调动高校人事档案工作人员积极性的措施研究

何宗哲

【摘 要】人事档案工作是高校管理工作的一个重要组成部分。而从事高校人事档案管理工作的人员，在档案建设中发挥着重要的作用。因此，从思想、归属感、激励机制等方面充分调动档案工作人员的工作积极性，是非常有必要的。

【关键词】人事档案工作人员；高校；积极性

【中图分类号】F272.92；G271【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2017）05-0205-03

人事档案作为高校人才选拔的重要信息的窗口，为高校的发展发挥着不可替代的作用。随着数字化时代的到来，社会对高校人事档案的管理也提出了新的、更高的要求。而要实现高校人事档案的数字化管理，就必须加强对高校人事档案队伍的建设，充分调动人事档案工作人员的工作积极性。

然而，在实际工作中，人事档案员的岗位虽然是一个专业技术岗，却经常处于极为尴尬的境地，其重要性经常被忽略。档案工作人员的积极性若调动不起来，便会极大地影响人事档案的整理质量，影响利用者的查阅效果，也会延长档案数字化建设的时间。因此，有效地提升人事档案工作人员队伍的综合素质，充分调动他们的工作积极性，是非常有必要的。

1 影响人事档案工作人员的消极因素

1.1 人事档案工作不受重视

一直以来，人事档案经常处于“看起来重要，做起来次要，忙起来不要”的尴尬境地。根据《干部档案工作条例》（1990年修订）：每管理一千人的档案需配备一名专职干部。很多高校根据文件要求，都配备了专职的人事档案工作人员。但由于各种各样的原因，人事档案工作人员经常成为各种紧急任务的协助者，从而无暇顾及人事档案的整理。周而复始，使档案材料越积越多。需要入库的材料未能及时入库，当需要查借阅档案信息的时候，才仓促地整理档案材料，并且有些档案材料也未能及时催交，时间久了就很容易造成部分内容的缺失，形成了极为被动的工作局面。本职工作未能及时做好，会在一定程度上影响档案工作人员的工作情绪。

1.2 人事档案员岗位频繁换人

由于人事档案工作不受重视，人事档案员在工作几年后，经常会被调至其他岗位，不再从事档案工作。这对档案员而言，极大地挫伤了其工作的积极性。每一位从事档案工作的人员，起初对档案工作应该都是抱有激情的，希望能在档案领域做出一番成绩；对整理后的档案都怀有一种特殊的情感，因为每一卷档案的完善都离不开档案员的细心整理。但由于该岗位频繁换人，使档案工作人员信心递减，无法安心从事人事档案工作，患得患失，工作的积极性大受影响。

2 调动人事档案工作人员积极性的措施

2.1 充分重视档案管理工作

人事档案由于其特殊的政治性和保密性，服务的范围相对较小，主要是为组织选拔人才、档案相对人的职称评审和工资核查等提供一定的信息内容，且档案相对人是无法接触其本人人事档案的。但我们不能因此而忽略了人事档案的重要性，特别是高校的管理层，更应该对人事档案有足够的重视。每一卷人事档案都见证了档案当事人的职业生涯和学习经历，见证了高校的发展与进步，同时也是社会发展的缩影。每卷完善的人事档案都是需要档案员做大量的工作才能完成的，如档案的收集、鉴别、分类、装订和保存等，如果不及时归档就很容易造成档案材料的丢失。根据人事档案管理规定，人事档案达到一定的卷数能独立设岗，这说明它肯定有较大的工作量需要专职人员独立完成。如果工作搁置，时间久了，堆积的内容无法及时入档，使利用者无法全面地接收档案信息，便会极大地影响人事档案的利用价值，影响档案的信服力。因此，高校的管理层和教职工都应该在思想上重视人事档案，给予档案工作人员一定的工作空间，使专职档案员重塑信心，并能在良好的氛围中认真地整理、完善每卷档案，实现档案信息利用价值的最大化。

2.2 加大对档案管理工作的资金投入

巧妇难为无米之炊。人事档案管理工作的正常运转，离不开高校在档案管理方面人力、物力和财力的支持。根据干部人事档案管理规定，档案管理部门应设置专门的库房、档案查阅室和工作人员办公室，同时库房应满足防火、防潮、防盗、防光、防蛀、防高温等设施要求，需配备温湿度计、档案柜、空调、打孔机等设备。因此，高校应根据档案管理有关规定，加大对档案管理工作的资金投入，在设备、经费方面予以保证。只有在规范的档案整理环境下，才能按照档案规定有序、安全地整理档案材料，才能更好地提高档案员工作的效率，保证档案服务的质量。

