关于幼儿园档案管理的两点思考

摘 要：幼儿园档案管理，无论从短期或长远看都是意义非凡。本文结合工作实例，重点谈两点思考。 其一，在这信息时代，教委档案管理员更应充分认识其作用，并寻求本单位与下属幼儿园各方理解，采取多项措施获取理解支持。 其二，本人在教委工作期间，主要从加强自身专业素质、加强各园管理员素质、完善档案收集管理工作这三个方面来加强。

关键词：档案管理；重视；支持；空间；素质；激励

做好幼儿园档案管理，是促进幼儿教育的重要一环。本人于1995年从石狮市新湖中心小学调进石狮灵秀教委时，被安排主管幼教档案管理。当即将退休的蔡老师把相关资料移交给我时，她自豪地表示：从1983年本镇有了第一所幼儿园，主要文档都保存着，下属各园的资料也都保存得不错，希望你做得更好！

本人深感其殷切之意，认识到责任之重。在前任的基础上，我多年来协助下属各园做好档案收集与整理工作。在实践与反思中，我认为应着重关注以下两方面。

1 提高对档案工作的重视程度

在工作交流中，我感到多数幼儿园仍存在一些对档案不重视的现象，尤其我所在教委属于城乡结合区，幼儿园以私立为主，易于过分看重短期经济效益，对档案工作造成一定不利的影响，妨碍了档案的合理借鉴与利用。至于我所在的单位，领导似乎也不太看重，但给予了发挥的空间，当需要时都能尽量支持。档案管理在很大程度上是个良心活，所以只有当管理员自身能意识到其重要性，也才能更尽责。

1.1 以新视角认识档案管理意义

作为档案管理员，我们应认识到：现在是信息社会、大数据时代，各种竞争剧烈，档案信息正是最可宝贵的资源。幼儿园档案包括党政、财务、教师业务、安全、精神文明建设等全方位信息，反映着幼儿园成长变化轨迹，包含幼教人的智慧结晶。档案收集与管理做得好，可有效激发教师潜能，利于因材施教，也为幼儿园的有效运营提供助力。

例如保教工作中包括亲子开放、角色表演、六一节联欢、毕业典礼、春游踏青等，如能选择精华作为档案收录，并运用于招生、评比、宣传等事项上，定然大有裨益。这对所有幼儿园来说可是头等大事，相信对立于市场经济潮流中私立园更是如此，十分实惠。

又如幼儿入园档案和健康档案，我认为也会渐被重视。新时期幼儿园双重任务的特点是，家长对幼儿园在孩子身心素质的培养方面提出了更高要求，档案管理员建立起详细科学的文档资料可为此提供便利，也为幼小衔接工作提供信息资源。立足长远的话，它也是成人的一种财富。成年人往往有或轻或重的心理障碍。我们知道，从心理分析的角，要解决心理疾病，许多问题都得追溯到童年。幼儿园如能对一些较重要事件进行记录，也是功德无量的。

1.2 尽心尽责做好各方沟通工作

1、寻求单位领导支持

档案工作的关键因素是人的因素，除了档案员责无旁贷要负起主体作用，单位领导的支持也颇为重要。例如我在教委工作，单位领导的工作千头万绪，档案工作并非中心工作，但作为管理员如能主动向领导请教与”咨询”，领导则是乐见的。所谓知情意行，有了一定认知，自然也明白这项非”中心工作”并非摆设。尤其是在学校一些活动或招生等事项中，我们能主动提供建议与资料，产生短时即看得见的效益，那更是立竿见影的宣传。当然，这仍需得益于我们平时工作素材的用心积累。

2.争取各园上下支持

我较注重利用教育局相关会议时与各园档管员沟通，也很注重做好下发通知这个环节。我以为，下发通知不是简单的发送一个文件，而是与幼儿园的沟通良机。我也通过做宣传栏目等，力促各园从上到下统一对档案的重视，加大宣传，建立简便易行的档案制度。

3、争取未来幼师支持

我比较自我满意的工作之一是到鹏山工贸学校开的几次讲座。该校是我市唯一的公立中专，幼教是其重点专业，座落在我单位附近，石狮的幼儿园老师很多出自该校，当该校就幼教相关事宜与教委接洽时，我积极配合并向毕业生开了档案管理的讲座，由于效果良好，这几年就做了下来。

2 规范档案收集与管理工作

2.1 加强自身專业素质

正如开篇所谈，档案管理员有较大的独立“空间”与工作弹性，因此人员素质尤其重要。以本人为例，我既是幼儿园档案员的管理者，更首先就是自身单位档案的管理员。我应该先加强自身专业素质和工作能力，树立正确档案意识。要注重不断学习提高自身专业水平，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量，做一个好的示范。

许多人可能觉得档管员应是文静人员才适合做的事，例如从气质心理角度，或许“粘液质的人最适合”。我以为不尽然，档管员需要沟通，有一颗活泼的心，也才能主动接触到更多有意义的素材。另外，我对提高能力的有效而快捷手段还有一心得：善于利用网络，勤于“百度”！（二）加强各园管理员素质

由于工作性质，我的工作既有对下属各园工作的收集，也包括对各园档案管理员收集的指导，而由于我们辖区幼儿园普遍规模较小，200人大约可算是中位数，档管员多为非专业人员。我除了在做些常规工作、通知时加强沟通，还经常到园区交流，并尽量把市里的一些优秀经验带给同行们。 在幼儿园档案员来教委移交文件等情况下，我也尽量把自己工作中可以公开的档案及整理心得与其分享。 这种分享除了是一种技术上的交流，实质上也表明一种姿态，即：这很重要。同时，也能听到有益的回馈，提升自己的档案管理水平。我还成立了本学区档管QQ群，方便工作往来。更重要的是，可以分享经验与工作乐趣。

2.2 完善档案收集管理工作

1.档案管理条件的提升

随着近年各地对档案管理的重视，对各幼儿园设立综合档案室、档案员的聘用、将档案工作经费纳入年度预算等方面有了较明确规定，档案管理的硬件日渐改善。大至档案库房，小至温湿度记录仪、扫描仪，这些都是必备条件。由于本地不少幼儿园是设立在民房，尤其近年来如雨后春笋般地冒出，良莠不齐也就难免。也存在临时租借设备应付检查的现象。因此在检查制度上仍需完善。

2.管理员积极性的提升

档案管理员在单位中实际上属于“小众”群体，似人群中最貌不惊人的一个。实则他们既是收集者，又是整理者、保管者，档案人须具备较强的责任意识，能掌握第一手资料。善于取舍，还要具备较高的理论素质和文字表达能力。从收集、整理、立档、归档、利用等环节，都十分繁琐，例如立卷、编页、装订、目录、等工序，疏漏不得。我想，如果聘任这个职业需要心理测试的话，或只有粘液质的人最适合。正由于是“小众”的工作，难免存在领导不够重视、同事不甚了解的尴尬‘而档案工作的重要性及其空间，则凸显了激励与理解的重要性。本文借此呼吁主管部门在舆论、经费、奖惩等方面加以细化，发挥这一信息阵地的优势。

周恩来曾有教诲：“档案工作人员要学习司马迁”。作为一名档案人，我的理解是：学习司马迁的专业能力，学习司马迁的耐心与奉献。

参考文献

[1]中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》

[2]《新编办公室工作实务》，中国纺织出版社，2015.01出版

作者简介

张培英（1966-），女，汉，福建省石狮市人，档案馆员，大专，研究方向：档案管理。