提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略思考

李琪

摘要：现代科学技术的迅猛发展为事业单位档案管理提供了良好的技术支持，尤其是计算机技术在档案系统中的运用，推进了事业单位档案管理信息化建设，利于提高事业单位档案管理水平。笔者在本文主要针对事业单位档案管理的信息化建设方法策略进行分析，以供参考。

关键词：科学技术；事业单位；档案管理；信息化

在档案现代化管理中，利用通信技术对计算机处理的相关信息进行传输，借助自动或者半自动的数据处理设备，能够实现档案采编、档案编目以及档案流通等一系列档案工作。这是事业单位档案管理向计算机网络化发展的重要体现，能够对信息资源进行更好的开发与利用，促进信息化交流，推动其信息化建设。

一、事业单位档案管理信息化建设提出的要求

传统档案管理工作以档案实体为重点，而档案信息化则是以数字信息化为重点，这是新时期档案管理的新型转变，适应了时代的发展与进步。这就要求：①档案管理人员要转变思想观念，强化自身的现代化管理意识；②拓宽自身的知识体系，强化自身工作能力，尤其是信息化技术方面的内容；③档案信息化管理工作要走向前端，相关人员要积极拓展档案收集的多样化途径，并且提高归档率及准确率，为档案信息资源的完整性提供保障；④要将复杂性的管理内容简单化，又将简单的管理内容规范化，提高档案信息化管理水平[1]。

二、事业单位档案管理信息化建设现状

（一）档案管理信息化建设重视度不足

事业单位的领导者没有深刻意识到信息化建设在档案管理中的重要意义，导致其重视度不足，投入的经费也较少，对人员也疏于管理与指导[2]。另外，一些事业单位过于重视人事档案，并将其作为档案主体，忽略了其它真正影响单位发展的具有较大价值的档案，使得事业单位档案在开发与利用上不到位，使得自身发展受到了制约。

（二）档案管理信息化建设针对性不足

事业单位没有从单位的自身特点、管理特色及业务流程等出发，选择的计算机软件难以真正推动档案管理信息化建设进程，缺乏良好的信息化资源二次开发能力，导致事业单位档案管理中的信息化系統针对性不强，实用性也不高。

（三）档案管理人员无法适应信息化建设提出的要求

在计算机网络技术不断成熟且多种系统软件不断普及的背景下，对档案人员业务素质提出的要求更高。在如今的事业单位档案工作中，很多人员都是兼职人员，难以真正全面地学习相关专业知识，计算机技能水平也不高。

（四）事业单位档案管理中缺少数字化档案设备

当下依然有一些事业单位还没有开展电子文档管理，也没有先进的磁介质档案储存设备[3]。但是在信息化档案管理中，数字化档案在很大程度上依赖于数字化设备。事业单位没有对相关设备进行配置，无法真正实现电子文档管理，资料查阅也不够便捷，阻碍了档案管理的信息化建设进程。

三、事业单位档案管理信息化建设的有效方法

（一）对档案管理信息化建设提供足够重视与支持

事业单位领导者应该加强自身对档案信息化建设的认识，加大经费投入力度，并重新认识事业单位档案主体，注重开发对单位发展具有价值的档案，比如事业单位相关的科技档案、产品档案、设备仪器档案等等，做好相关档案的收集、整理以及归档工作，为单位的长远发展奠定基础，也为其决策行为提供有效依据。同时，领导者应该转变信息化管理理念，加大档案管理信息化建设的力度，提供其决策水平与管理水平。

（二）增加各类档案管理信息化设备

在事业单位的档案管理工作中，档案收集、档案管理与档案利用等各个环节都紧紧相扣，形成系统化的档案工程[4]。因此，在档案管理信息化建设进程中，应该保证信息化管理设备充足齐全，其载体形式多样的各类档案存放方面要保证科学有序性，提高日常查找的便捷性，也利于及时抢救突发事件。事业单位档案部门应该注重全文数据库与多媒体数据库的高效建设，可接收电子档案，并实现各类档案的数字化录入与信息化管理，强化档案全文信息的电子化查询功能，提高档案信息化管理效率。

（三）加强电子文件的信息化管理

在事业单位档案管理信息化建设进程中，档案信息的完整性与安全性保障是核心要素。因此，事业单位应该制定档案电子文件的科学管理规范，让档案人员严格执行，要切实保障档案信息的完整性与安全性。尤其是保存价值较高的电子文件，需要做好纸质文件的备份工作，并实现电子文件及其相关纸质文件的统一归档。另外，加强硬件建设，确保硬盘等备份硬件具有稳定的性能，切实保障信息资源的安全[5]。

（四）积极招入专业化人才

在事业单位档案管理工作中，要求档案人员必须熟练掌握有关专业知识与技能，还需要掌握事业单位自身生产的相关产品技术。兼职人员难以适应更高的专业素质要求，使得档案管理部门必须要积极招入专业化人才，注入新的活力。对于原有工作人员，也应该予以定期的培训，提高其知识水平与技能水平。

四、结束语

综上所述，事业单位档案管理的信息化建设是适应新时期发展需要的重要内容，对档案管理部门提出了更高要求。单位的领导者应该充分重视档案管理信息化建设，不断开发与利用具有价值的档案，并加强信息化设备、档案完整性、信息资源安全性等方面的建设工作，同时积极引入专业化人才，全面提高档案信息化管理水平。

参考文献：

[1]王秋艳.加强信息化建设 提升事业单位档案管理实效[J].城建档案，2016（07）：23-24.

[2]谢星巧.事业单位档案管理信息化建设的措施及社会意义[J].现代经济信息，2016（09）：85.

[3]陈涛.事业单位档案管理信息化建设对策研究[J].赤子（上中旬），2015（07）：144.

[4]苏红.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].理论观察，2014（05）：127-128.

[5]杨鑫.关于事业单位档案管理信息化的建设与发展的探讨[J].科技创新与应用，2013（03）：290.