纸质气象档案数字化处理中的安全管理措施探析

范晶晶

摘 要：在建设气象数字化档案馆的过程中，纸质气象数字化是其必须经历的一个阶段。气象档案数字化处理随着档案的信息化发展，发挥着极其重要的作用，是气象业务走向现代化建设的关键所在。本文简要介绍了档案数字化的含义，提出气象档案数字化处理中所存在的问题，并从数字化处理的范围、存储格式、提高档案管理人员的责任意识和安全保密意识、做好档案数字化处理后的安全保障工作等方面给出了相应的管理措施，希望能为纸质气象档案的数字化处理工作提供有利的建议。

关键词：气象档案；数字化；安全管理方法

随着档案的信息化发展，气象档案需要进行更多的数字化处理。随着信息技术和网络技术的飞速发展和快速普及，為档案的数字化发展奠定了丰厚的技术基础，通过相关技术的应用，档案利用人员可以利用网络来准确快速地得到数字档案的有关信息。但是由于在气象档案数字化处理中出现的差错，会导致纸质气象档案的原始资料存在丢失、破损和破坏，出现数字化气象档案信息被遗漏、修改等现象。所以，如何确保纸质气象档案和数字化气象档案的安全，是气象档案数字化处理过程中的主要内容。

1 何为档案数字化

档案数字化的定义为通过图像扫描技术、数据压缩技术和数据存储技术等信息技术手段，对纸质资料进行扫描等一系列的处理，将纸质档案变成计算机能够分辨出来的数字和图像，形成原文数据库、多媒体数据库等档案资源，达到档案馆内纸质档案的数字化目的。在气象纸质档案数字化的建设中，则是根据气象档案的特点和其需要，使用扫描和光学字符识别技术，通过计算机进行管理和检索的信息转换来实现。对纸质气象档案的数字化，不单单是指将其变成简单的文档加以存储，还指通过相关技术实现资料数据的信息提取，以此来达到档案信息的管理和利用，并提高其效率，让档案信息资源在更大的程度上发挥自身的信息作用。

2 在数字化处理中所存在的问题

将纸质气象档案转化为计算机能够识别出来的内容，形成相对应的数据库内容，是一项工作量较大的任务。因为在其数字化处理的过程中，包含了多个环节，也会面临各种各样的问题，这些都需要工作人员认真仔细地去进行解决。问题的类型表现为以下几种：1.由于个别档案年代较为久远，所使用的纸张会在不同程度上出现变脆、发黄、虫蛀和鼠咬等状况，这些不可避免的情况在很大程度上增加了数字化处理过程中的难度。2.现存的纸质气象档案种类繁多、各自的保管期限不尽相同、使用的规格没有得到统一，以上情况为档案的数字化处理增添了一定的工作量。3.一些纸质气象档案数字化处理人员缺乏气象档案管理的基本常识和经验，这样一来在数字化处理过程中会导致纸质气象档案的安全性有所下降，同时也拖慢了数字化处理的效率。

3 需要采取的安全管理措施

3.1 明确数字化管理的范围和内容

在进行纸质气象档案数字化处理的工作时，需要综合考虑气象档案的多方面的因素，如气象档案的保管期限、档案所处的时代和档案的利用情况等，结合以上内容和特点明白哪些气象档案需要实施数字化处理，而哪些则没有这种必要。一些年代久远、保管时间较长、存在较大价值和有着较高利用率的纸质气象档案资料，会存在着字迹无法辨认、纸张容易出现损坏的情况，针对此类情况，需要优先将它们进行处理。而对于出现时间较晚、有着较长保存时间、无较高使用价值的档案，可以延迟其数字化处理的时间。工作人员在处理的过程中需要认真仔细地确定好纸质气象档案数字化的先后顺序，这样可以降低对纸质气象档案的使用次数，有利于其磨损程度的降低，间接地提高了它们的安全性。

3.2 在数字化过程中确定文件的存储格式

各类纸质气象档案在经过数字化处理后，会形成不同的格式，而在进行存储的时候，选取的存储格式则决定着存储的空间和检索的精准和快慢。国家档案局推荐的格式有TIFF、JPG、PDF等。其中，TIFF这种图像文件格式支持多页存储，也支持多种类的压缩算法，但是它本身不是一种压缩算法。它的主要特点便是支持多页存储和多种类的压缩，同时具有较强的拓展性。因此，在应用气象档案扫描文档的存储模式中，通过OCR来识别的档案类型多为多页的TIFF文件类型。

随着气象档案信息化的要求不断地提高，相关部门开始注重数字化档案的存储格式的选择情况，对其的存档格式的选取，需要根据档案保存的长久性、安全性和容量方面考虑，又要合乎国家气象档案管理系统所给出的标准格式，选择JPG、TIFF和PDF等存储格式，可以实现长时间存储，也能在对数字化档案检索的时候在更大程度上感受到档案的纸质版的阅览效果。

3.3 加强档案的安全保障工作

随着各个馆区的馆藏数量不断上升，加上社会信息化程度的日益加快而使数字化业务的需求增加，纸质气象档案数字化处理过程中需要一定数量的档案管理人员和数字化处理人员，但是由于档案馆原有的人手数量上的限制，使得这些档案的数字化处理工作需要依靠外界的技术和人员的帮助，需要通过外包解决一些问题。

