浅谈强化事业单位档案数字化管理的方法和策略

王永辉

摘 要：档案数字化是通过计算机网络为载体，实现的一种符合信息时代要求的档案管理形式，在事业单位中科学运用档案数字化，有利于事业单位工作效率的提高，可以长期对档案原件进行保护，但是事业单位存在一定特殊性，本文从档案数字化管理的内容和价值到事业单位档案数字化管理存在的问题，并提出解决措施进行讨论。

关键词：事业单位；档案数字化；问题；管理措施

事业单位中档案管理是日常工作中一项重要的工作，运用数字化的档案管理，可以给事业单位带来不小的效益，比如，减轻了事业单位档案库房的压力，防止了档案在使用过程中的磨损等等。但是目前，在事业单位档案数字化管理中存在很大问题，不仅降低了在管理档案时候的效率，也不利于事业单位的发展。文章就档案数字化管理在事业单位出现的问题进行分析，并提出解决办法，希望有助于事业单位档案数字化的管理。

1 事业单位档案数字化管理的概述

1）档案数字化的含义。从字面意思理解可以是档案向数字方向的改进，即把档案转变成为数字，这需要应用到先进的科学技术和设备。是一种现实中文字、图片向计算机中二进制变化的过程，运用数字化信息处理系统，进行计算机中编码的转换。

2）档案数字化管理的内容。档案数字化不同于以往的纸质档案管理，它需要工作人员运用计算机进行数字化的管理。平时的工作主要是整理和拆分，把原有纸质档案上面的大头针或者订书针拆掉，防止在扫描中让扫描器受到损坏，还有进行整理纸质档案比如输入信息的顺序和页码等。其次就是扫描工作，工作人员用扫描器把档案中的文字、图片进行扫描收集，之后就是校对，核对输入信息的准确性。

3）档案数字化的价值。在日益发达的信息时代，数字化被应用到各行各业，在事业单位中运用数字化档案管理可以带来检索方便、成本低下、安全性强等作用，使事业单位工作人员减少了在档案管理方面的精力，从而有更多的时间可以投入到其它工作上，优化了事业单位人员的工作效率，促进了事业单位的迅速发展。运用档案数字化的管理还可以最大程度上，保护档案原件的稳定性和存放时间的长期性。

2 事业单位档案数字化管理的现状

1）对档案数字化认识不够。事业单位和工作人员，都对于档案数字化存在误解。部门工作人员以为档案管理对档案进行抄录和保存，认识不到档案管理本身的价值和意义。事业单位缺乏一种长远眼光，不仅是对眼前的档案管理进行重视，它是一个长期的工作或者说是事业。很多事业单位中，对档案管理数字化，只是形式上的附和，没有从根本出发，找到档案数字化的切入点，都停留在了表面或者是原点工作。

2）档案管理人员素质不高。档案数字化管理就是打破原有的纸质管理模式，因此使用计算机科技的地方有很多，但是在目前，很多事业单位中，档案的管理人员素质比较低，还是习惯于做手工纸质档案管理，在涉及到数字化管理时候无从下手，这不仅会影响工作人员的工作效率，还会阻礙档案数字化管理的进步。

3）事业单位的档案管理设备陈旧。在档案数字化管理中，简化了档案管理部门的工作环境，在一个具有计算机和网络的办公室就能实现对档案数字化的管理。而现实中，很多事业单位的档案部门依然没有发生变化，工作人员使用的设备落后，没有及时更新和采用新的设备，知识在口头上宣传档案数字化管理的理念，没有落实到具体的工作上。

3 事业单位档案数字化管理的具体措施

3.1 提高事业单位工作人员的技能和素质

在事业单位的工作中，增加对档案工作人员的培训机会，利用会议、视频、标语小册子等方式普及档案数字化管理的作用，加大工作人员对档案数字化管理的重视。通过不断的培训，让档案工作人员吸收最新的档案管理知识，提高自己的专业素质和技能。另外事业单位也可以进行人才的引进，对档案数字化专业人才进行招聘，强化档案数字化管理团队的文化水平，还有就是利用档案数字化管理企业文化对员工进行宣讲，把档案数字化管理深入到工作人员的生活学习中，改变工作人员的观念，运用工作人员自身的积极性来提高技能和素质，充分发挥档案数值化管理人员的自主学习的能力。

3.2 加大档案数字化管理的资金和技术投入

事业单位要意识到档案数字化管理，不仅需要有专门的人才负责，还需要有先进的设备和技术作为支撑。要加大对档案数字化的资金投入，采购先进的管理设备，引进先进的管理技术，是档案数字化彻底落实到实际的工作中，这不仅改变了工作人员原有的工作环境，还提高了工作的效率，大大提高了工作人员的积极性，使档案数字化管理在事业单位中发挥出更大的作用。

3.3 建设新的档案管理模式和系统

事业单位在档案数字化管理模式下进行档案管理，就不能让那个运用以前的管理系统和制度。在档案管理的领导层人员，要及时采取符合数字化管理的模式，对工作人员和设备进行管理。比如，给工作人员进行技能分级，促使工作人员积极提高自己的技能和素质，把档案数字化设备日常的维护和保养具体落实到每个责任人。

3.4 加强档案数字化的安全工作

在事业单位档案数字化的应用在给工作人员带来方便时候，也要注意到档案数字化的安全工作。日趋发达的网络时代，在档案进行数字化管理时候，事业单位和管理工作人员要加强系统和网络入口的安全，定期对使用的电脑软件进行杀毒和病毒库的更新。还有就是档案管理人员要实行保密协议，在遇到国家政府部门保密档案管理和个人秘密档案管理时候，禁止进行私下议论或者禁止下载，并进行访问权限管理，对其进行加密保护。加强档案数字化管理，是需要对档案数据库进行网络保护和档案管理人员的自我管理约束意识。

4 结语

档案数字化管理在事业单位中的优势越来越大，在事业单位不断进步发展的同时，档案数字化管理也随着进行质的改革，这需要事业单位和档案工作人员进行不断的探索，提高工作人员自身素质，加强对档案数字化重视，不断借鉴先进的管理技术和科技水平，丰富档案数字化管理，促进事业单位的发展。同时，档案数字化管理也需要政府部门和社会各界的参与支持，不断提高档案数字化管理水平，使其更好的服务于事业单位，服务于社会和国家。

参考文献：

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