如何轻松实现中小企业项目管理

罗德尼·特纳

在这一系列文章中，围绕中小企业（SME）项目管理实践的特点，我们进行了深入探讨。我以此篇整体总结结束这一组由4篇文章构成的连载。本文先将回答围绕中小企业项目管理实践的特点而发出的3个问题，再形成综合性的结论。

01

哪些特性对中小企业项目管理实践的特点产生影响？

项目更小

第一个特性也是最明显的答案是规模较小的公司从事的项目更小。中小企业需要很有智慧地裁剪它们的项目管理实践，以与其所从事的项目规模相匹配。即便是从事巴拿马运河改造和新奥尔良港重建项目的中小企业也需要适当裁剪项目管理流程，以与它们所承接的这两个项目相匹配。

在线调查显示，没有任何一项应用项目管理的成本或者是实施障碍获得了很高的得分。应用项目管理的主要顾虑在于项目管理施加给企业的管理费用、發展项目管理应用的成本，以及它会让流程烦琐的事实。

以项目为单位组建企业

第二个特性就是很多以项目为单位来组建的中小企业都是乙方，而且，它们的乙方通常也都是中小企业。因此客户满意度非常重要。

在应用项目管理的前14项收益中，排在第5位的是以客户为中心。在项目管理实践评分中，客户参与和客户合同管理的评分比采购的评分要高。

以人为本

团队满意度是一个关注点。与大型企业相比，中小企业更加以人为本。在排名前14位的项目管理收益中，团队因素位居第三位。我在荷兰工作时就发现，规模较小的企业更加关注人，而非流程。

资源使用效率

类似的，资源使用效率也很重要。在我的访谈中，有好几家企业认为资源使用效率是应用项目管理的主要因素。有两家建筑企业的公司将减少不可报价的工作时间列为主要收益之一。

人际关系更加亲密

在中小企业中，总监和员工的关系更加亲近。有好几家公司认为实时向总监汇报是实施和应用项目管理的主要目标。

02

北美地区中小企业应用项目管理实践与欧洲地区应用的项目管理实践有哪些区别？

一般来说，中小企业应用项目管理时会借助临时工具、标准模板、标准方法论、项目管理手册或项目管理信息系统。临时工具和模板不能全面反应组织所需要的项目管理实践，而且一般比较基础。因此，应用项目管理的成熟度根据不同组织的情况被分为4个等级。不过，正如前文提到的，对于很多组织而言，提高成熟度等级意味着降低效率。因此，中小企业需要更加非正式的工具以保持企业的运转效率。

我发现在北美地区或欧洲地区，小型企业更倾向于使用成熟度等级较低的项目管理实践，也就是更加非正式并更加以人为本。出现这样的情况主要由于以下两个原因。其一，中小企业适合成熟度等级较低的项目管理实践，它们为公司提供它所需要的卓越等级，更加成熟的项目管理实践对于中小企业的项目规模而言过于烦琐。其二，开发更加成熟的项目管理实践需要更多的时间，而中小企业没有时间开发。

03

在中小企业眼中，应用项目管理的收益和成本有哪些，应用时会遇到哪些障碍？

大部分中小企业认为实施项目管理的收益远大于成本。以5份为满分的调查中，排名前14的收益平均得分超过3.7分，而成本的平均得分少于3.0分。实施项目管理的障碍平均得分为3.2分。仅有3家公司给障碍的打分超过3分。

所有受访公司都认为，应用项目管理实现了更可预测的项目结果。这一收益的重要性远远大于实施项目管理的成本。实施项目管理的收益有助于在效率、客户、团队、未来业务和商机上改善绩效。实施项目管理的主要成本是管理费用的增加。管理费用平均占据标的额所对应成本的20%，而且，说服客户支付管理费用，或者将管理费用通过提高费率加以隐藏，都是实施项目管理的主要障碍。

结论

通过这组文章，我们展示了基于项目组织的中小企业应用的更加非正式、以人为本、以客户为中心的项目管理实践。主要原因有：

◆ 与大型企业相比，中小企业项目规模更小，因此，需要简化的实践以与所从事的项目规模相匹配。资源使用效率是一个关键的关注点。

◆ 中小企业倾向于更加以人为本，而非以流程为本。在小型的公司中，人们倾向于拒绝更加繁琐的实践。

◆ 要开发更加成熟的实践需要时间，而中小企业普遍经营年限更短。

◆ 与大型公司相比，中小企业更有可能位于乙方的角色。

项目管理实践的属性从低成熟度的临时性工具到结构化的流程手册和软件系统分为若干个等级。如上文所述，应用更加正式的实践对企业的成熟度等级要求更高，而提升企业成熟度需要时间。同时，成熟度等级更高的实践可能并不适用于中小企业项目的本质。

中小企业认为，应用适合的项目管理实践的收益远远大于成本。应用项目管理的主要成本和障碍是人们认为应用项目管理非常烦琐，这一观点再次证明了中小企业适用更加非正式的实践。

最后，我要说的是，中小企业中的很多人都发现初次应用项目管理非常困难，因为各种标准令人生畏。如果你之前不具备项目管理知识，那么，当你打开美国项目管理协会（PMI）的《PMBOK 指南》或是国际项目管理协会（IPMA）的专业资质标准时，可能会感到毛骨悚然。那么，你应该从哪里开始学习呢？项目管理领域的方法是先从入门级别开始，先使用它为人们提供几个简单的工具。如上文所说，中小企业所从事的项目规模更小，并且项目经理通常不是项目管理专业人士。他们需要非常简化的工具使项目先运转起来，然后再伴随项目管理成熟度的提升逐渐演进，使用更加复杂的工具。（全文完）