提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

李辉

摘要：伴随着社会经济的发展，企业经营规模的扩大对各项工作的开展提出了严格要求。尤其是档案管理工作的进行，要求引进先进技术、创新管理方法继而实现信息化建设模式，满足事业单位工作要求。对此，笔者结合实践经验，就提升事业单位档案管理信息化建设方法进行简要分析。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设；方法研究

现阶段，怎样提升事业单位档案管理信息化建设成为重要研究课题，对单位档案管理工作效率的提高与档案利用率的提升具有重要作用。另一方面，随着科学技术的进步，传统纸质档案管理模式已经无法满足现代档案管理工作要求，信息化管理模式已成必然，成为当务之急。

一、提升事业单位档案管理信息化的意义

现代化社会建设发展中，事业单位档案管理工作信息化模式可以根据数据信息展开档案资料保存，相对于传统纸质管理形式节省较多储存面积。另一方面，信息化管理形式也便于信息搜集与查找，人们可以及时搜集到所需资料；并且，尽可能的降低档案保存与统计偏差错误。由此可见，档案信息化建设能够从根本上提高管理效率。此外，伴随着事业单位经营时间的延长与业务范围的扩大，档案资料信息也会不断的增加，如果一直沿用人工整理形式将耗费较多人力物力。而通过信息化建设能够有效解决这一问题，提高管理效果。但是，档案信息化的建设还需要提升管理人员专业技术水平，熟练操作计算机展开档案管理，提高工作效率。同时，经过规范的操作也能够提高工作质量与工作时间。这样一来，新经济社会条件下，事业单位展开档案信息化管理对长期经营发展有着重要意义。

二、事业单位档案管理信息化不足

（1）硬件设施问题

事业档案档案信息化管理硬件设施指的是数字化的硬件设备保障，例如：数据化管理装置等，对档案管理工作具有作用。但是，现阶段各单位档案信息化管理，因为资金投入不足使得硬件设施建设存在诸多问题。例如：设备老化，无法满足现代档案管理需求。信息化管理设备也是档案工作开展的前提条件与数据化管理的组成部分；不过，当前在该方面有待进一步提升与完善。

（2）管理人员信息化认识不到位

管理人员作为档案管理信息化建设的根本与核心，管理人员专业素养与信息化操作水平直接影响档案管理信息化建设效果。只有管理人员全面了解档案管理工作内容与规范的操作，才能够在档案管理中达到信息化标准，提高管理水平。不过，根据现阶段档案管理效果看，多数管理人员管理理念落后、对信息化建设的认知处于初级阶段，这与其工作性质有着直接影响。因为多数单位档案管理工作较为轻松、工作要求不高，使得管理人员对信息化认知不到位。另一方面，管理人员对于新型管理方法了解不够深入，存在诸多问题。

（3）缺少档案管理培训

怎样进行档案信息化管理能够从根本上折射出单位内部档案信息化管理工作是否到位，集中体现在两方面：首先，基于软件设施培养上分析，单位档案信息化建设培养水平如何。现阶段，70%的单位对于信息化建设管理工作缺少认可性，管理层缺少信息化关注而制约工作效率的提升。所以，事业单位档案信息化建设中存在的问题无法及时化解。其次，基于档案管理赞同程度上分析，目前各单位缺少信息化技术教育培训，不管是职工思想意识还是信息技术上，成为单位信息化建设中的缺点。基于培训方面而言，单位进行信息化管理培训是提高信息化管理的主要途径。

三、提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

（1）注重基础设施建设

事业单位档案管理信息化第一要素即是提升基础设施建设，首先预留一定资金投入在硬件设施优化与引进中。将信息化建设列入财务预算，综合分析单位经营状态，做好设施需求统计。这样一来，使得档案信息化管理工作有目的性的引进档案管理设施。事业单位根据经营发展特征，引进先进扫描技术、光盘刻录、计算机等设施，并引导管理人员规范利用电子设备，延长设备使用时间，节省经济投入。另一方面，档案管理信息化建设中应统一计算机系统，全面掌握系统兼容性，为后续系统维护创造条件。同时，充分利用计算机资源，共同推动事业单位档案管理信息化建设。

（2）档案管理考核标准化

事业单位想要做好信息化建设也要注重内部工作审核，加强档案管理人员工作考核，结合现阶段档案管理工作状态制定审核标准。工作审核标准制定中，应把信息化档案管理列入审核标准，调动管理人员工作积极性、加强对档案管理信息化建设的认知与重要性认识。只有从思想意识上提升，才能做好档案管理信息化建设。例如：在录入资料信息时应严格遵守国家制度要求，规范格式、文字等，使用统一模式展开档案录入。

（3）注重档案管理培训

加强管理人员档案管理信息化培训，也是事业单位提升档案管理效率的有效途径。因为现阶段事业单位缺少专业技能与思想意识培训，导致档案管理信息化建设问题重重。因此，事业单位还应做好培训工作，从技术与思想上提升，确保档案管理效率的提升。只有管理人员能够熟練、规范操作计算机并且积累丰富的管理经验，才能逐一解决信息化建设中存在的问题。而提高管理人员思想意识是引导管理人员认识到信息化建设的重要性与急迫性，能够主动投入到档案管理信息化建设中，从根本上提高档案工作质量与效率。

总而言之，信息化建设已经成为社会发展必然，各单位想要提高综合水平与管理效率，跟上现代社会发展变化就应积极投入到信息化建设中，特别是档案管理工作。只有这样，才能确保档案管理水平，推动单位发展，

（作者单位：吉林省白城市通榆县三家子种牛繁育场）