基于云计算的会计信息化在中小企业中的应用——以鸿顺捷电子公司为例

河北省中医院 曹瑛

基于云计算的会计信息化在中小企业中的应用
——以鸿顺捷电子公司为例

河北省中医院 曹瑛

本文概述了会计信息化及云计算的有关概念，以鸿顺捷电子公司为例，分析中小企业会计信息系统的总体需求，从选择云服务商、试用产品、签订服务协议、售后服务等方面，分析云计算会计信息化在鸿顺捷电子公司的应用，取得了降低云计算的会计信息化建设成本、提高财务部门工作效率、优化财会业务流程、提升财务分析和决策支持能力四个方面的效果。最后，从政府、云服务商、中小企业三个方面分别提出对策建议，以期推广云计算会计信息化的应用，推动中小企业健康持续发展。

云计算 会计信息化 会计信息系统

一、引言

20世纪前期，传统的财务会计电算化不能适应企业发展的需求，国内会计软件逐步转变为针对企业管理的会计信息系统，“会计信息化”是从会计信息系统衍生而来的。许多专家学者，都给出了会计信息化的定义。谢诗芬教授提出，会计信息化主要是采取计算机、网络和通讯等信息技术，重构传统的会计模式，通过广泛利用和深入挖掘会计信息资源，建立财务会计与信息技术紧密融合的现代会计信息系统，提高会计信息优化资源配置的重要作用。因此，会计信息化是以现代信息技术为载体，以优化配置会计信息资源为过程，以构建新型会计信息系统为目的，从而提高会计信息管理企业经济的作用，会计信息同其他业务信息相互衔接，实现财会信息一体化。

云计算是以分布式、并行和网格计算为基础，发展的信息商业计算模式。其采取互联网提供实时的、虚拟的、可扩展的资源，是对互联网、远程基础设施和使用终端的一种抽象。一般来讲，云计算是服务商利用互联网技术向客户提供软硬件服务获得利润的商业模式，其优势是客户按月支付租金，不用安装硬件设施，也不用花费大量人力、物力和财力维护软硬件。数据信息储存在远程服务器，可靠性比较高。本文以鸿顺捷电子公司为例，分析中小企业会计信息系统的总体需求，以期推广云计算会计信息化的应用，推动中小企业健康持续发展。

二、基于云计算的会计信息化在中小企业中的运用

（一）鸿顺捷电子公司基本情况深圳市鸿顺捷电子有限公司（简称鸿顺捷电子公司）2009年在深圳成立，是一家主要生产条形码、射频识别等自动识别技术产品的小型高新技术企业。经过多年的发展，公司经营规模逐步扩大，利润水平逐步提高，当前己在广州和上海成立2家分公司。各分公司既有总公司的业务，也有自营业务，日常经营具有自主权，但在重大人事安排、产品定价方面，由总公司统一监管和考核。鸿顺捷电子公司刚成立时，业务较为简单，员工比较少，采用代账会计，可是公司业务逐步壮大，代账服务不能满足公司发展的需要，鸿顺捷电子公司购买了用友财务软件，聘用专职会计人员，可以说是单机版的会计电算化。随后，鸿顺捷电子公司业务规模迅速扩张，在广州和上海先后设立分公司。由于距离较远，鸿顺捷电子公司不能及时了解广州上海分公司的财务状况，只是审查月底报表开展财务汇总和分析，所以监管分公司的财务难度较大。目前各分司财务独立，存储在各自公司的数据库，相互之间不统一，鸿顺捷电子公司需要协调统一的会计信息系统。

（二）鸿顺捷电子公司会计信息系统总体需求开展会计信息化前，鸿顺捷电子公司需要协同服务商对公司的需求开展调研分析；开展会计信息化时，应依据需求进行安排，保正会计信息系统满足公司的需要。针对鸿顺捷电子公司的实际需要，对现阶段的需求情况进行了汇总：（1）统一核算的需要。鸿顺捷电子公司及其2家分公司的核算方法、核算制度以及基础资料还没有统一的标准，特别是下属2家分公司代账会计自己设置科目，给汇总财会报表、来往对账、财会监管造成了不便。所以，新会计信息系统应将下属2家分公司的财会信息存储到总公司的数据库中，设立财会处理平台，统一规范财务制度，由总公司控制所有的基础资料。（2）统一资金管理的需要。资金是企业发展的血液，资金管理是企业运转的中枢，资金管理处于企业管控的核心，所以，鸿顺捷电子公司要建立统一的资金管理平台，实现企业资金信息的公开透明，实时了解流向、总量、结构、效益以及风险等。（3）统一财务业务的需要。财务信息来源于具体业务又高于具体业务，既可以随时反映业务的具体变化，又可以对业务监管决策提供支撑。会计信息化突出优势是随时反映企业人财物的变化状况，监督经济业务运转情况，整合有关部门的业务信息，达到信息共享的效果，从而为企业领导层科学决策提供参考，增加企业发展的效益。（4）统一财务分析的需要。鸿顺捷电子公司与2家下属分公司应建立财务报表自动生成系统，引入弯沉财会信息分析系统，为企业管理层科学决策提供信息支撑。

