基于知识管理背景下档案管理信息化的建设分析

柴莉伟

【摘要】社会发展已经进入知识信息化时代，传统的档案管理系统已不能满足社会的发展需要，信息化的档案管理建设工作被人们广泛关注。本文首先介绍了档案管理信息化的重要性，然后针对档案信息化建设在知识管理背景中存在的问题提出了有效的优化措施。

【关键词】知识管理背景；档案管理；信息化

档案管理工作是企业以及国家工作的基础和重点，在新的社会发展阶段，档案管理也要与时俱进地进行创新，打破传统管理方式的局限。采取有效措施加强档案管理信息化建设，不仅能够优化工作质量，而且还能提高工作效率。由此可见，本文探究知识管理背景下档案管理信息化建设具有重要意义。

一、档案管理信息化建设的重要性

档案管理信息化建设工作，指的是以政府为主体，先进技术为工具，针对多样性的档案信息而进行的有效整理，并将分类信息以数据化的形式进行共享。系统化、科学化的档案管理，能够优化档案搜集机制，提高档案信息查找的便捷度，同时，能够增强相关单位的经营管理水平。此外，还能合理配置信息资源，促进档案管理相关部门持续、健康发展。

二、档案管理在知识管理背景下的信息化现状

（一）管理意识淡薄。档案管理信息化建设，需要所属部门给予一定的物质支持和技术支持，同时，部门领导还要相应地强化档案管理信息化意识。但是，大多数部门和单位在实际工作中，在此方面的认识存在片面化倾向，缺乏经济支持的档案管理，其信息化建设进程将会停滞不前。

（二）管理人才匮乏。部分单位档案管理人员多数是未经过专业培训的，非专业档案管理人员在工作的过程中，对信息化技术操作不够熟练，对新科技的接受能力较低，一定程度上阻碍了信息化建设步伐，导致档案管理工作陷入无序的发展状态。

（三）管理标准不规范。现如今，我国档案管理工作并未得到规范性、标准性的制度或者条例支持。长此以往，档案管理中经常存在一些问题。并且，部门间进行档案管理时，经常独立运行，缺乏沟通和配合，这不利于信息化建设目标的顺利实现。

（四）管理形式传统。虽然我国已经进入了数字知识信息化时代，但是大部分单位仍以纸質形式进行档案管理，信息化档案资源较少。这不仅会延长信息化建设时间，而且还不利于档案信息的快速分享。

三、优化档案管理信息化建设的基本措施

（一）强化重视程度。要想真正实现档案管理的信息化，部门领导者首先要强化在这方面的重视程度，坚持管理理念与时俱进。与此同时，还要全面、客观认识档案管理工作，避免出现片面、主观评价档案管理这一现象，对于相关制度要及时补充、完善，给予工作人员鼓励性评价和支持。除了做到上述要求之外，还要针对单位的实际发展情况，提出系统性的管理标准，以此作为工作者的档案管理依据，实现工作内容优化。并且要定期为员工组织外出实践学习活动，使员工在实践活动中，不断提高管理意识，丰富管理经验。

（二）优化管理团队。档案管理人员是促进工作有序、顺利进行的主体，要想实现管理团队的全面优化，就要针对工作主体进行重点优化。首先，工作人员在知识管理背景中，要不断丰富自身的知识储备，扩大自身的知识含量，同时，还要提高对先进技术的运用能力，以此增强自身的信息技术水平和专业水平。此外，还可以转变人才招聘方向，从大学生中聘用适合档案岗位信息化管理的人才，当大学生成功入招之后，单位要对其进行系统培训，为这类人才提供较多的实践机会，通过实践，使学生在校学习的理论知识与实践档案信息化管理有效结合。

（三）健全管理系统。建立整体的、专业的、协调的档案管理信息化系统，不仅能够满足档案信息化建设需要，而且还符合社会发展要求。系统完善之后，多样性的档案信息能够打破时间、空间限制，可以随时随地地进行信息交流、传播和共享。因此，这将大大提高部门单位的工作效率，缩短工作时间。档案管理在信息化建设的过程中，要充分结合市场变化情况以及单位内部发展情况，同时，还要尊重部门领导以及员工的建议，在此基础上，制定具体、合理的管理制度，完善管理体系。当管理系统以及体系完善之后，档案实际管理中，要严格按照所规定的相关标准进行工作，避免出现管理不规范现象。

（四）丰富管理形式。传统档案管理纸质化，已不能及时满足企事业单位的发展需要，并且不利于社会的持续进步。为此，要丰富档案管理形式、建立数字化数据库、构建一体化数据平台。对于原有的纸质档案进行统一化处理，将统一后的档案进行详细分类，并将其运送到档案馆进行集中化存储。传统管理模式革新、信息化档案管理，能够为社会发展提供便利，能够有效优化查询质量，提高查询速度。对于档案管理信息化程度较高的部门进行纸质档案管理时，可以直接省去档案存储这一环节，从而降低该部门的管理成本，提高经济效益。

四、结语

综上所述，知识管理背景中通过强化重视程度、优化管理团队、健全管理系统以及丰富管理形式等措施进行档案管理信息化建设，这不仅能够优化档案管理效果，还能促进档案管理事业健康、有序发展。与此同时，它还有利于优化档案管理部门的工作质量，有利于提高信息查询服务水平以及工作效率。

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