论OA办公平台与档案管理平台对接发展前景

摘 要 随着企业信息化建设的不断推进，信息技术几乎渗透到了社会活动的所有方面，已经加速转变着社会活动的运行方式。档案作为人类社会活动的产物，必然伴随着社会活动运行方式的转变，在形成、传递、存储和利用等自身运动规律上发生着快速的变化。

关键词 OA办公平台 档案管理 前景

一、OA办公平台与档案管理平台系统对接的必要性

传统的公文流转和档案管理正在实施大规模的信息化改造，现在的电子文件主要来源于办公自动化系统，但电子文件的多样性、易更改性、结构的复杂性等一些特殊性，使得在对电子文件的管理方面出现了许多不规范的现象。当前，将OA办公平台与档案管理流程能够统一起来的不多，特别是早起两个系统各自发展，我公司最早开发的是各自独立的OA办公系统与档案管理系统，两个系统不兼容，各自为政，无法实现OA系统数据库和档案信息数据库的共享，电子文件到了归档界面，其原始性、产生的过程保密性都不能达到档案管理归档要求，导致许多信息的档案信息化处理仍然处于手工处理工作阶段，OA中存有全部已办理完毕的内部发文、信息资料和上级部门的所有公文、邮件、资料信息、传阅流转记录等，这些信息如不经过程序的处理，只能单独存放在OA系统里，无法转入档案管理系统。档案归档时，档案室需要手工扫描、录入、逐一上传电子文件等，造成人力、物力的浪费，而且容易出错。而采用OA系统与档案管理的界面技术，可以随时把OA中的数据转换到档案管理系统中来，这一功能既省时、又省力。

二、集团版档案管理平台的需求及发展方向

第一，由于OA与档案管理分属不同的作业单元，两者之间既有联系，又相对独立，档案归档、查阅均需要两个系统协同工作，需要有一个界面来实现两套系统的流转和信息传输。我公司的档案管理平台是以OA办公平台为基础，构建档案信息管理系统，建设方案分两期实施，一期工程实施与OA办公平台的数据链接，二期工程实施与GIS系统数据链接，实现档案信息收集的网络化、档案业务工作的快速化、档案管理工作的规范化、档案查询工作的网络化。

这套方案具体内容是建设一套基于整个公司内部以及下属单位的数字档案网络平台，在档案系统中设置“OA协同办公接口”“GIS系统接口”，并在公司总部档案系统中设置“档案全宗监管”功能，建立起以公司档案室为核心，公司各单位（部门）专、兼职档案员组成的档案管理网络。从而实现四个目标：一是数据链接、提高办公效率：通过“OA协同办公接口”可以将OA协同办公中形成的文件自动归档到档案网络平台中，实现“所有数据均为一次采集，终身使用”；二是加强统一管理的掌控力度：公司档案室可以通过“档案业务监管接口”可网络远程察看全面掌握所属单位（包括郊区的子公司）档案信息变化，随时对所属单位预归档、已归档档案数据库建设及全文信息进行监管及查阅；三是便于查阅利用：建立两个数据查询中心。即档案信息管理中心和现行文件查阅中心，以集中统一数据的方式向集团各职能部门提供档案目录和文件查询，以密码方式按职责权限给予授权，可实现在线移交、查询档案，让查阅者充分体验到信息化带来的便捷和愉悦。

第二，完善检索信息，提高查询效率。公司档案人员，注重工作效率和检索速度的提高，摸索出提高查询服务效率的办法，在档案工作中取得了良好的效果。

一是完善人名检索信息，建立覆盖全体职工的民生档案信息。建立了自1984年建厂以来形成的涉及招工花名册、工资介绍信、职称聘任、职务任免文件的案卷级、文件级数据库，把涉及的人名录入题名、备注及附注中，实现数字化检索。查阅时，只要输入“人名”，就可为利用者提供快捷的查询，为顺利办理退休手续、技术人员和干部任免、聘任提供信息支持。二是完善关键词检索信息，建立符合企业需求的快速查阅利用信息。根据企业经营特点，把历年来的延续性较强的政策性文件进行扫描实现全文信息，把燃气、热力调整价格、市财政拨款数额、合同协议内容摘要、建设工程配套费等关键词摘录到题名、备注中，实现数字化检索。只要输入关键词信息，就可快速查阅，避免因题名相近而不能准确查阅的尴尬，提高检索速度。三是完善信用、产权、民生检索信息，建立企业信用、产权、民生档案利用信息。在档案管理系统中把涉及企业信用、产权、民生的信息进行标注，完善信用、产权、民生检索信息，为维护企业信用、权益、职工利益，培育一支专业化的档案业务管理队伍，全面提高档案管理人员的业务素质和技术素质。

目前，一期工程实现了与OA办公平台的数据链接，完成了公司及各下属单位的历史数据迁移、各业务系统数据归档接口，与用户认证管理、门户等基础设施的数据集成，实现了公司档案信息资源有效整合和共享。

三、集团版档案管理平台的作用

第一，利用集团版档案管理平台，进行档案的存贮、统计、分类、在线检索、利用、鉴定等工作，完成了室藏档案的案卷级、文件级数据库建设。公司历年以来的组织机构沿革、全宗指南、大事记输入档案系统中；利用档案系统完整、准确的数据信息建立信用档案、产权档案，为集团档案信息资源的共享奠定了坚实基础。具有前瞻性和先进性，且可远程监管所属单位档案归档及管理情况，所属单位的人员、机构变化状况一目了然。并通过利用系统实现在线移交、查阅、利用各个门类、不同载体档案，率先实现公司档案信息资源共享，跨入了全市档案信息化建设先进行列。

第二，档案管理平台在城市燃气运营中的应用。燃气管网系统作为城市建设中的一项重要基础设施，具有覆盖面广、安全性要求高的特点。目前，我市城市管网是一个纵横交錯的大型网络系统，具有复杂的空间和非空间属性，最早从80年代至90年代初主管网架构已经形成，此后的管网建设主要是以客户的需求为导向。在传统的手工操作管理方式中，图纸和资料的更新不能做到及时归档，工程建设和抢修时查阅档案较为频繁且形成档案数量较大。查档时，档案人员根据路名查阅索引目录，找到档案编号，再到库房调阅档案实体，这种查阅方式速度慢、检索方法落后，不能及时、快捷地提供利用。

档案管理平台对燃气工程的档案管理提供了便利条件，登录档案管理平台的查阅中心就可查到相关信息。二期工程将与GIS系统链接，使档案目录信息与GIS系统的数据对应，使城市燃气管网的管理实现了信息传输网络化、资源共享电子化、输配管网信息化。在档案信息管理平台中能便捷、快速查到相关管线的属性资料，节省人力、物力，提高工作效率。

信息社会把档案推进一个新的发展时期，随着企业的不断发展，档案管理平台的建设也需不断完善和充实，大力进行网络资源建设，全面实现资源共享，为企业和社会提高丰富的信息资源和优质的服务。

（作者单位为青岛能源华润燃气有限公司）

[作者简介：张春华，女，江苏连云港人，本科，档案专业。]