高校人事档案信息化管理研究

黄莉雯

摘要： 在新形势下，人事档案管理模式由实体档案向数字档案方向转变已是大势所趋。本文从实现信息化对高校人事档案管理工作的重要性出发，阐述高校人事档案管理系统研究及应用现状，对高校实现人事档案信息化建设存在的主要问题进行研究，并结合当前实际，提出了高校实现人事档案信息化建设的有效途径。

Abstract： Nowadays， it is a general trend that the mode of personnel archives management will be transformed from physical file to digital file. In this study， the significance of realizing the informatization of university personnel archives management was investigated， the status quo of application and research on the system of university personnel archives management was illustrated and the main problems and difficulties we will face were analyzed. Collectively， combined with current reality， we promote an effective and pragmatic method to establish the system of information management of university personnel archives.

关键词： 高校；人事档案管理；信息化；管理

Key words： university；personnel archives management；informatization；management

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2017）03-0033-03

0 引言

中组部于 2014 年 6 月在《中共中央组织部关于进一步从严管理干部档案的通知》（中组发[2014]9号）中指出：“要创新干部档案管理的方法和手段，积极推进干部档案数字化，不断提高管档工作水平”[1]。可见，随着计算机的广泛应用和网络技术的飞速发展，人事档案管理模式由实体档案向数字档案方向转变已是大势所趋。不置可否，加快高校人事档案信息化建设，不断提高管档工作水平，促进档案的可延续性发展，已是高校人事档案管理工作需着力解决的主要问题。

1 高校人事档案管理信息化管理的重要性

实现信息化是我国社会建设的主要目标之一，是判断现代化水平的重要指标之一。人事档案信息化，就是通过计算机、数据库和网络等现代化技术手段，将纸质档案材料转换成数字化档案信息资源，并对数字化档案信息资源进行整理、分析、分类、提取，建成各类全文数据库和多媒体数据库，在一定的保密技术处理下，通过计算机目录查询系统，方便、快捷、高效地查阅人事档案各类信息，为人事档案管理工作提供智力服务。

1.1 有利于提高档案管理工作效率

对实体档案进行手工管理一直是人事档案管理的传统模式，管档人员需花费大量的时间对其进行分类、整理、保存。尤其是人事档案的编号保存方法，比如姓氏笔划编号法、姓氏声母编号法、部门编号法、职务（职称）编号法、调进时间编号法等，无论是哪种编号保存方法，都不同程度地存在着档案存放位置不固定、检索费事、以及常常需要调整档案柜等问题，不但工作量大、效率低，还容易出现错误。而实现人事档案信息化管理，利用计算机技术和网络技术代替传统的手工管理模式，不仅提高了检索和查询的速度，还能以网络为平台实施信息资源共享，提供档案资源的利用效率。

1.2 有利于纸质档案的保存

人事档案手工操作的传统管理模式，不仅费时费力，效率低下，而且经常反复的翻阅、拆装纸质档案材料，容易造成纸质档案材料的丢失及损坏。纸质档案材料也不易保存，在潮湿的环境下容易受潮，经常翻阅，会使档案材料字迹变得模糊不清，无形中影响了档案材料的完整性，缩短了使用寿命。而加快人事档案信息化管理，以电子载体为存储方式，减少了使用纸质档案材料的频率，有效地保护了档案材料原件。且电子载体不易受到温湿度环境影响，保存的时间更长，具有保存方便、查阅方便、安全性强等特点，为人事档案管理工作的可持续发展提供了有效的保障。

1.3 有利于提高高校信息现代化管理水平

现今计算机已广泛应用于高校行政工作和教学工作中，而高校人事档案的管理还主要以手工操作为主，跟不上时代发展的步伐。实现人事档案信息化管理，将人事档案信息化管理与行政档案管理、教学科研管理连接起来，对档案信息资源进行实时共享，为高校对教职工进行工作绩效考核及人力资源的合理调配提供信息依据，为高校信息化管理水平的提高添加了浓墨重彩的一笔。

2 高校人事档案信息化建设探索与应用现状

早在上世纪80年代，哈工大人事处就已使用人事档案计算机管理系统进行人事管理[2]。虽然目前高校人事档案管理系统建设程度还不高，但不少研究者也对该系统做出不少探索与应用[3-9]。

2.1 系统功能探索

目前，少数高校已引入或自己设计了人事档案管理系统，虽然各高校系统各异，但普遍涵盖档案录入与管理、检索查询、打印输出、系统管理等基本功能模块[4-6]。系统更为全面的，则将薪酬管理、人才招聘、人事变动、职称管理、年度考核管理、报表统计等功能[7-9]包含其中。更有研究者，综合考虑高校行政领导、教务、人事、科研、院系、教师等不同层级的实际需要，建立了高校教师档案管理系统的模型，并基于B/S模式实现了基于分级授权模式的档案管理系统[10]。图1为结合我校业务需求设计的以人力资源管理为核心的高校人事档案管理系统功能模型图。

