工程设计档案的信息化管理

王莉莉

摘 要：信息时代的来临，在促进社会变革的同时，更为人们的生活和社会的管理提供了便利。信息化逐渐应用到现代社会的各个方面，并且与现代生活息息相关。档案的信息化建设是顺应时代发展的不可抵挡的潮流，是一个地区，甚至是一个国家档案管理现代化水平的重要体现。工程设计档案的信息化管理，不仅方便了档案的存储和查阅，减少了因为以往纸张破损而造成的档案损坏等情况，并且其信息化管理使档案共享成为了可能，促进了信息的流通和使用。本文就工程设计档案的信息化管理进行简要地分析，并提出一些建议，希望引起读者的共鸣。

关键词：档案；信息化；工程建设

档案的信息化管理是现阶段我国档案管理的主要的形式，其是以室藏档案为基础，不改变档案的内容的情况下，改变档案本身存在的形式使其进行信息原则的改变，使档案的内容更加的信息化和社会化，能够有效地实现资源的共享，方便社会和国家的管理。对档案进行信息化的管理，有利于档案的传输和查阅，并且在进行信息化处理的过程中，能够提高我国的信息化水平，促进社会秩序的维护和管理，方便档案的调动。工程设计档案的信心化处理，是不可逆转的，是符合新时代发展的趋势。除此之外，档案能够进行信息化处理，做主要的原因就是，档案的本身就包含着大量的信息。

1 档案信息化建设的涵义

“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面：一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化；二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的，而是相互联系，相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案资源信息化，必然与社会发生普遍的联系，必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成另外形式的信息，即广泛意义的档案信息化。

2 促进档案信息化建設的几点建议

2.1 档案工作人员要树立档案信息意识

就现阶段而言，我国的档案信息化建设已经逐渐的发展和深入，但是其档案信息化管理的体制机制并不健全，还没有全面覆盖到全国各地。一些地区的档案管理人员并没有意识到档案信息化管理的重要性，其作为档案管理的基础性人员，他们的能动性和意识性是档案信息化建设的总要基础和依据，只有提高档案管理人员的信息化意识，才能增强他们的责任感和使命感，才会主动的惯性档案的建设，才能促进档案的信息化管理，认识做好档案的各项工作，积极的学习和引进先进的档案管理检验，服务于人民和现代化建设。促使档案信息化建设防与其他社会化建设相融合，促进二者的共同发展，促进现代化建设的顺利进行。

2.2 提高档案信息化水平技术

随着经济和科技的发展，时代进步的不发逐渐加快，新技术的使用逐渐应用到社会的各个方面，同样的信息化的程度逐渐加深，信息载体也在不断的改进，因此，在进行档案信息化建设的过程中，要积极的进行档案管理器材的创新和零件更新换代，保持信息管理手段的进步就，紧跟时代的步伐。下面笔者就几个方面进行简要的探讨。

2.2.1 配备计算机和服务器等硬件设备。系统软件的更新于换代，可以通过计算机的系统和软件进行培训和推广，建立一条龙服务，做好档案信息化的准备工作，做好信息化的管理，保证档案的顺利使用和录入。

2.2.2 档案中心的目录和全文的数字化。档案信息的录入是进行档案信息化化管理的首要工作，各个部门每年移交和录入的档案要边整理边输入。在信息输入的过程中，要建立统一的模式，这样不仅方面档案的录入，更方便档案的查找和使用。在对档案进行信息化管理的过程中，要鸡翅纸质档案的使用，实行“双套制”的工作模式，避免重复劳动，节省人力资源的，减少浪费的情况出现。这样不仅能节省财务的吃出更能提高工作效率，大大加快了档案数字化管理的步伐。

2.2.3 对上网信息进行密级界定。在进行档案的信息化管理过程中，要加强档案的加密界定，防止网上黑客以及恶意人员对信息的查看，保证档案的安全。首先，要制定档案的密级标准，对师藏档案进行严格的控制，保护档案的隐私性；其次，对档案信息的使用者要进行身份的确定，时刻监督档案的调取情况，保证信息档案的安全，并且针对不同的身份的使用者制定不同的信息查询权限，以此来保障信息系统的安全。

2.2.4 档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的档案管理软件，不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的，而且电子文件作为信息资源，经过软件的整合和开发，既是电子文件形成单位的有益积累，又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。

3 推行档案信息化管理，确立工程档案发展的新方向

工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的，这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度，信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。

3.1 加强工程档案信息化建设，选用适合企业档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应档案信息化要求的管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便公众利用的条件。

3.2 建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。

3.3 档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好状态之中。

3.4 数据质量是计算机管理系统成败的关键，要严把数据关，保证所输入的数据是全面和准确的，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立数据审核制度，在数据输入之前对数据进行审核，在数据输入之后进行认真校对。

结束语

充分利用计算机功能，提高档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。

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