发资金，维持医院档案信息化管理的日常运转。

信息化技术正深入影响社会的方方面面，改变着人们的生活方式，推动社会进步，加快医院档案信息化建设，提高医院档案利用效率，使之更好地为人们服务。