档案信息化建设与档案管理的几点思考

宋莉萍

摘 要： 发展档案信息化能在一定程度上增强档案管理效率和服务能力，从对档案管理的全面优化发挥着积极意义。在档案信息化建设期间，对应的管理人员要放眼未来，开拓创新，了解各项理论知识，熟练操作各项专业技能，掌握档案管理新型思路。这篇文章我们对档案信息化发展及档案管理内容是实施探究，解决当前问题并提出建议，进而为档案管理高效发展和档案信息化建设的全面提升。

关键词：档案信息化 信息化建设 档案管理

中图分类号：G25 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2017）03-0014-01

前言

档案信息化发展是当前档案管理的关键要素，相关管理人员在利用档案信息化的基础上实施档案管理工作，促进档案管理工作的全面落实，增强档案管理人员的工作水平，降低管理失误。档案管理人员要积极推行档案信息化建设，增强档案管理效率，达到档案资源交流共享，由数字化建设，提高档案管理的信息化水平。

一、档案信息化建设意义与特点

档案信息化通常是在档案管理机构的集中指导下，结合信息技术来实施档案管理工作，对档案信息资源全面科学的处理，从而增强档案管理工作效率。档案信息化建设通常是把档案实体保管任务作为关键环节，从多方面研究档案资源管理状况。一般涉及到：第一，对档案信息的获取和保存过程实施管理，确保其科学性和一致性。第二，确保档案管理模式是依据信息化目标完成的改革。第三，要确保档案信息逐渐转变为网络化和数字化，全面增强档案信息资源的共享交流性。

档案信息化内容通常就是管理内容的多样性，一般有以下几点：第一，档案信息化能够解决以往档案管理工作的不足，在一定程度上增强档案管理质量；第二，档案信息化建设能充分运用档案检索技术，借助计算机设备对档案信息资源实施管理。第三，档案信息化管理对计算机要求高，要全面利用多媒体技术的储存特点，增强档案管理水平。第四，档案管理信息化发展与档案管理工作的开展，要技术人员充分研究推行数据库，发挥数据库的应用效益，并且，要利用电子文件的管理网站，建立完善的档案管理体系。

二、档案信息化建设面临的问题

在档案信息化建设期间，面临很多局限，阻碍着档案管理工作的顺利开展，一般有以下几点：

第一，数据来源种类多，复杂。档案信息化发展中，不同的档案数据会交由各单位机构管理，因不同的机构单位数据库有所差异，所以，在对各数据资源实施管理和传输期间，都会面临很多差距，使得档案管理机构的档案数据资源更复杂。

第二，数据分散程度深。档案信息化建设期间，档案资源的分散程度较深，如，在处理建设局和税务局的财务资料时，会面临很多种类的信息，数据管理机构在归纳财务报表期间，仅仅开展分散性管理，对档案信息化建设的工作水平提升有一定的制约性。

第三，管理方式陈旧。在进行档案信息化建设期间，档案管理形式陈旧，无法确保档案管理质量和效率，每十年开展一次档案移交工作，每年对档案进行目录汇总，使得档案管理水平难以提升。

第四，认知不足。档案信息化建设为档案管理提供很多发展途径，能够全面优化档案管理意识，然而，目前一些档案信息化建设人员对档案管理认知不到位，无法确保檔案管理质量和水平，更甚会引发档案管理风险。

三、档案管理中档案信息化建设方案

在档案管理期间，相关工作人员一定要建立健全管理体制，增强管理效率和水平，更新档案管理信息化建设体制，一般管理方法有以下几点：

1.延伸档案管理工作思路

在档案信息化建设期间，对应的管理人员要放眼未来，开拓创新，延伸档案管理工作思路，了解各项理论知识，熟练操作各项专业技能，从而调整以往的档案管理陈旧思想，研究出长远方案，在档案保管的前提下，为管理人员带来优质服务体验。

2.增强档案信息管理水平

档案信息化建设机构要足够关注档案信息管理水平，完善档案管理体制。在信息技术的不断发展更新下，电子档案逐渐进入到大众视野，管理人员利用电子档案进一步增强档案信息管理效率，优化升级网络建设和计算机管理，全面提高档案信息化建设质量水平。并且，档案信息管理人员一定要把档案电子资源作为主要途径，发挥档案资源的价值效益。既能够为社会带来经济服务，还能带来一定的经济效益。

3.建立健全档案信息管理体制

档案信息化建设中，相关管理人员一定要足够重视工程档案信息管理建设，通常是由于在工程施工期间，档案要素种类多，不管是工程立项还是改革，都要进行记录档案，全面增强档案管理水平。一方面，档案信息管理人员要结合档案信息化建设复杂程度来探究，把握档案信息管理要求，增强档案管理质量水平。档案管理相关人员要深入了解与明确计算机信息管理理论知识，积极参与软件开发项目，利用科学的档案工程管理设备进行档案管理任务，并且，还有建立见我的档案信息化管理体制，改善以往的档案管理模式的缺陷性，增强工程信息共享效率，积极创造利于档案管理的环境和条件，充分发挥计算机的效用。

四、总结

档案信息化发展，是档案管理工作的主要发展途径，要完成好档案信息化建设，就要技术、资金的全面支持。在档案管理期间，相关人员一定要明确档案信息化建设的重要意义，不断增强档案信息化建设效率，并且，档案管理人员还有建立健全档案管理体制，全面优化档案信息化的质量水平，实现最初的档案管理要求。档案信息化建设能够增强档案管理工作水平，还能在一定程度上促进档案使用的便利性。

参考文献

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