浅析现阶段政府档案信息资源管理

卢云

【摘要】如何加强政府档案信息的管理、提升政府档案信息的管理效率，以发挥出档案所蕴含着的巨大能量，成为时下的焦点问题之一。基于档案信息资源的重要性，本文通过简要分析我国政府档案资源管理现状，提出了几点加强档案资源管理的措施。

【关键词】政府；档案信息；资源管理；现状

档案信息资源管理工作是各项管理工作中必不可少的重要组成，它真实地记录着人类活动，为后世的人类生活提供依据。政府承担着为人民服务、对人民负责的重任，因而其档案有着极其重要的社会价值。

一、政府档案资源管理现状

（一）总体现状。近年来，我国政府档案资源管理正在向信息化、现代化方向发展，并且呈加快趋势。但是从整体上来看，档案管理的信息化水平与其他发达国家相比依然存在较大的差距。

（二）缺乏对档案资源管理工作的正确认识，对档案管理工作重视程度不足。据有关数据表明，至今仍有些地区的政府机构没有设置专门的档案管理场所，直接用办公室取而代之。领导对此也没有足够的重视，资金支持投入不够，没有安装或改进档案管理工作所需要的档案管理软件，在日常工作中，工作人员只能采用普通的档案管理软件。这不仅影响了档案管理工作的进度和成效，更使得工作人员对档案管理工作的热情消失殆尽。领导没有制定一套完善的档案管理制度，使得档案工作人员在工作过程中没有一个准确的指导，只能凭借一腔孤勇向前冲。另外，现阶段我国政府的档案管理模式较为落后，这就使得档案的分类、整理、归纳都远远落后于其他领域，跟不上现代的脚步，无法满足当前社会的需要。

（三）档案管理人员整体素质不高，难以适应快速发展的信息化档案管理工作。第一，档案管理人员整体素质低是一个普遍现象。第二，档案管理工作具有复杂性与严密性，而且对工作人员技术要求也较高，但是我国政府现阶段从事档案工作的人员紧缺，与政府档案工作量不成正比，从而制约了政府档案信息资源管理。

（四）检索方式落后。目前，很多政府单位仍然采用传统的档案检索方式。即：查找者首先要提供具体的检索信息，然后通过书本检索的方式对档案案卷编号进行逐个查找，最后再到库房调阅案卷。这样不仅费时费力，效率低下，程序冗杂而且准确度得不到保证。

（五）硬件设施不完备。在我国部分地区，由于受经济发展状况的制约，使得政府难以抽出资金对档案管理进行必要的设备完善，从而降低了政府对档案信息资源管理的有效度。

二、关于提升政府檔案管理工作效率的几点建议

（一）采用电子信息化的档案管理模式，实现纸质档案的电子化转变，提升政府档案资源的使用率。第一，要充分运用现代信息技术，建立起综合性的电子档案管理系统，实现档案资料的自动化管理。第二，要实现政府档案的网络化、信息化管理，使人民群众能够通过网络查询到相关信息，使档案真正发挥为人民服务的功能。第三，要尽快实现档案归档的无纸化交接，以延长档案使用寿命，提升档案资源的使用率。

（二）加强对工作人员的培训，实现其专业素质、道德素质双达标。首先，要通过加强职业培训来促进政府档案管理工作人员职业素质的提升。其次，档案管理工作是一项极其严密、极其正式的政治工作，它要求工作人员必须具备良好的思想道德素质。因此，档案工作人员应积极参与政治学习，树立严谨的工作态度，具备良好的职业操守，同时，也要对档案管理这项繁琐的工作保持积极向上的工作作风，并投入高度的热情，以提高政府整体工作效率。最后，档案管理工作要求工作人员严守机密，忠于职守。因此，档案工作人员还要遵守档案工作的法律法规，增强法制观念，正确处理集体利益和自身利益的关系，保证档案管理工作的安全顺利进行。

（三）建立健全信息化的政府档案管理制度，提升档案管理工作效率。档案信息化管理是一套全新的管理模式，没有前车之鉴，缺乏一套系统化理论化的管理制度以及有效的指导，导致现在部分地区政府单位档案管理信息化建设进度缓慢，多走了许多弯路。因此，政府及有关部门领导应尽快结合实际情况，建立健全一套系统的档案管理信息化建设制度，从理论上促进政府档案管理工作效率的提升。

（四）软、硬件配置齐全，降低档案安全隐患。软、硬件配置齐全是实现高效率的档案管理的基础性条件，只有拥有齐全的配置，档案工作人员的工作才能顺利进行。只有引进合适的计算机管理系统，档案工作的资源才能得到有效配置，政府及单位要舍得在这方面花钱，为档案管理工作配备良好的计算机及其系统，保证网络信息体系的顺畅无阻，从而提高档案管理工作的效率。另外，应邀请专业人士为政府的档案管理工作设置其特定的档案管理软件，减少工作中不必要的程序和环节，也减少一些传统管理软件中无关紧要的功能，提高工作效率，加快档案管理工作的进度。还要为档案管理设置一个专门的保护系统，以避免档案信息的泄露或流失，给政府带来不必要的麻烦。

三、结语

综上所述，目前我国政府档案管理工作虽取得一定的进步，但仍然面临着诸多的问题，并与其他发达国家之间存在着较大的差距。因此，政府档案管理工作要想得到进一步的发展，就必须紧随社会发展潮流，进行不断的改变和更新，以探索出适合我国发展现状的档案管理新方法，发挥出档案资料的最大价值。

【参考文献】

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