将气象档案数字化的工作外包，可以让工作人员将工作重点放在核心业务的完成和更高的任务目标的设定上。

在进行纸质气象档案数字化处理的过程中，需要仔细选择适合的合作对象—具有数字化经验和资格的外包公司，而该类公司需要对进行数字化处理的人员进行安全保密工作的训练，不得在进行纸质资料数据化的过程中使原始资料有丢失和破损的情况，不能因为自身的原因导致资料受到污染和破碎等，不能擅自将该类资料带离工作场所等，让他们懂得保护客户资料的必要性和重要性。在进行数字化的开端和全部过程中，去建立并且完善合理的业务规范和科学的流程，例如制定出档案数字化业务流程、档案数字化服务保密要求等，让档案数字化服务更加有条理、有依据。同时，为了进一步做好档案的安全保障工作，可以让外包公司在档案馆的相关区域进行档案的数字化加工及其它工作，在这些地方安装好一定数量的摄像头，完整地录制数字化加工现场的实际情况，使外包公司的工作情况得到必要的监督，做好监管工作，以保证气象资料不向外泄露。

3.4 做好纸质气象档案的实体保护工作

在进行档案数字化的过程中，应该将保护档案的安全性放在第一位，做好纸质气象档案的实体保护工作比提高档案数字化后的数据质量更加重要。档案信息化建设的其中一项目的就是为了保护档案原件，对一些濒临消失、损坏的档案进行必要的抢救工作。所以，在对档案进行数字化的过程中，倘若发现有的纸质气象档案已经被损坏，则需要及时地对其进行抢救，做好这类工作后再进行扫描和加工。值得注意的是，在進行扫描的时候需要严格控制好扫描的次数，最好不超过两次，这样可以降低纸质气象档案在扫描过程中的损毁情况。针对有些多次进行扫描的文件资料，需要做好及时的检查和修复工作。完成档案数字化的任务后，需对档案原件进行杀菌消毒，在此之后再让它们入库，该流程可以避免档案在扫描过程中形成的二次污染，更好地保护档案的安全性。

3.5 选取专用场所

对纸质气象档案进行数字化处理时，由于纸质气象数据资料容易受到火灾、水泡的侵害，同时为了避免人为的泄露资料所形成的安全隐患，需要从根本上去杜绝以上现象的发生。在气象档案馆安排的场所中进行数字化工作，可提供较大的安全保障。安排的场所内需要设置对应的消防设备、防盗设备和全方位的视频监控设备。除此之外，气象档案馆还需再这类场所做出明确的规定和要求，不允许工作人员在该类地方使用和工作无关的电器通讯设备，严禁吸烟，不许在纸质数据资料附近饮水和饮食；杜绝和数字化处理无关的人员进入该类场所，制定出进出工作场所的制度；制定在工作场所中出现各类突发情况的准备方案，做到全方位地保护好气象档案的安全工作。

3.6 制定完善工作责任制

在进行档案管理和纸质档案数字化的过程中，需要制定出一系列针对数字化处理的安全保密工作制度，需要完善工作过程中各个工作岗位的责任制度，将安全保密工作的责任落实到每一个工作员工的身上，令每一位档案管理人员明确自己的工作任务和指责，严格按照规章流程来进行数字化处理中的各个工作的交接过程，从纸质气象档案离开档案库、前期准备、数字化处理，到其的数量核对、整理、重新入库和数字化档案文件的分类归档等，各个工序之间都需要由专人做好把关工作，在最大程度上保证纸质气象档案和数字化档案文件的安全性。

3.7 加强数字化后数据的安全保障

在完成纸质气象档案数字化后，只有通过对数字化的数据进行备份，才能加强该类数据的安全性。需要将原件封存，一套供工作人员进行查阅工作，另一套则实行异地保存的举措。异地保存是为了预防各种突发的自然灾害，它是保证档案安全最为有效的手段。档案的异地备份有以下两种方式，一种是通过光盘或者磁盘将数据备份，将它们留在异地档案库里进行保存；另一种则为通过信息网络技术将气象数据远程备份到其他数据库中，使用异地、异质备份，让专人进行这类操作，可以在最大程度上保证气象数据的真实和可靠，实现长期阅读，也做到了提高气象答案容灾能力。

4 结语

对纸质气象档案进行数字化处理是信息社会发展的要求，是发挥纸质气象档案的最佳途径，也是气象工作、科学研究等工作的需要，数字化的气象档案能够为多种类的气象信息提供更好的服务。在进行纸质气象档案数字化的工作中，需要加强对纸质气象档案的安全保障，需要采取多方位、多种类的安全保障措施，使纸质气象档案减少丢失、污染和破碎的情况，也要避免由于人为的原因而导致珍贵的气象资料外泄，给国家和社会的发展带来不必要的麻烦。从提高科学应用技术、规范纸质资料数字化流程和选取安全的工作场所等方面入手，可以更好地保障纸质气象档案数字化处理工作的开展。

参考文献

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