我国档案网站在线服务功能调研与分析

毛业博/黑龙江大学信息管理学院

档案网站作为档案馆对外服务和宣传的窗口，是开展档案在线服务工作的主要阵地。本文选取我国部分档案网站作为考察对象，通过设置评价指标和评估要点，对所选取的档案网站进行实际访问与操作，对档案网站的在线服务功能进行评价和说明。

1 调研对象的选取

考虑到我国不同地区经济发展水平以及文化程度存在差异，为尽可能保证调研结果的全面和客观，在档案网站的选择上，本文按照东部地区、中部地区、西部地区的分类，各选取3个省级档案馆网站和3个省会城市或计划单列市的档案馆网站，档案网站选择结果如下。

东部地区：福建档案信息网、上海档案信息网、天津档案信息网、沈阳档案信息网、青岛档案信息网、深圳档案信息网；中部地区：内蒙古档案信息网、湖北档案信息网、江西档案信息网、太原档案信息网、郑州档案信息网、长沙档案信息网；西部地区：重庆档案信息网、山西档案信息网、云南档案信息网、西宁档案信息网、成都档案信息网、贵阳档案信息网。

2 调研指标的设置

按照“分类别、分层级”的方法构建评价指标体系，以档案网站信息资源建设情况、档案网站开展档案利用服务的方式、档案网站细节设计及网站服务效果三个方面作为一级指标，在此基础上进行细化，衍生出二级指标和三级指标，并注明评估要点。调研评价指标的具体设置如下表。

我国档案网站在线服务功能评估指标体系框架表

一级指标 二级指标 三级指标 评估要点网页双语切换 档案网站是否设置该项服务功能档案网站细节设计及网站服务效果档案网站细节设计档案馆相关信息档案网站是否在线公布开馆及闭馆时间、联系电话、档案馆地址、邮编、交通方式、电子邮箱等信息利用服务效果 网站访问人数统计 访问该网站的具体人数在线申请档案复制件 档案网站是否设置该项服务功能在线销售档案纪念品“线上线下”服务情况

3 档案网站的在线服务功能分析

3.1 档案网站信息资源建设情况

一是档案网站在线提供档案信息资源的载体形式。本文调研的所有档案网站均能在线提供以文本文件为载体形式的档案资料，且同时提供文本和图片档案的档案网站共17家，约占94%，但能同时提供文本、照片、音频及视频的只有福建档案信息网等8家档案网站，占比仅为44%。由此看出，当前各网站所提供的档案信息资源以文本文件、图片及照片等资料为主，能同时提供文本文件、照片和音频视频的档案网站占比偏低，而且实际中发现档案网站提供的多种类资料质量良莠不齐。

二是档案网站涵盖主题内容的丰富程度。主题内容涵盖政治、经济、文化、历史、科教及民生六个方面的网站共11家，占比约为61%，其余的档案网站大都缺少科教及民生方面的内容；部分档案网站内容设置失衡，涉及政策宣传的内容过多，而有关社会民生方面的资料很少。

三是档案信息资源的加工程度。主要指档案网站是否在线提供档案目录查询和全文浏览阅读服务，能够提供目录查询的档案网站共15家，约占83%，但能同时提供目录查询与全文阅览的网站只有青岛档案信息网等5家，占比仅为28%。这在一定程度上说明了当前我国档案网站的在线目录查询服务虽已普及，但可供全文阅读的档案偏少，并且可供查询的档案资料类型也有待进一步丰富。

就档案网站信息资源建设情况来看，较为有亮点的当属青岛档案信息网。第一，该网站不仅能够提供文本、图片以及音频视频等常规档案资料，而且能够将档案资料通过电子杂志、网上展厅等途径呈现给用户，此举既贴合了互联网时代社会公众搜索和浏览信息的方式，又达到了向社会传播档案信息的效果。第二，该网站能够将档案资料按照政治、经济、文化、历史等专题进行划分，并通过“青岛史学”“青岛人物”“青岛风情”等特色专题进行展示，增强用户的体验性。第三，该网站设置了“青岛数字档案馆”，不仅提供档案在线查询和全文阅读服务，还设置部分档案扫描件的下载功能，极大地方便了需要利用档案进行史学研究的专家学者。

3.2 档案网站开展档案利用服务的方式

一是档案在线服务的途径。能够提供网上预约查档、网上留言以及设置档案馆APP服务的只有福建档案信息网等3家档案网站，占比仅为17%，而能够同时提供网上展览、网上预约查档、网上留言、网上咨询服务及设置公众在线交流平台、馆长信箱、档案馆APP的档案网站数为零。大多数网站仅提供一个或多个服务项目，且这些服务项目大都集中于网上预约查档、网上留言、网上咨询等，而能提供公众交流（论坛）、档案馆APP应用、互动多媒体技术等服务功能的网站较少。

二是档案网站对外联系状况。设置国内各省档案网站链接的共有17家网站，占比约94%，设置国外档案网站链接的共有11家网站，占比约61%，而同时设置国内各省档案网站链接、省内其他机关网站链接、国外档案网站链接以及其他非政府机构网站链接的只有湖北档案信息网等8家网站，占比仅为44%。

就档案网站开展利用服务的情况来看，具有代表性的应属湖北档案信息网。该网站在网页右上方醒目位置设置了掌上档案APP和官方微信，用户只需用手机扫描二维码就可以进行关注，简便易行。湖北档案信息网的官方微信会经常推送一些关于湖北历史的档案资料以及一些与社会公众相关的档案知识，并设置掌上档案功能便于公众查阅利用档案。在收集社会公众的意见和建议方面，湖北档案信息网设置了“公众参与”平台，开放了在线咨询与投诉窗口，方便社会公众及时反馈意见与建议；在档案在线展览方面，开设了网上展厅，将展览内容以“电子书”的形式呈现给公众，此举颇受用户好评。