2.2 系统开发技术

目前高校人事档案管理系统有C/S（客户机/服务器）、B/S（浏览器/服务器）与二者相结合三种模式开发[7，9，11]， 开发工具多见微软.Net 架构[6，7，9]、基于java的可跨平台的J2EE架构[7，8]。有研究者提出基于SOA开发此系统，实现各模块保持松散耦合状态，可使系统具有可扩展性[8]。随着云技术理念的深入推广，也有学者倡导高校人事档案管理云平台的运作机制，从而降低高校人事档案管理成本、信息系统建设成本，解决高校地域分散，信息资源共享困难及维护繁琐等问题[12]。该运作机制还需进一步考证其可行性，目前还未发现相关应用报道。

高校在建设该系统时，不应求大求全，而是充分结合本校规模与实际需求而定。规模较大的，应充分考虑系统配置容量、界面友好性、可扩展性、兼容性及使用年限等问题；规模较小的，可考虑引入较为灵活的小系统，或利用高校计算机储备人才集中的优势，根据本校需求自行开发。

3 高校人事档案信息化建设存在的主要问题

3.1 档案信息化建设重视程度不够

人事档案管理要求安全性和保密性的特性，使此项工作一直是一项不引人注意、默默无闻的工作，高校认识人事档案管理工作也亦然。由于社会公众的认知度较低，高校领导重视程度也不高，甚至有的档案管理员在这种社会氛围的影响下，对自己的工作也不够重视，所以高校领导和档案管理员通常忽视了创新和改进人事档案管理的业务技能和工作方法，对高校人事档案管理水平的全面提升产生了非常不利的影响。

3.2 档案管理体制有待完善

一直以来，高校人事档案管理分散，有的由组织部门管理，有的由人事部门管理，设有档案馆的高校则由档案管理部门管理，甚至有的高校把人事档案分成两部分分散管理，中层干部由组织部门管理，科级及以下干部则由人事部门管理。组织人事部门的工作重心一直围绕组织建设、人才建设及教职工管理等方面开展，没有将人事档案管理工作至于核心地位。通常，档案管理部门也认为人事档案工作主要是为组织人事部门提供服务，不受重视理所应当。由于人事档案管理体制的不够完善，造成人事档案的管理分散，专职人员少，兼职人员多，管理条件差，管理水平低等问题，使人事档案的作用没有得到充分发挥。显然，机制尚未协调，也是难以实现档案信息化建设的原因之一。

3.3 档案信息系统内容有待健全

高校是高学历高层次人才的聚集地，但传统的人事档案主要记录个人的社会经历、政治面貌、品德作风等方面，鉴定评语多简单重复，笼统没有新意，不能反映出教职员工的专业特长、工作能力及师德师风等方面的情况。特别是对于专职教师，档案材料的“千人一面”，体现不出教师的教学水平及科研成果，很难反映出教师的综合素质，这种内容空洞及缺乏个性化信息的人事档案，给人事档案信息资源的开发利用带来了一定的困难。

3.4 “信息孤岛”现象严重，阻碍信息共享

许多高校拥有多个校区，由于缺乏统一规划，出现了一校多区、一校多系统的局面，再加上高校的组织人事部门的各个科室基本上都已经根据自身工作需求建立了相应的信息管理系统，如人事档案管理系统、工资管理系统、干部信息管理系统等，这些系统处于“各自为政”状态，不能实现数据共享，“信息孤岛”现象严重[7]。另外，数据冗余，也极易产生数据不一致。因此，需要站在更高的层次规划和开发一套以人力资源管理为核心的高校人事档案管理信息系统，使其具有可扩展性、兼容性，促进高校人力资源优化配置，从而实现信息共享的目的，提高高校信息化建设效益。

3.5 档案管理人员素质有待提高

人事档案的信息化，不仅要求管理人员具有较高的专业素养，还需要掌握现代化的技术手段，能熟练运用信息技术管理档案。从目前看，高校管理人员队伍整体素质不高，多为“半路出家”，且以兼职为主。由于人事档案受重视程度不高及学校经费有限，也很少有机会参加与人事档案相关的业务培训。人事档案管理工作得不到重视，信息化管理更是无从谈起，难以吸引既掌握人事档案管理又熟悉信息化操作技能的复合型人才，严重制约着高校人事档案信息化建设之路的发展。

4 高校人事档案信息化建设的有效途径

4.1 加强宣传，树立档案信息化意识

①加大宣传力度，让高校领导了解档案管理信息化对人力资源优化优化配置的重要作用，改变领导认为人事档案管理工作不重要的意识形态，从而将此项工作纳入学校工作发展规划。只有这样，才能得到学校的制度支持，争取到足够的政策及经费支持，确保人事档案信息化建设的不断发展。②档案管理员要增强责任感与使命感，建立人事档案信息化管理理念，学校也可通过建立严格的奖惩制度，激励档案管理员积极进行信息化建设，并给予参加各类业务培训，全面提升管理员的业务及信息化水平，使之成为承担人事档案信息化建设的中流砥柱。③提高教职工对人事档案信息化的认识，使教职工认识到实现人事档案的信息化，与教职工的利益息息相关，它能更好更快的为教职工服务，从而推进人事档案信息化建设的发展。

