工业工程视角下艺术档案管理的优化分析

曾 欣



工业工程视角下艺术档案管理的优化分析

曾 欣

南京农业大学工学院

文化馆艺术档案管理体系建设是一项具有科学性、开拓性、前瞻性的系统工程。该文针对目前文化馆艺术档案借阅管理中存在的问题，从工业工程视角对存在的问题进行优化改善，提出工作改进建议与意见，促进艺术档案管理水平的提高。

艺术档案管理 工业工程 文化馆

1 艺术档案管理现状

1.1 选题背景

文化艺术档案是民族文化、先进文化的重要载体，其中各类非物质文化遗产更是中华民族几千年传承下来的瑰宝。文化馆的文化艺术档案涉及面广、收藏量大，强化文化艺术档案管理，提升资料利用水平，对档案管理工作进行科学的优化分析是促进文化事业发展的必然趋势。

1.2 文化馆艺术档案管理中存在的问题

(1)利用率低。2006 年，中国出版科学研究所为了解国人的阅读状况，进行了“全国国民阅读调查”。调查结果显示，我国国民图书阅读率连续 6 年持续走低，网络阅读率大幅增长[1]。

(2)文化馆图书馆在借阅流程管理上存在操作僵化等问题。

(3)一部分地方的文化馆、图书馆，整理各类艺术档案工作效率低下、方法极不科学。

1.3 目的与意义

规范文化馆艺术档案制度有利于形成文化馆档案管理科学体系。艺术档案编研工作是指对档案内容的研究、编辑、出版，并以档案加工品的形式走进社会，进行文化传播。编研成果的传播在弘扬民族传统优秀文化，建设社会主义先进文化中有着极其重要的价值[2]。

1.4 相关研究

学者林秀荣提到，艺术文化对于文明的传承和发展具有重大的现实意义，提升文化馆档案管理工作质量很有必要[3]。相关研究资料表明，人们不断寻找和优化保护非物质文化遗产的方法。如何采取有效措施对珍贵的艺术档案资料进行管理是当前面临的一个重要问题。

2 工业工程视角下艺术档案管理方案

2.1 工业工程的内涵

工业工程是完整而系统的应用体系。人是工业工程应用的重要组成部分，工业工程使人的主观能动性作用发挥到最大[4]。5S 管理等一系列质量改进工具是提高企业现场管理水平和产品质量的工具，其科学和定量的特点十分有利于文化馆服务质量的改进。

2.2 研究方法

工业工程的基本技术和方法多种多样，工作研究作为工业工程方法中最基础的一项，包含了方法研究和作业测定两方面，用到的主要方法是“5W”提问技术和“ECRS”原则。本文主要利用程序分析方法，通过工艺分析图以及程序图对艺术档案管理流程进行完善。

2.3 文化馆艺术档案借阅工艺流程分析

由于馆藏艺术文献资料较多，档案室分类多，在借阅过程中，让读者高效、快速地找到所需档案成为一个关键问题。现有流程（见图1）让借阅者先通过电子查询是否有符合需求的资料后，再发送信息给管理人员，由管理人员代为寻找，这一过程复杂繁琐，浪费许多时间。改善后的借阅流程图（见图2）将工作人员分在各个档案室，借阅人查找完毕后再找负责人取资料，虽然需要增添人力，但节省了时间，提高了工作效率。

图1 改善前的借阅流程

图2 改善后的借阅流程图

2.4 文化馆艺术档案整理归类程序流程分析

改善前，艺术档案整理归类流程如表1所示。

表1 改善前艺术档案整理归类流程

由于搬运次数较多，应减少搬运次数和缩短搬运距离。

（1）应用“5W1H”提问技术进行提问

问：对什么进行改善？

答：对档案归还后整理流程进行改善。

问：为什么要做这样的改善？

答：因为操作的不规范、复杂且浪费时间。

问：什么时候进行改善？

答：在整理过程中改善。

问：在哪个地方进行改善？

答：在归还档案时，工作人员应先对其进行分类并扫描条形码，随后进行归档。

问：由谁来进行改善？

答：管理人员。

问：如何做到改善后的效果？

答：让操作者多次标准作业后熟悉并形成规范。

（2）应用5Why法进行提问

问：为什么要多次检查和寻找档案室？

答：因为档案杂乱堆叠在一起，只能一份一份归档。

问：为什么不方便？

答：因为事先没有分类整理。

改善后的档案整理归类程序流程见表2。整理归类流程改善后，达到了如下效果：

（1）简化了作业工序，大大提升工作效率。

（2）按照动作经济原则安排作业工具和顺序，大大缩短了搬运过程中所需要的时间，一方面提高了效率，另一方面减少了工作人员的疲劳程度。

（3）对操作中出现的重复浪费动作和时间的操作，用ECRS分析原则进行分析和改善，节省了时间，提高了效率。

表2 改善后的档案整理归类流程

2.5 基于 5S 管理的图书馆服务质量管理

5S现场管理法是一种现代企业管理模式，“5S”即整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISOU）、清洁（SEIKETSU）、素养（SHITSUKE），又被称为“五常法则”。“5S”整理法起源于日本，是指在生产现场中对人员、机器、材料、方法等生产要素进行有效的管理[6]。

表3 文化馆5S管理制度

3 艺术档案管理优化分析

3.1 工业工程视角下艺术档案管理要求

（1）简化流程，以人为中心。人是生产活动中最能动的要素，其他要素必须通过人的参与才能发挥自身的效益。自工业工程产生以来，工作简单化、专门化和标准化（即所谓“3S”），就一直是它所推崇的主要理念[6]。

（2）注重全局和整体。不能局限于系统局部的优化，而是要从系统整体需求出发，明确研究对象具体的内外条件，据此选择合适分析方法。

（3）规范整理工作。各门类纸质归档文件分类科学，保管期限划分准确，排列、编号有序，目录和备考表填写完整，装订、装盒规范，整齐美观。声像、电子及实物档案整理规范。

3.2 存在的不足和下一步研究方向

本文仅针对文化馆艺术档案管理的借阅及整理两个方面进行了分析与改善，但档案管理工作远远不只局限于这些。档案管理作为文化馆管理工作的重要内容，需要做到与时俱进，这样才能更好地为文化馆各项工作的开展奠定良好基础。但少部分档案管理工作人员依然存在错误观念，认为档案管理工作可有可无，这种错误的观念明显制约了档案管理工作的开展。对此，我们要以前瞻性思维，继续开发先进的管理模式，为我国文化事业发展起到积极作用。

[1] 李雅文. 文化馆图书管理中促进图书借阅的策略探究[J]. 中国管理信息化, 2013, 16(9):90.

[2] 王蓓. 浅谈文化馆群文艺术档案管理之编研工作分析[J]. 才智, 2014(9): 187.

[3] 林秀荣.关于提升文化馆档案管理工作质量的思考[J].才智, 2016(3): 271.

[4] 卓德保,刘晓芬.工业工程（IE）及其广泛适用性[J].郑州航空工业管理学院学报(管理科学版),1997(2):10-13.

[5] 百度文库. 5S现场管理法[EB/OL].(2012-12-03). https://wenku.baidu.com/ view/82397120915f804d2a16c106.html.

[6] 王知津, 周鹏,韩正彪. 工业工程视角下的图书馆管理创新[J]. 图书馆杂志, 2013, 32(2):4-13.