毕崇伦
摘 要 随着环境保护事业的不断发展和壮大,也使得环保档案的内容与日俱增,这也就为环保档案的现代化管理内容,提出了更高标准的要求,作为一种重要的载体形式,电子档案可以依靠数字化的方式,来对环保档案进行有效的管理,这样我国的环保档案管理情况,才可以紧紧跟随环保事业的发展步伐。
关键词 环保档案 现代化问题 数字化管理
数字化管理的内容,主要是指以数据压缩、数据库和数字扫描等方面的技术内容,将一些纸质的文件,声像的文件整合为一个高效的信息资源库。随着科学技术的不断发展,关于环境保护档案的内容,业界也提出了更高标准的要求,信息量的加大,使得现代化和数字化的管理模式成为行业的主流,对环保档案展开数字化的管理模式,可以解决一些潜在的问题,提升环保档案管理的职能型和服务型。
一、环保档案现代化的问题
(一)具有一定的复杂性
随着我国环境保护事业的不断深入,各项资料内容的补充也变得越来越频繁,这就直接增大了环保档案的数量内容,同时也提升了其类型的复杂化特点,同时多样化的载体形式,也会为档案的管理和查阅带来一定的难度。在工作中,对一些重要的环保档案进行现代化管理的时候,也会为其使用和查阅的内容,带来较大的影响,并且随着时间的积累,大量的数据内容没能进行及时的处理和归类,这就会导致文献内容,难以在正确的渠道内进行流通。
(二)环保工作起步较晚
由于经济发展的需求,在早些年,对于环保事业,无论是政府部门,抑或是民间组织,都未能给予高度的重视,所以也就导致了环保工作的起步较慢,一些环境保护机构,也会受到市场环境的影响,在资金和场地等方面,无法为环保档案进行细致化的管理。在调查中发现,对于现代化的环保档案管理,缺乏必要的管理制度,以及相关人员对于这份工作内容也为给予足够的重视,这样在日常的工作中,对于环保档案,不能做到及时的整理和收集。
(三)缺乏统一化的管理
对于环保档案数据的处理,缺乏统一化的管理,这样就导致不能对档案进行系统化的收集和使用,更缺少一套严格的管理标准。在档案整理的过程中,一些档案管理人员对于这些材料产生了漠视的态度,对于一些档案的整理和归纳产生了忽视的态度,同时也可能会导致一些应该归档的材料,没能和原稿一起进行附带,这样在环保材料进行层层上报的过程中,很可能会出现信息丢失的问题,不能形成配套内容的拓展。缺乏统一化的管理,对于资源共享也会造成一定的负面影响,这样环保档案的效益,很难得到最大程度的发挥。
二、环保档案数字化管理的内容
(一)对档案数字化管理工作引起重视
对于汉堡档案的数字化管理,无论是民间组织,亦或者是政府机构,都需要对这项工作给予足够的重视。从领导层做起,对于数字化的档案管理工作,要在思想上和技术上对此进行强调,这样才能为环保档案的管理,提供出更为有效的条件来。同时,对于计算机等硬件设备,也要给予合理的投入,提高其硬件配置,这样更利于环保档案数字化的顺利开展。同时,在执行数字化管理的过程中,对于从事档案管理工作人员的思想认识,也要进行相应的提升,帮助其摆脱传统档案管理工作带来的局限性,适应数字化档案管理的内容,为以后的工作建立良好的信心。
(二)完善数字化管理归档的基础工作
在完成数字化管理归档的基础工作中,需要循序渐进,逐步解决问题。首先,可以对电子文件的管理工作,制定出相应的制度来,并建立相应的责任制、移交制和会签制的内容来,这样可以确保环保档案的收集工作,能够顺利地进行展开;其次,对于环保档案的电子文件,要做好切实的保管工作,引入相关的技术鉴定内容,并且根据相关的成本内容,把那些不适合进行归纳,或者是不合格的电子文件进行剔除;还有,对于著录工作也要给予足够的重视,对环保档案进行归档和检索,并且这个环节的工作,可以对这些文件进行具体的统计和应用。在对文件进行归档的过程中,工作人员还需要对数据开展必要的保护措施,尤其是在对信息进行传输的过程里,要做好加密工作,避免有人恶意的进行窃取和破坏。必要的时候,还可以成立相关的保密小组,将档案归档工作和保密工作同步进行,对一些涉密的环保档案,进行切实的控制,派遣专人进行操作。
(三)建立以数据库为核心的管理理论
以数据库为核心的管理理论,对全文数据库的内容给予了深入的研究,既包括了数字化的电子元件,同时还有相应的纸质档案,要想确保数字化的范围,那么应该对数据库的建立给予重视。例如在“污染源普查”工作中,在全国范围内的调查工作中,得出了大量的数据内容,对于这些数据,要展开数字化的管理,这样才能确保数据的利用价值和参考价值。建库时,要利用已有的数据内容进行导入,这样可以节省一定的工作量,在完成备份工作之后,还应该按照不同的情况,来对备份的方案进行选择,对备份的过程要进行细致的记录,并且定期检验所备份的数据,防止因为硬件损坏,或者是系统瘫痪而出现数据库被毁坏的问题。最后,在建立数据库的时候,要对其兼容性进行注意,确保其能够符合行业所设定的标注化协议。
三、結语
环保档案数字化管理工作具有较高的服务型和政策性,并且对管理人员的技术要求也极为严格,所以,相关工作人员应该顺应时代的发展,对个人素养进行及时的提升,掌握先进的技术知识,这样才能使环保档案,进行最为有效的利用。
(作者单位为威海市文登区广播电视台)
参考文献
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