浅谈如何提高档案数字化的质量和安全保密控制

沈田晔+孙沿

摘 要：数字化档案管理模式属于新兴管理方式，是信息时代发展的新产物。通过数字化管理，档案管理工作能够更加方便快捷，因此数字化管理的质量和安全保密控制要求也必须随之提升。本文分析了档案数字化质量和安全保密控制的意义，并分开介绍了如何提升档案数字化管理的质量和安全保密控制工作。

关键词：档案管理；数字化管理；安全保密控制

我国目前的档案数字化管理方案实施时间不长，在引进了相关技术之后，工作人员的工作效率就得到了明显提升，并且随着档案管理方式的转变，纸质档案被电子档案所替代，有效保障了档案的完整性，因此数字化档案管理模式对于我国的档案管理工作有很大的现实意义。信息时代，互联网得到了大范围的推广和普及，档案资料的使用效率也有所上升，因此档案管理工作除了需要保证档案数字化管理的质量之外，也要同时保证档案的安全性，这就要求管理人员需要掌握一定的保密控制措施，才能实现档案信息资源的安全共享。

1 档案数字化管理含义

档案数字化管理是新型档案管理模式，主要是利用计算机信息技术和数字化技术，把档案信息录入到电脑中进行管理的新型管理体制。档案数字化管理是档案管理工作的重要一部分，通过计算机信息技术能够有效的提升我国的档案管理工作质量。目前我国的档案管理重分为多种工作形式，例如说扫描纸质档案、数字化拍摄、激光技术三维立体扫描等形式。由于数字化档案管理模式使用时间补偿，因此还有很多技术和机制有待完善。在网络信息技术不断发展的今天，档案管理的安全性同样十分重要，需要做好一定的安全保密控制工作，才能够有效保证数字档案系统的正常工作。

质量控制就是控制质量的方法和活动的总成，档案数字化质量控制工作的工作目标，就是通过控制质量，把其中质量不合格或者是不满意的地方及时进行纠正，最终达到质量达标的目标。档案属于十分重要的参考资料，因此档案数字化质量控制工作非常重要。档案数字化安全保密控制工作同样非常重要，能够保证档案的安全性，确保信息和数据的安全。想要提升档案的使用效率，档案的保密措施是重要工作前提。

2 档案数字化质量控制的应用策略

2.1 加强档案管理人员培训

档案数字化管理属于新型科技产物，因此传统的工作模式和工作观念都需要改革和创新，对于相关工作人员的工作内容培训更是是非必要。工作人员及时的接受新工作技术核心工作方法的培训，同时单位内部需要建立选拔制度，只有通过科学合理的选择才能够让单位人力资源合理化。由于档案的特殊性，在选拔人员过程中需要格外严格，工作中要求必须要认真细致、责任心强，同时定期在工作中进行道德素养和工作技能培训，为数字化档案管理工作奠定基础。

2.2 制定合理的档案管理方案

工作中最重要的就是需要合理的工作方案，数字化档案管理工作也不例外，通过制定合理的管理方案，不仅能够有效节约工作时间，同时还能够确保数字化档案管理工作能够按部就班的顺利进行。需要重视的是方案的制定需要严谨细致，方案中要体现出工作的实用性，在考虑到档案管理相关政策和基本工作原则的情况下，还需要考虑工作流程的调整以及工作中涉及到的技术，工作中的管理技术要保持随时更新。

2.3 正确选择数字化档案管理软件

档案数字化管理需要软件系统的支持，因此选择合适的档案数字化管理软能够让工作更加专业化，帮助节省大量的人力、物力、财力，同时还能够更加方便的浏览和保存各种档案信息，方便日后档案信息的调阅和查询，让档案管理工作变得更加迅速、有效。

2.4 正确的监督、检查和评估工作

档案数字化管理工作在进行中会遇到很多问题，由于关系到网络和计算机设备，因此可能会比较复杂，因此有关部门必须要尽快确立工作制度和工作流程，同时在工作中设置严格的监督管理部门，通过定期的检查、评估，保证数字化管理能够顺利进行，验收和检查机制能够有效帮助档案数字化管理走向正规。工作中也需要建立一定的奖惩制度，能够帮助提升员工的工作积极性，同时也时刻提醒员工在工作中一定要端正姿态，确保工作能够保质保量的完成。

3 数字化档案安全保密控制工作

3.1 加强技术保障手段

数字化档案使用加密技术进行加密处理，能够有效保证档案数据信息的安全性。目前比较广泛使用的加密技术主要有加密技术、防火墙技术、操作系统安全内核技术等。加密技术通常是最直接最安全的方式，通过假设密码来保障信息安全，能够很大程度上保护档案的安全。在信息进行传输过程中，可以使用“非对称密钥”方式来进行加密，这种加密方式的特点是一个可以公开、一个进行保密，公开的密钥能够用来发送档案，保密的密钥能够接受信息，保证在传输过程中不会被打开或者丢失。

3.2 完善档案信息安全性的相关法律法规

法律制度属于强制性的保障措施，能够有效确保信息化档案信息的安全和保密工作，同时档案数字化管理信息工作通过法律制度的支持也变得更加严谨，能够做到有法可依、有制度可循。建立法律法规制度主要是国家方面首先建立各种法律法规来保障档案信息的安全，例如说建立《档案法》、《著作权法》等法律内容，同时各个档案管理部门也需要在内部建立工作管理制度，工作制度中的内容要设置的详细和具体，需要涉及到工作中的保密方法、鉴定方法、销毁方法还有档案借阅管理办法等内容。工作制度中要严格要求每一个工作人员的工作职责和工作内容，保证出现问题能够直接责任到人。

3.3 加强工作人员素质培养

要在工作中重点培养出专业化、高质量的工作团队，专业化人才能够在很大程度上保证工作任务的完成质量，因此档案管理部门需要具备一支高素质的团队针对档案进行加密工作处理，加强团队中工作人员加密机能的掌握，同时进行加密安全教育，提高工作人员对于档案加密工作的重视程度，形成一种管理理念和工作要求。其次档案信息管理人员要具备一定的自主学习意识，在工作中要及时发现自己的不足，自我探究更新相关的档案信息安全和保密知识。

3.4 落实制度建设

安全保密制度需要在档案数字化管理工作初建立时进行，这样能够发现工作中存在很多影响工作效率的弊端，例如说工作效率低、工作中麻痹大意等问题。在工作中一定要克服错误认识，严格监督工作进行，对于认为造成的问题例如说泄密等，需要按照相关的工作规章制度和法律法规进行严肃处理，这样才能够引起其他工作人员对于保密工作的重视。同事工作中要落实安全系统的建设，强化技术防范手段，工作进行中配备安全防护设备，能够有效确保史提档案、数字化档案的安全。

4 结语

目前我國的档案管理工作已经有了很大的进展，随着我国科学技术和社会现代化技术的不断提升，档案数字化管理也在迅速发展，提升档案管理工作者的质量和安全管理水平是目前最重要的工作内容，只有采取有效措施提升工作质量，才能够更好的发展我国的档案数字化建设工作。

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