关于加快红十字会档案管理信息化建设的思考

刘佳

【摘要】随着我国公益事业的快速发展，中国红十字会也得到了迅速发展。与此同时，红十字会在日常工作中所形成的档案也越来越多。这给档案管理部门带来了不小的压力。加快档案信息化建设是顺应时代发展的要求，也是提高红十字会档案管理水平的有效途径。因此，本文主要论述了红十字会档案管理信息化建设的现状与解决对策，以供参考。

【关键词】红十字会；档案管理；信息化建设

中国红十字会系世界红十字会的重要成员，是一个非营利性的公益组织。严格按照人道主义原则，积极从事各类社会救助、灾后重建等公益性活动。随着人们公益意识的增强，红十字会会员数量逐渐增多。这为红十字会工作的持续有效開展奠定了基础，但同时也给档案管理工作增加了不小的压力。在信息化时代的背景下，红十字会要加快档案信息化建设，依托先进的信息技术实现档案管理的电子化、数字化与自动化，从根本上扭转档案管理效率低下的局面。

一、我国红十字会档案管理信息化建设的现状

我国红十字会的档案管理主要始于上世纪80年代，主要依靠人工对档案进行整理归档、保存与记录。近年来随着信息技术的快速发展，一些红十字会已开办了自己的网站，主要介绍馆藏资源，内设机构的职责以及办事流程。这说明国内红十字会档案信息化建设正处于起步阶段。这一现状与当前档案信息化管理的要求还存在较大的差距，与迎接信息时代的到来的要求也相去甚远。这主要表现为以下三方面：

（一）红十字会档案信息网络技术水平偏低。很多县市级红十字会档案信息管理正处于起步阶段，特别是网络建设方面的各项标准还不完善。现行的档案技术标准与组织工作流程标准都没有考虑到计算机信息处理技术发展特点。磁盘、光盘是当前主要的文档载体。

（二）档案信息管理基础工作还未实现规范化与标准化。受地区经济发展水平的限制，各地红十字会档案业务呈不均衡发展局面。整体来说，还未形成一个统一的档案管理标准，卷宗质量不高。其中，不同地区红十字会档案的著录细则缺乏相容性，系统软件移植性差。另外，红十字会档案自动化管理也缺少统一标准。各地红十字会只从当地的档案管理出发制定标准，因此，给全面推广统一标准增加了不小难度。这也是当前制约红十字会档案信息化发展的主要原因。

（三）缺乏高素质的档案信息管理人才。档案信息化建设离不开高素质、专业性的管理人才。这些专业人才不仅要掌握必备的计算机操作技术，更要具备较强的档案管理能力。这类人才在不少基层红十字会是稀缺的人才资源。即使引进了现代化设备与技术，若缺少专业人才仍难以充分发挥作用。因此，人才的匮乏也是制约基层红十字会档案信息化发展的一大因素。

二、加快红十字会信息化建设的对策

（一）建立有效的红十字会档案信息管理系统。要实现档案信息化，红十字会必须建设相应的文件档案管理信息系统，分为内部服务网与公众服务网，充分发挥网站作用。根据计算机特点适当改进文件档案管理工作流程，使其更符合档案信息化管理的需要。参考文件处理流程来合理设计档案信息管理系统软件功能，搭建高效、可靠的档案信息管理平台。

（二）解决好档案电子文件的保存问题。目前，大部分档案以电子文件的形式进行保存。从理论上讲，化学磁性材料的保存介质由于不存在磨损问题，能够长时间保存电子文件。同时，介质层上所保存的信息不会受到空气中的灰尘、水分以及有害气体、磁场的干扰，能够极大提升信息保存的安全性。但是，针对需长期保存的电子文件仍建议定期备份，以免信息丢失。

（三）解决好档案信息化建设中的安全问题。为避免档案信息遭到破坏与窃取，必须做好电子文件的安全管理工作。首先要在内网建设防火墙，以隔绝木马、病毒等网络毒瘤，从而保证网络的安全性。同时，要设置访问权限，将已归档的电子文件设为“只读性”文件，表明非权限人员只能读取文件不能更改文件，从而确保文件的安全性与可靠性。

（四）加强档案信息化管理人才建设。通过信息化管理系统的运用，从档案的登记、立卷、归档、著录到检索、利用都实现了自动化。这就要求红十字会档案工作人员不仅要全面掌握电脑操作知识与网络安全防护知识，还要了解电子文件的管理特征以及档案专业知识，以保证电子文件的安全性与完整性。因此，红十字会要加强对档案人员的培训，通过集中培训、离岗培训、外出深造，以老带新等办法不断提高档案队伍的专业素养。

三、结语

总之，在信息化时代，红十字会档案管理部门必须转变观念，加快档案信息化管理系统建设，并逐步建立配套的电子档案管理标准与规范，以进一步提高档案管理水平，更好地为红十字会的发展服务。

【参考文献】

[1]王凌.县市级红十字会档案信息管理发展新思路[J].卷宗，2014，7（10）：9.

[2]李国良.试论县级红十字会档案信息管理工作[J].卷宗，2014，12（3）：11.

[3]高晶.信息化条件下如何改进档案管理工作[J].办公室业务，2013，16（19）：154.