信息化发展下如何做好档案管理工作

张福东

【摘要】随着社会科技水平的不断发展，计算机在社会经济各方面的运用也越来越普遍，对于计算机的运用也覆盖到了生活与工作当中的方方面面。这在一定程度上为我们节省了时间，提高了工作效率，也为企业提高了可观的经济效益。把现代的信息技术运用到档案信息的管理之中，又会发生什么样的改变？有什么样的优点以及需要注意的事项呢？实质上，在档案整理与档案管理上，运用计算机进行整理和保存可为档案工作者节省许多时间及提高工作效率。

【关键词】档案信息化；管理现状；建设措施

信息科技水平的高速發展为我们的生活带来很大便利的同时也引发了许多的问题。把现代高速发展的信息技术运用到档案管理当中，对于档案管理的信息化建设已经是势在必行的发展趋势。

一、档案信息化建设意义与特点

（1）档案管理信息化建设的意义。档案信息化通常是在档案管理机构的集中指导下，结合信息技术来实施档案管理工作，对档案信息资源全面科学的处理，从而增强档案管理工作效率。档案信息化建设通常是把档案实体保管任务作为关键环节，从多方面研究档案资源管理状况。一般涉及到：第一，对档案信息的获取和保存过程实施管理，确保其科学性和一致性。第二，确保档案管理模式是依据信息化目标完成的改革。第三，要确保档案信息逐渐转变为网络化和数字化，全面增强档案信息资源的共享交流性。

（2）档案管理信息化建设的特点。随着信息技术的发展，数据技术开始广泛应用到各行各业中，也为科学化档案管理改革提供了契机。目前，国内绝大部分企业机关的档案管理部门都配有信息化的网络，并且有关档案管理人员也能够进行信息化的操作。企业对档案管理信息化建设的尝试，为宏观的档案管理工作的变革提供了经验。我国陆陆续续地制定了一系列关于信息化档案管理的规范标准，相关的法律也在不断地健全，这种举措大大增强了各部门对档案管理的重视，对档案管理信息化的建设具有非常积极的意义。

二、信息化发展下如何做好档案管理工作

（1）转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理。传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的管理过程，工作量巨大，步骤繁琐。因为存储量大，档案管理部门不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前，档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案信息资源的价值和使用价值，它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务；它能创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为未来信息社会国民经济和社会发展的宝贵战略资源。

（2）在档案信息化建设过程中必须重新思考档案管理的原则、理论与方法。由于现代信息技术在档案管理中的运用，新的档案管理理论、方法和原则等不断涌现，提出了一系列档案学基本理论从未遇到过的新问题。如档案管理机构的职能与档案工作体制的变化问题、档案管理人员的业务素质问题、电子档案的鉴定问题、电子文件数据管理问题、数字档案馆（室）建设问题、档案工作参与信息高速公路建设的问题等等。对这些在档案信息化建设中因新技术运用所引发的理论问题，档案管理部门都必须做出理性与科学的思考。

（3）提高档案工作者的信息安全素质，实现档案管理的安全化。信息安全素质是指在网络环境中管理电子文件的信息安全的能力和意识。当前档案管理工作的生命线是档案信息安全，研究档案管理者的素质，有利于发展档案管理学的理论研究、拓宽档案管理保护领域；健全档案信息安全管理体系。促进档案管理事业和档案信息化建设的有序、健康、可持续发展具有重要的现实意义。随着信息化时代的到来，新载体、新门类、新领域档案不断呈现，在素质上给档案工作者提出了较高的要求，此外，我们已认识到档案管理工作历来都是一项重要的基础性工作，档案工作的责任感即档案工作者要认识到档案事业发展的必要性，应把工作的着力点转向未来，树立以服务促管理，以管理完善服务的观念，深化服务意识，更新服务观念，充分发挥档案管理的综合功能，拓展服务领域，大胆探索，努力实践，改革服务方式，使档案管理工作真正成为促进社会全面进步和经济发展的重要保证。

（4）档案信息化建设的最终目标是提高档案信息管理和服务水平。推进信息化进程的目标是在建立良好的信息基础设施的前提下，实现信息的公开与信息最大程度的利用。对档案信息化建设而言，这一目标具有非常重要的指导意义。档案信息化建设伴随着信息技术水平的提高及其在檔案管理中应用程度的变化，档案信息化建设的阶段性目标也要及时做出相应调整，档案管理理论所面临的创新与发展要求也会表现出一定差异。因此，在档案信息化建设中必须认识长远并立足当前，认真解决档案信息化建设中当前和今后都会遇到的各个方面的问题。

综上所述，档案管理对于社会发展来说是必不可少的，也是当前我国比较重要的一项任务，尤其是随着社会发展速度的不断加快，档案管理也越来越复杂了，但是信息化技术的使用却能够很好的针对这种复杂性进行有效的弱化，值得我们在今后的档案管理中进行推广使用，本文也提出了一些具体的信息化技术在档案管理中运用的策略和措施，希望能够对于今后档案管理的信息化发展有所帮助。

参考文献

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（作者单位：河南省平顶山市第一高级中学）