数字化档案信息安全保障策略与探讨

代虹

【摘要】当前信息技术发展速度很快，档案馆档案管理工作也实行了数字化，加强信息安全管理工作，能够避免档案资料出现泄密等问题。对此，档案馆要引起足够重视，认真分析数字化档案信息安全隐患，及时采取有效措施，防止出现损失。本文将简述数字化档案信息安全问题，并有针对性地提出解决策略。

【关键词】数字化档案；信息；安全

在档案馆档案管理工作中，数据库技术、计算机技术以及网络技术得到了充分应用，并制定了档案数字化技术规范。从现阶段数字化档案信息的传输、保存与利用现状来看，还存在着诸多隐患，导致很多重要数据被破坏，并出现丢失问题，同时也受到病毒的入侵，一些数据信息被非法下载等。因此，在档案信息数字化建设过程中，需要采取有效对策，解决这些问题，将损失减少到最小。

一、数字化档案信息安全问题

（一）制度不完善。根据国家出台的档案管理相关规定，在数字化档案信息管理工作中，必须建立完善的管理制度，为数字化档案信息的安全提供可靠保障。然而从现实情况来看，很多档案馆在数字化档案信息管理过程中，相应的制度还不够完善，导致很多工作行为不够规范，这样在数字化档案信息的收集、整理、加工、存储以及利用时，还存在无章可循的问题，从而增加了安全隐患。

（二）管理技术落后。对于数字化档案信息管理工作而言，涉及各种软硬件设施设备，如果相关设备出现故障或问题，将威胁数字化档案信息的安全。如网络系统软硬件发生故障，设备出现问题，没有管理好磁介质，以及电源影响、电磁干扰和信息记录等。而软件方面的不安全因素表现在软件本身存在缺陷，病毒入侵，黑客攻击，未按照权限操作，数字化档案信息保密措施不到位等。

（三）人员的因素。在数字化档案信息管理工作中，难免出现错误的情况，比如档案管理人员素质偏低，缺乏责任心，在实际工作中未按照规范进行操作，并随意向他人透露数字化档案信息管理的密码，从而带来了很多不安全因素。此外，在数字化档案信息建设期间，很多档案管理人员不熟悉计算机操作方法，在使用现代信息设备的时候，容易出现不正确的操作。随着档案工作任务量的加大，一些档案管理人员也会出现情绪问题，在巨大工作压力下，有可能出现操作失误，严重威胁着数字化档案信息的安全。

二、数字化档案信息安全保障策略

（一）健全各项规章制度。档案馆要从国家相关法规出发，制定数字化档案信息管理规范，根据数字化档案信息的收集、处理、存储以及查询利用等工作实际情况，制定相应的安全管理制度，从而有效保障数字化档案信息的安全。要通过制度的形式，将数字化档案信息的归档范围明确下来，加大对数据信息的检查力度，确保能够及时解决存在的安全隐患。要将数字化档案信息记录备份的时间、格式以及份数等明确下来，并对相关数字化设备与软件进行严格的检测，若是存有安全隐患，则不能应用，确保档案信息的安全性与保密性。档案馆必须应用正版软件，严格按照权限查阅利用档案，避免档案信息出现泄漏的问题，为数字化档案信息提供安全保障。

（二）采用先进技术。在数字化档案信息管理工作中，档案馆应该不断增加资金投入，尽快购置必须的各种硬件设备，完善基础设施。只有这样才能确保在保存与传输数字化档案信息的过程中，能够更加安全与稳定。第一，常用软硬件必须定期进行更新，并加强对设备的管理与维护工作，防止出现故障。第二，要保障数字化档案信息存储设备的安全，做到专机专用。第三，在软件出现安全漏洞以后，必须尽快修补，防火墙、防病毒软件等必须及时更新。第四，将备份制度落到实处，并按照相关规范对数字化档案信息进行备份。第五，利用网络防火墙、身份验证、数字签名等方法，让数字化档案信息的存储更加安全。第六，在加密和授权方面，应该制定相应的安全等级，将用户的权限明确下来，同时加大对用户的监督力度，这样数字化档案信息在存储与利用的过程中，才更加安全，提升其保密性，避免重要的信息数据被非法访问与恶意篡改等。第七，定期对用户访问权限进行审查，并加强对病毒和黑客的监控，避免其入侵计算机。

（三）提升档案管理人员素质。档案馆要加强对档案管理人员的培训工作，让他们掌握更多计算机、网络、数字化等方面的知识，并提升他们的综合素质。同时，還要加强对档案管理人员的职业道德教育，定期开展安全操作规范培训，这样有利于提升档案管理人员的职业操守，增强他们的责任心，能够认真按照规定操作，避免出现操作失误，从而真正保障数字化档案信息的安全。对于档案管理人员来说，也应该主动加强学习，掌握更多信息技术，努力做一个既懂管理、也懂技术的复合型人才。确保在遇到数字化档案信息安全问题以后，能够及时处理，将损失减小到最小，为数字化档案信息的安全、完整提供可靠保障。

三、结语

总之，随着现代信息技术的发展，对于档案馆的档案管理工作来说，也更加数字化和智能化，有效提升了档案信息的利用率。对此，档案馆各方人员应该提起重视，建立完善的制度，不断引进先进的管理技术，并提升档案管理人员的素质与能力。只有这样才能真正保证数字化档案信息的安全，从而最大限度发挥出档案资料应有的价值。

【参考文献】

[1]高红.数字化档案的信息安全问题与管理策略[J].黑龙江科技信息，2015（26）：183.

[2]徐丽.保障数字化档案信息安全的措施[J].黑龙江档案，2015（02）：47.