3.3 档案网站细节设计及网站服务效果

一是档案网站是否设置中英双语切换的功能。设置中英双语切换功能的只有内蒙古档案信息网等6家档案网站，占比仅为33%，并且大多只有首页或一级导航能够实现中英双语切换，其余页面只有中文显示。这在一定程度上说明当前我国档案网站的中英双语切换功能设置不够完善，没有能够覆盖档案网站全部链接和页面。不过，依然有一些较有亮点的档案网站，如内蒙古档案信息网和福建档案信息网。内蒙古档案信息网设置了中文、英文及蒙古文三种语言切换，凸显了民族特色，为少数民族用户带来便利；福建档案信息网在设置中英文切换的基础上，考虑本地区常住台湾同胞较多和对台贸易较为频繁的实际状况，设置了切换繁体字的功能，为台湾同胞访问网站查询资料提供便利。

二是档案网站是否注明档案馆的相关信息。提供档案馆开闭馆时间、联系电话、地址、邮编以及电子邮箱的网站共13家，占比约为72%，而能够提供档案馆交通方式的档案网站只有青岛档案信息网等5家，占比仅为28%。在档案网站的访问中发现，很多档案网站并没有单独列出“到馆交通方式”，有些档案馆虽然列出这一项，但提供的信息不全面，起不到方便利用者的作用。

三是档案网站是否在线提供档案编研成果。本文调研的18家档案网站均提供档案编研成果，且各档案网站在线提供的档案编研成果均以文字及图片形式为主，不同的是一些综合水平较高的档案网站提供的档案编研成果数量较多、内容丰富，如天津档案信息网和福建档案信息网，能够提供音频及视频资料或利用虚拟现实技术设置网上展厅。但有些档案网站的情况则不尽如人意，其提供的档案编研成果流于形式，甚至主题混乱、滥竽充数。

四是档案网站访问人数统计。提供档案网站访问人数的共有11家网站，占比约65%，在这其中省级综合档案馆的档案网站访问频率较高，普遍都在百万人次以上，这是由于省级档案馆地处省会城市，社会信息化更为发达，互联网普及度更高，因而其档案网站访问人数相较于其他档案馆的档案网站来说更高一些。

五是档案馆的“线上线下”服务情况。档案馆采取“线上线下”相融合的服务方式，是互联网环境下做好档案利用服务工作的重要方式。本文所调研的档案网站无一提供类似服务，并且所提供的在线预约查档、在线预约到馆参观等其他服务也没有尽善尽美，仍有很大提升空间。

4 提升我国档案网站在线服务功能的建议

4.1 重视档案在线服务工作

国家的重视和社会的关注有利于档案在线服务工作水平的提升。从国家和政府层面来说，当前我国应进一步加大对档案工作的投入，为档案事业的发展提供物质基础，抓好“顶层设计”，抓紧制定关于档案在线服务的法律法规，规范档案在线服务工作，保证工作健康发展。档案馆还要主动走向社会，在社会各领域广泛宣传档案网站以及档案在线服务工作，引导社会公众积极利用档案网站，提高档案网站的用户层次与访问频率，并多方收集社会公众对于档案在线服务工作的意见和建议，不断增强档案网站在线服务功能。

4.2 丰富档案网站信息资源，完善网站检索功能

如果把档案网站比喻成商场里的货架，那么档案信息资源就是货架上琳琅满目的商品，货架上的商品越丰富，商场才越能满足更多的需求，吸引更多的顾客光顾，档案网站也是如此。只有在丰富多样的档案信息资源的支撑下，档案网站才能更好地发挥自身的查询、检索与展示功能。当前，要充实档案网站的信息资源，建设系统完整的档案数据库，加快馆藏档案的数字化进程，使档案网站的“血肉”更加坚实。在完善网站检索功能方面，要加强文献著录的精细化，规范网站检索系统和检索语言，提高信息的查全率和查准率。档案网站还应设有检索系统的使用帮助及说明或开设在线服务平台，帮助用户使用更为有效的检索方式查询相关信息，提升用户体验[1]。

4.3 健全档案网站服务项目

档案网站的建设思路应从单纯的“展示型”向“综合服务型”转变，要完善档案网站的页面设计，加强网站的“人性化”和“互动性”功能，在服务项目的设置上，应从用户视角出发，根据不同类型用户的需求，提供个性化定制服务[2]；还可借鉴欧美发达国家档案在线服务经验，开设网络虚拟课堂、在线教育等专业服务等等，档案网站还应注重其本身的“便利性”，例如设置调节字体大小、页面色彩对比度等功能，以便视力不好的老年人或特殊人群能够更顺利地访问档案网站；并设置手机版档案网站，以适应当前智能手机广泛普及、手机上网阅读广为流行的新趋势，使得网站的在线服务功能更为细致周到[3]。

5 结束语

随着互联网在社会各领域的广泛普及和深度应用，我国档案馆也紧跟时代步伐，在档案网站的建设方面取得了长足进步。但在肯定成绩的同时，我们仍需清醒地认识到我国档案网站在线服务功能方面存在的不足，并且要在今后的工作中加以改进和完善，真正实现档案网站的全方位服务和便利化服务。

注释与参考文献：

[1]吕榜珍.档案网站服务中存在的问题及对策探析[J].云南档案,2016(11):57-59.

[2]祝洁.分众传播时代的档案网站信息服务模式创新[J].档案学通讯,2013(1):87-90.

[3]郝伟斌.社交媒体背景下的档案网站信息服务研究[J].北京档案,2015(12):36-37.