浅议档案的凭证与参考功能

侯丽媛

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的不同形式的历史记录。它是历史的见证，如实地反映了历史，维护着历史的真实面貌。它的性质决定了它是一项服务性工作，为其他一切工作提供便利条件。简单来说，档案的功能有两个方面：凭证和参考。现以南宫市档案馆档案的开发利用情况为例分别对这两个功能加以阐述。

一、档案的凭证功能

近几年来，利用率较高的南宫市档案馆馆藏档案主要有组织人事、土地承包合同、婚姻登记和人口普查档案等。

1、组织人事档案。组织人事档案是从各方面记录个人详情的文件材料。在个人转正定级、职称申报、办理退休、提拔等提交相关证明时，都需要使用组织人事档案。2016年下半年，南宫市工资改革和工资系统管理两个工作同时进行，届时需要对正式在编人员进行信息采集。工资系统将根据信息录入重新计算个人工资，然后与实发工资进行核对。系统工资和实发工资不一致者需提供组织介绍信、入编审批表、转正定级表和毕业证等相关证明材料。在此关键之时，组织人事档案的凭证功能发挥的淋漓尽致。

2、土地承包合同。土地承包合同是一种协议，里面涉及发包方和承包方的个人信息、承包土地的情况（名称、坐落、面积、质量等级）、承包期限和起止日期、承包土地的用途等，是农民获得土地承包经营权的法律依据。为进一步深化农村改革，南宫市农村土地承包经营权确权登记工作正在进行中。去年，有些地块出现面积不准、四至不清、空间位置不准、登记薄不健全等问题，致使确权工作无法正常进行，甚至出现打官司事件。南宫市档案馆存留的1999年土地承包合同其原始记录凭证作为具有法律效力的依据，在此次土地确权工作中起到至关重要的作用，特别是在处理争议地问题上，有力地化解了土地矛盾纠纷，维护了农民的合法权益。

3、婚姻档案。婚姻登记档案是婚姻登记机关在办理结婚登记、撤销婚姻、离婚登记、补发婚姻登记证的过程中形成的具有凭证作用的记录。南宫市档案馆作为婚姻登记档案保管部门建立了档案利用制度，主要在居民办理离婚、准生证、完善婚姻信息（更改身份证号，姓名）、复婚等事项时，为其复印本人婚姻登记档案并加盖婚姻登记印章，出具相关证明。近年来南宫市档案馆与民政部门协调，加大对婚姻档案的接收力度，在丰富馆藏的同时，档案利用率得到极大地提高，年婚姻档案利用达500余人次，产生了较好的社会效益。

4、人口普查档案。人口普查主要调查人口和住户的基本情况，内容包括：性别、年龄、民族、受教育程度、行业、职业、迁移流动、社会保障、婚姻生育、死亡、住房情况等，特别是人口普查登记表，它是人口普查的第一手材料，是汇总、整理人口普查资料的依据，极具历史价值。2016年底，南宫市委组织部对南宫市副科级及以上干部档案进行现场认证，重点核查干部的“三龄二历一身份”。其中不少干部被查出个人档案中出生年月时间不一，在进行核实时要求以最早的原始记录中的出生年月为准，这就需要出具证明，而人口普查登记表最能体现个人的具体情况。南宫市档案馆存留的历次人口普查登记表起到了关键的凭证作用，基于南宫市现任科级以上干部所在的年龄层次，主要集中在1964年和1982年人口普查档案。为大部份干部验明身份、年龄，解决“出生”问题。

二、档案的参考功能

南宫市档案馆档案的参考功能主要体现在档案编研上。档案编研是以馆藏档案材料为主要对象，对档案内容进行深入研究，并按专题对档案文件进行收集、筛选、加工整理、科学编排，使之轉化为一种编研成果。

自2008年以来，在市委、市政府的大力支持下，为切实发挥档案资政惠民作用，借史鉴今，启迪后人，在南宫市档案馆馆藏档案资料的基础上，进行档案的开发利用，其中编研成果颇丰。主要有：《冀南抗战红都南宫》《中共南宫历史大事记》《南宫血泪》《南宫县志撷萃点注》《中国共产党南宫历史第一卷（1930-1949）》《抗日战争时期南宫市人口伤亡和财产损失》和《中共南宫历史大事记（1979-2015）上卷》等。

总之，档案是一种广泛性、丰富性和原始性的信息资源，希望我们能充分地发掘利用其功能，使其能够在经济建设和社会发展中发挥巨大作用。

（作者单位：南宫市档案局）