新时期科技档案管理的创新思路

秦东升

摘 要：科技档案工作是一项发展社会经济和科学技术的不可缺少的专门事业，它作为社会主义现代化建设的重要组成部分，其管理工作将随社会发展而不断推进提升。本文反思了新时期科技档案工作面临的问题，提出了新形势下管好用好科技档案的建议。

关键词：新时期；科技档案管理；创新思路

在新形势下，档案部门应加强科技档案的管理，让馆（室）藏的科技档案大显身手，发挥其应有的作用以适应社会信息化进程的需要。

1 新形势下科技档案工作面临问题的反思

1.技档案管理认识不够

把科技档案管理工作等同于一般物的管理，认为只要把有关资料保管起来就行了，没有集中统一管理，以致于对查阅和调档带来诸多不便。有的因资料收集不全，影响了新品的进一步开发。个别企业领导对科技档案管理工作不重视，硬件设施不全，人员待遇低，影响了档案人员的工作积极性。科技档案管理功能的认识不到位，科研文件的归档率大大低于文书档案，许多重大科技活动、科研项目的档案，科技主管门只保存着有关立项与验收工作的部分档案，至于反映项目研究过程的原始记录和研究状况的重要数据，甚至计划项目承担单位的档案部门也未作保存。实际上，科技管理部门保存的部分档案根本起不到应有的作用，由于信息缺失过多，它们既不能起到借鉴作用，也不能成为共享信息资源。

2.科技档案管理的相关法律法规滞后

其中科技档案保密方面的法律法规体系还不健全，立法重点不明确。《中华人民共和国保守国家秘密法》是规范我国保密工作的一部专门法，是制定一切保密法规、规章和具体保密制度的基本依据，在我国整个保密法律法规体系中起着主导和决定作用。但是目前这部《保密法》在一些方面存在滞后性，包括对于科技档案保密方面欠缺法律规定及涉密计算机的管理规定落后于现代计算机和网络的发展。这就给科技档案管理部门制定相应的部门保密规章带来一定的难度，也给科技档案工作人员依法办事带来了困难，同样也对科技档案的保密工作十分不利。

3.科技档案利用率与社会需求仍有一定差距

科技档案工作自身发展中各个方面、各个环节也存在不平衡、不和谐问题，档案机构、人员、设施、制度等还不能适应新时期科技档案事业发展的需要，科技档案信息化建设步伐亟待加快等等。因此，必须进一步建立和完善科技档案服务体系。

2 新形势下科技档案管理的创新思路

1.加大宣传力度

要采取有效措施，利用多种形式，广泛宣传依法收集科技档案工作的重要意义，让人们了解科技档案的形成与收集、整理与归档等知识环节。档案部门每年都应组织一两次科技文件材料归档工作宣传教育活动，以《档案法》为核心，宣传科技档案工作的重要作用，宣讲科技档案利用实例，使人们充分认识到科技档案的重要作用。要通过鲜明的利用实例，消除认识偏见，认识到把科技文件材料集中收集、归档，是为了使科技档案发挥出最大的功能和效应。

2.健全规章制度，实现规范化管理

建立健全科技档案工作的各项规章制度，制定科技档案管理工作的标准规范，并且以程序图、系统图、网络图等形式，把它们形象化、直观化。在严格各项规章制度和岗位责任制的同时，加强思想教育，提高职业道德水平，把科技档案工作首先建立在遵循客观规律和发挥人的积极作用的基础之上。科技档案形成的各个环节是一个有机的整体，哪个环节的工作没有做好都会影响到全局的工作管理。因此，必须树立质量第一的思想，把档案质量贯穿在档案工作的始终，同时把科技文件材料的形成归档过程看成是一个无限循环的过程。不断将影响归档质量的信息反馈到新工作中去。

对科技档案规范化达标管理，是维护档案工作的基本原则的有效途径。同时，标准化管理是科技档案为科研生产以及广大利用者提供服务、互通信息的重要基础，是科技档案交流的必要条件，是应用现代化管理的首要前提。

3.实现科技档案管理现代化

标准化、规范化是档案管理的重要手段之一，是实现档案管理现代化的重要前提和基础，可以为档案管理软件创造一个良好的应用环境，加快检索速度，提高利用效率，发挥档案信息共享优势。应充分发挥计算机管理的优势实现纸质档案的计算机管理，提高管理质量和工作效率，充分利用网络技术实现科技档案管理的现代化，通过采用企业局域网和国家信息高速公路等计算机网络技术，逐步建立具有高效率管理和开发利用档案信息资源能力的网络管理系统，同时满足档案管理人员和科技人员的需要。

積极运用高新技术，实现科技档案资源共享。档案利用的方式、手段及传播的媒介是随社会进步而进步的。随着计算机技术与网络技术在人类生活、工作和学习各个领域中的普及。如何积极运用高新技术，实现科技档案资源共享，已成为当前档案工作急需解决的问题。笔者认为可以从以下两个方面解决：首先，要增加资金投入，逐步配备计算机、刻录机、扫描仪、照相机、复印机以及用于防盗、防火、防潮、防尘的各种现代化的硬件设施。其次，要应用计算机技术和网络技术，以“政府上网工程”的办公自动化、网络化、电子化和全面信息共享为契机，加强科技档案信息资源的网络化管理。

4.加强科技档案人员自身素质建设

作为科技档案管理人员要加强自身素质建设，要具备较强的科技档案管理专业知识，以便及时准确地为科技档案的使用者提供科技档案，实现科技档案管理工作的目的。同时档案工作人员还必须加强计算机的学习，这样才能适应现代企业发展的需要，更好地为企业经营生产服务。科技档案工作中涌现出的人才是档案管理的精英，他们对档案工作的质量研究和发展起着一种引导的作用。作为企业科技档案管理人员，一定要解放思想，不断更新观念，更新知识结构，坚决破除因循守旧、墨守成规的旧观念，树立与时俱进、勇于探索、积极创新的时代理念；牢固树立档案工作为生产、经营、科技服务的思想，充分发挥档案这一无形资产的无限价值，积极为本企业乃至同行业提供多渠道、全方位、高效率的优质服务。

参考文献

[1]杨宝瑞.新时期科技档案管理存在的问题及对策[J].中共郑州市委党校学报.2010（05）

[2]梁桂芹.科技档案管理中存在的问题及对策[J].中国地名.2010（02）endprint