医院基建档案科学化管理的几点措施

康红岩

【摘要】医院基建档案具有特殊的意义和作用，不能够单纯采取提升重视程度的方法，而应当在信息化的时代下以全新的眼光面对其管理，即通过科学的定位、科学的手段、科学的思维、规范的制度等实现医院基建档案的科学化管理。

【关键词】医院基建档案；科学化管理；信息化

医院基建档案是医院基本建设档案的简称，主要是指医院在各个基础建设阶段所涉及的各种文本、图像、表格、图纸、材料、摄影、录音等资料按照一定科学、合理的管理手段和布局形成的有体系的、有规模的档案，其涉及到医院基本建设的阶段包括立项、设计、筹划、修正的总起设计阶段，在报项报批、审批、修改、招标、投标、勘察的施工准备阶段，在签订委托合同、施工组织成立、正式施工、成立监理组织、施工监理、竣工、成立验收小组、验收、投产的施工及竣工阶段。随着信息化时代的到来，档案管理也进入了全新的时代，档案的建成、整理、保存、展示、利用、修整的过程已经不再仰赖于实物和载体，而更加注重信息和数据的运用，但这也对专业知识提出了更高的要求，对科学化的程度与合理化的标准均产生了较大的影响。总起来看，对于医院基建档案科学化管理的问题应当从以下两个层面展开：第一，当前医院基建档案科学化管理的意义；第二，当前医院基建档案科学化管理的几点措施。

一、医院基建档案科学化管理的意义

对于医院而言，基建档案具有三重意义：第一，基础意义，像其他档案所起到的作用一样，基建档案首先起到的是对于客观事实忠实地予以记录的作用，是对于当时发生的客观事实的佐证，故其起到了证据的基础作用；第二，建设意义，医院基建档案所记录的内容是医院进行基础建设时的方方面面，如果医院进行基础设施的增减或者进行扩建，基建档案则是进行此类建设的基础，否则工程建设便无法正常展开；第三，文化意义，医院基建档案在一定程度上代表了人们对于医院从设计到施工到落成的全过程的记忆。因此，对于医院基建档案管理科学化的意义应当有以下三个：

（一）专门性作用。保存医院基建档案，发挥其原本作用。医院常常面临着基建档案灭失的情况，从而难以在扩建、装修、转型过程中很好地与原本基本建设相一致。对于纪检档案的科学化管理，有利于该档案的保存，并且科学化管理主要指向一套完整并且详细的基建档案，加以储存和科学化管理，有利于其原本作用的完全发挥。

（二）综合性作用。提升医院综合化建设的水平。医院基建档案的科学化管理是手段的创新，在面临员工不注重保存档案、随意丢弃或者恣意破坏、仅仅注重提取而不注重放回的背景下，实现管理手段的科学化能够培养医院的员工意识和员工素养，实现对人的提升作用；另外，医院综合化建设并不仅仅指医院功能的提升、医院基础建设的完善以及医院服务水平的提高，而且指医院形成了一个在功能上综合化、具有相当自给自足性的整体，因此纪检档案的科学化管理是其中的重要一环。

（三）生态性作用。实现医院档案科学化管理的整体生态圈建设。基建档案应该与其他檔案相辅相成、互相作用才能形成医院档案整体的生态意义上的和谐，在所有种属的医院档案管理中，医院基建档案远不如其他受到重视的程度高，这一方面与其本身发挥作用的时间线较长（医院建设后很长一段时间才会重新修整），另一方面也与医院基建档案发挥直接作用较少而发挥间接作用较多有关。因此，实现科学化管理，按照发挥作用的先后以及大小，在某一方面有需要之时对于某个档案进行提取和利用之时便将该档案提取出，并且在单一档案无法起到相应的证明、激发情感的作用时实现档案的相互促进，进而进一步建设起生态圈。

二、医院基建档案科学化管理的措施

（一）建立新时代下科学化管理的意识。对于基建档案而言，单单提升对于此的意识水平是不够的，原因在于：从心理学的角度讲，医院基建档案并不能够像其他类型的档案一样实时发挥着作用，并且不具备可视化的功能，因此，管理人员心理上无法对其产生足够的重视，而如果派专人进行管理则又要面对成本过高且管理人员拖沓、消极怠工的情形，因此强调该意识是没有意义的。信息化的时代，应当采取新的思路对于医院基建档案进行管理，即首先建立科学观，科学定位医院基建档案而不是随意以“提升”“认识到”一言以蔽之，其次以全局的眼光看待基建档案管理，以系统的思维和管理学的先进理论武装自己。

（二）运用新技术、新手段对档案进行管理。医院基建档案是城市治理中的重要一环。对于医院基建档案，不能够采取传统技术的眼光，即运用传统的纸质、图像、文本、录像等加以记录，更重要的是采取数字化的特征，建立一个档案数据库，档案毁损、灭失、丢失、被盗的几率会大大降低，而管理的成本、人力、物力、财力也会得到节省；除了通过数字化的手段，还有其他技术手段可以加以利用，例如：影印的手段、矢量图的手段、修复数码的手段等。科学化、技术化手段的利用对于医院基建档案具有重要作用，这是由于其本身具有储存的长久性和利用的间歇性，二者形成了冲突从而造成科学化管理的需求急剧增加。

（三）建立完整的规范制度。对于档案管理而言，规范的作用是毋庸置疑的，“无规矩不成方圆”。必须要建立一整套规范制度从而使得医院基建档案的操作规范化、系统化、秩序化。对于基建档案而言，鉴于其使用情况，必须要建立特殊的、专门的规范制度，例如：专门的人事制度、专门的数据管理制度、专门的数据调取制度、专门的数据更新制度、专门的数据对接制度、专门的数据修复制度、专门的数据采集制度、专门的报销制度等。