2.3 增强归属感，鼓励人事档案员申报专业技术职称

虽然是专业技术岗位，但由于人事档案岗位经常换人，导致每一位新接岗的档案员对档案系列的职称申报积极性普遍不高。在实际工作中，本来5年左右可以申报职称，但往往会因为各种原因，使档案员不得不离开档案岗位，而之前所有的努力都将付诸东流。归属感的缺失，极大地影响了档案员工作的积极性，无形之中也延迟了高校档案等级申报工作。

要增强人事档案工作人员的归属感，就要以人文本。即，从人事档案员的角度出发，立足于学校档案管理工作的開展，稳定档案员队伍，关心其在工作、学习中遇到的困难，增强档案员从事档案工作的信心，并积极鼓励他们申报专业技术资格，为他们创造一个良好的工作氛围。只有在稳定的工作环境中，人事档案员才能树立信心，找到自己的位置，更好地规划个人职业生涯，充分调动自身工作的积极性，锐意进取，不断进步，以主人翁的责任感，切实做好本职工作，进而促进高校的档案管理工作逐渐走向规范化、科学化。

2.4 档案培训与学习有机结合，提升档案员职业素养

人事档案的数字化建设，俨然已成为今后人事档案发展的必然。档案员在单位闭门造车，犹如井底之蛙，没有前进就是在后退。每一位高校人事档案工作人员，都在档案的建设中发挥重要的作用，他要具备较高的政治素质，爱岗敬业、求真务实、乐于奉献、不计个人得失；同时，要有过硬的专业素养，不仅要会鉴别学历、职称、工资等材料的真伪，还要知晓年龄、工龄、党龄等认定的各项政策，明确每卷档案所缺少的材料等，特别是数字化时代的到来，对档案员提出了更高的要求。除了基本的业务能力外，档案员还要熟悉档案数字扫描的要求并会操作具体的设备，明确各项扫描的标准，规范整理扫描材料同时做好保密措施。这些都是亟须进一步学习的。因此，高校应顺应时代的发展需要，加强人事档案的培训工作，为人事档案员创造外出培训的机会，使其明晰人事档案的发展动向和新的工作要求；同时，经常派档案工作人员到各单位人事档案室学习和交流，取长补短。培训和交流二者有机结合，在学习别人先进工作经验的同时，不仅增强了档案员工作的责任感和成就感，开阔了视野，同时也提升了其职业素养，使档案管理工作与时俱进，适应新形势发展的需要。

2.5 制定激励机制

人事档案管理与文书档案管理不同，由于前者的保密性和政治性，使其不能像文书档案管理一样每年可以参与各种档案整理的评比并获得表彰。人事档案的特殊性，决定了档案工作的性质更像是一个默默无闻的地下工作者。只有在完善了一定数量的人事档案后，档案管理单位才可以申报等级，而档案整理的过程根据档案卷数一般都要5～10年才能整理完善。为了更好地调动人事档案员的工作积极性，高校可以结合本校实际情况尝试在人事档案管理中制定激励机制，如每年完成一定量的档案的整理工作可以参评先进个人等；此外，由于人事档案库房投放了大量的抗霉驱虫剂，药物挥发会对人体造成不良的影响，学校可根据情况给予档案员每月适当的补贴。高校对人事档案员的关心与激励，会使档案员进一步增强工作责任感，以更好的状态投入到工作当中，全心全意地为广大师生服务。

2.6 加强监督和指导，提高档案整理质量

人事档案的收集、鉴别和整理，以及档案的查借阅、转递等，中组部都有明确的文件规定。规范地整理档案材料，并做好人事档案的查借阅和转递服务工作，离不开主管部门的监督和指导。主管部门的领导应定期听取人事档案的汇报工作，针对工作的实际提出要求，同时布置相关的工作任务，定期对档案整理进行检查。只有在有效的监管体系下，才能避免虚假材料进入人事档案，避免档案内容的泄密造成的不良影响，避免不符合程序的查借阅档案的现象，等等。同时，加强对人事档案的监督和指导，也有助于督促人事档案工作人员增强服务意识，按章办事，规范、有序、高效地整理每一卷档案，为档案利用者营造一个舒适的服务环境，提升档案的服务效果。

总之，高校要根据时代发展的需要，同时结合自身档案管理的实际，从以人为本的角度，关心人事档案员的职业发展，充分调动他们工作的积极性，使档案工作更有效地开展，使人事档案在高校发展中充分发挥其信息利用价值，更好地服务于社会。

參 考 文 献

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[责任编辑：高海明]