移动终端档案服务发展及其策略

张代琪

摘 要：数字档案的大量产生以及移动信息技术的迅猛发展，促使档案信息服务逐渐走向移动终端。本文通过分析数字档案资源借助移动终端发展的条件以及移动终端档案服务用户的构成，对移动终端档案服务方式提出几点建议。

关键词：移动终端；档案服务；数字档案

一、数字档案资源借助移动终端发展的条件

（一）数字档案资源安全保障体系建设

国家档案局为确保电子文件的安全保管和有效利用，提出“大力推进信息化建设，加快电子文件中心建设，对各机关电子文件进行统一备份和集中管理”的要求，为了对其进行贯彻落实、推进档案信息的共建共享来满足社会各个方面的需要，多省开始展开电子文件和数字档案登记备份工作，以浙江省为例从2009年起，开展了对全省电子文件和数字档案管理情况的集中调研。在全面普查的同时，对人力、保障等14家省级主要涉民单位及系统的电子数据安全备份情况进行了重点调查。在深入调研，充分论证，开展试点的基础上，启动了浙江省电子文件和数字档案登记备份工作。[1]极大促进了数字档案资源的安全保障体系建设，为移动终端的数字资源利用提供了安全保障。

（二）移动终端技术的蓬勃发展

根据GMS预测，到2019年，包括平板电脑、笔记本、智能手機在内的移动终端保守估计将超过70亿。[2]移动终端的多元性便于用户利用碎片化时间随时随地处理信息。其相较于传统媒介所特有的，整合数字、图片、音频、视频等所构成的趣味性，使档案这种较为严肃的信息种类变得活泼起来，拉近了与公众的距离。并且可以更加多角度的对实物、口述等档案类型进行展示。

二、移动终端用户分析

浏览型用户：该类用户多是利用移动终端去满足自己的好奇心，很少对组织成果进行二次深度加工。以以快餐式浏览为目的的用户占总数的绝大部分。此类用户在利用过程中要求成果的形式有声有色，易于理解。

研究型用户：研究性用户较浏览型用户为少数用户群体。此类用户利用移动终端的新颖性与及时性发现所关注信息的最新动态与前沿后，会通过更为专业的检索途径进行相关资料收集。

三、服务方式实现角度

（一）面向档案信息服务人员

1.库房监控。全程监控库房情况，及时发现异常危害档案安全的情况。利用远程传输监控系统报警触发向接收端反向拨号报警的功能，可以及时发现库房异常情况并及时做出反应。通过移动终端对灯光持续时间、温湿度进行查看与核实，及时在发生异常时及时进行调整，通过智能密集架控制，可以对所需案卷进行定位；提高定位的效率。更好地整体把握相关资源。

2.同行业人员相互交流学习。移动终端越来越成为各类档案机构发布机构动态、馆藏资源、研究成果的新途径。通过对移动终端这一便捷的方式获取同行业的前沿动态，了解各个机构的长处与优势，为今后的机构间互动与开展合作打下基础。通过对其他机构特色服务的了解，对自己的工作予以反思，不断提高自身的核心竞争力。

（二）面向社会公众

1.公共服务功能。档案最重要的凭证价值决定他要为人所用。移动终端档案信息服务使用者类型决定档案部门所发布的服务内容、项目以及社会反馈，利用档案信息满足自身或是团体需求并获益的实例是对档案和档案工作最有效的传播。增强同档案资源数据库的共享和匹配中的完善检索功能，推动移动终端的远程异地查档功能的实现。向公众提供预约业务，档案管理机构根据保管年限与密级，可按规定开放档案目录，而用户可随时随地在移动终端上查询到自己所需的案卷，并提出预约办理需求。档案信息服务部门据此来协调时间等因素，为用户提供更优质与便捷的检索和查档服务。

2.档案资源开发与公布。档案的文化属性决定它需要为档案工作者所开发以及提供利用。档案资源开发与推送是档案移动终端服务的基础与支撑工作。移动终端这种传播途径的信息接受者类型决定档案资源开发内容要亲民。随着信息量的几何级增长，实现对档案利用服务在海量信息中的精准推送。[3]信息推送的相关内容还要注明出处，在一方面可以增强推送信息的正实行与可读性；在另一方面可以为研究型用户的进一步检索提供线索。充分利用户在移动终端上的各类行为信息和地理信息，挖掘其在档案利用服务方面的需求，通过公众平台实现信息推送的主动化和个性化。还可以增设公众上传于参与的板块，公众上传相关文件后，工作人员对其进行相关审批与核查，采用后可以对信息分享者进行相关奖励。提升公众热情。

参考文献：

[1]周峰林.积极构建档案服务利用与信息安全的稳固后方——我省电子文件和数字档案登记备份工作全面启动[J].浙江档案，2010（01）：6.

[2]朱志锋.移动终端对体育新闻传播的影响[J].新闻战线，2015（05）：203-204.

[3]王晨.微信在档案利用服务中的新策略研究[J].北京档案，2015（11）：30-31.

[4]洪佳惠.基于移动终端的档案管理应用构想[J].兰台世界，2015（08）：15-16.