4.2 完善档案管理体制，统筹规划，建立统一标准

①要统一管理机构。高校人事档案管理的多头管理和分散管理，造成了人事档案管理的空洞现象。国家应该统一高校人事档案的管理范畴和管理权限，对高校进行统一要求，统一机构，解决档案管理的混乱现状[13]。②制定科学合理的人事档案管理制度。为推进高校人事档案信息化建设得以顺利实施，高校可结合国家人事档案管理规定及学校情况，制定相关人事档案管理制度，并与时俱进不断修订与完善。管理制度应明确档案管理者的岗位职责和档案管理的各项流程，其中包括档案的接收、整理、分类、查阅、借阅、检索、传递、保存、安全保密等环节，使人事档案管理工作有章可循。③统一技术标准规范化。包括数据的记录、存储、压缩、传递、转换、加密、水印技术和软硬件系统设施技术标准等，避免出现数据冲突、不兼容等问题，促进人事档案信息化有条不紊推进，并实现信息资源共享，提高档案信息化的实施效益。

4.3 加强数据库建设，建立人事档案信息化管理系统

①选用科学合理的高校人事档案信息化管理系统，实现对人事档案信息资源的统一管理。系统应当集成档案扫描、图像处理、业务管理、目录管理、信息查询、数据分析、网上查阅、输入输出打印等功能，具有较强的兼容性和安全性。②采集教职工的基本信息，构建基本信息数据库，为人事档案的信息化管理提供基础数据。高校人事部门保留有教职工的基本信息，这些数据可直接导入系统，成为人事档案信息化管理系统的基础数据。③建立电子档案，通过扫描仪扫描、数据压缩等技术手段将纸质档案材料转换为电子档案，这是实现档案信息化的主要内容。转换过程要遵循一定的标准，便于复制及查阅，同时要确保档案信息的准确性、完整性和完全性。④建立数字档案，将电子档案材料存入电脑，进行信息资源整合与管理，建立数字化档案库。档案目录数据库是查询人事档案的入口，从目录可以清晰了解到该教职工的档案全貌，因此要齐心协力确保目录数据库信息的准确、完整。五是建立人事档案网络化管理体系。以校园网为基础平台，将人事档案信息化管理系统与学校OA系统对接，在保证档案信息安全的前提下，通过网络验证系统，对可以开放的信息资源进行共享，实现“一站信息化”，有效提高人事档案工作的效率和管理水平。

4.4 加强学习，提高档案管理员的业务技能

人事档案信息化管理，需要既精通人事档案管理技能又能熟练运用信息技术管理档案的复合型人才，而大部分高校的档案管理人员，既不是档案管理专业科班出身，对于计算机技术方面的知识也只能应付日常的工作文档，对于计算机的操作程序、信息互动等方面的能力较差。因此，高校必须建立起长效的培训机制，定期组织在职管理员进行人事档案学、计算机技术、网络技术、安全教育等方面的培训教育，努力吸取国内外高校人事档案信息化管理的成功经验，使其培养成为既懂人事档案管理知识、又懂得信息化管理的复合型人才。同时，在引进人才方面，高校可以引进具有计算机专业背景的毕业生，通过对其进行系统的业务培训后，便可投入到人事档案管理工作中，为加快实现人事档案信息化打下坚实的基础。

4.5 建立安全保障体系，确保人事档案信息的保密性和安全性

网络现代化技术给人事档案管理带来便利的同时，也给人事档案的保密及安全性带来隐患，因此必须采取措施加以防范。首先，人事档案信息资源的共享，要严格设置访问权限，采用更严格的身份鉴别、访问控制、加密存储和传输、审计跟踪、防电磁泄漏等安全保密措施，务必防止个人信息的泄露及信息安全[14]。其次，加强网络及操作系统的技术保障，防止密码不被盗窃或者更改，规避档案信息网络安全风险。最后，建立信息资源备份制度，避免因外力等不确定因素导致故障，造成数据的丢失，这就要求管理人员要定期对数据库进行备份，即使服务器损坏或系统崩溃，也可恢复全部的数据信息，确保人事档案信息的安全。

5 结语

高校人事档案由传统的手工管理向数字化、信息化方向的转变，是一次工作方式上的变革与创新，是与时俱进的必要要求。通过高校人事档案数字化管理，真正告别了手工收集、整理、归档等一系列手工环节，也大大降低了发生错误的可能性，同时方便实现浏览、借阅、查询、统计等功能，并为人才培训、党员发展、职称评审等人力资源管理与决策提供准确依据，促进档案管理工作效率及扩展性的有效提高，强化人事档案的科学管理，符合信息化时代对人事档案管理的新要求。

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