（三）云计算会计信息化在鸿顺捷电子公司的应用

（1）选择云服务商。通过分析鸿顺捷电子公司的需求，结合云计算与传统模式的对比分析，鸿顺捷电子公司管理层商定利用云计算技术建立会计信息化。选择适合的云服务商，考虑到鸿顺捷电子公司第一次开展云计算下的会计信息化建设，所以，选择云服务商时要考虑以下几点：一是云服务商的经营规模及从事的行业。首先，了解云服务商运营规模、顾客数量，这些都与云服务商实力和质量正相关。其次，了解云服务商从事的行业领域，选择长时间从事财会软件的云服务商，更有利于产品功能的专业服务。二是云服务商咨询水平。云服务商咨询人员应分析客户需求后，提出科学合理的会计信息化建设方案，专业的咨询人员能够帮助客户学则有效的会计信息系统，避免在建设过程中走弯路。三是云产品的质量和价格。云服务商会计产品首先要保证质量，不但快速平稳运转，还应适应客户的财会流程，能够提高流程效率，健全财会系统构架。对于产品价格，由于云计算客户大多为中小企业，财务预算有限，所以还要看会计产品的性价比。四是云会计信息是否安全。大多数企业选择云计算最关心的是安全问题，这涉及到财务信息是否泄漏，因此，要了解云服务商采用的安全管理机制，保证财务数据的安全性，防止数据信息泄漏。五是与其他业务信息系统的兼容性。规划会计信息系统时应了解其扩展性，是否与其他业务信息系统兼容，有效实现企业内部财会业务一体化，如果企业发展到一定规模，可以直接升为ERP系统。综合考虑以上五点，鸿顺捷电子公司选择了SaaS模式，筛选对国内的云服务商，最后选定金蝶友商网，采用“在线会计+进销存”系统。

（2）产品的试用。SaaS模式信息系统的优点是采用浏览器进行操作，不用安装软件和硬件设备。金蝶友商网提供一个月不计费试用期，鸿顺捷电子公司着重考察金蝶在线会计和进销存的数据信息访问效率、操作界面设计是否合理、系统服务是否稳定性以及服务商应对用户投诉反应情况。同时，金蝶对鸿顺捷电子公司财会人员开展培训，操作界面提供了免费操作视频进行学习，让财会人员熟悉操作系统过程，从而更快地运用云计算的财会信息系统。

（3）完善功能。鸿顺捷电子公司根据试用产品体验情况，结合业务需要，横向和纵向扩展云服务商的产品功能。随着鸿顺捷电子公司快速发展，业务逐步变化，为满足信息化需求，公司和云服务商紧密联系，适时增删功能模块，根据反馈的建议，促使云服务商改进升级信息系统。通过试用体验，鸿顺捷电子公司充分利用“在线会计”的基础上，引入了“在线进销存”系统，搭建了公司的ERP系统。

（4）签订服务协议。完善产品功能后，鸿顺捷电子公司应与金蝶友商网签订合同，明确双方权责利，规定服务内容、计费办法、隐私性、安全性、违约责任等条款。服务商一般承诺产品会合理改造用户的处理流程和效果，假如未达到预定效果，可以依据合同进行赔偿。

（5）售后服务。对鸿顺捷电子公司而言，实施云计算会计信息化时，可能遇到许多问题需要服务商解决，所以，选择服务商要重点考虑售后服务情况，比如系统维护及升级情况等。假如发现有关问题，科技史向服务商反映，让服务商及时解决有关问题，不断完善和升级会计信息化系统，即可以节省公司开支，也为服务商获得较好的评价，建立良好的合作关系，实现“双赢”目标。

（四）基于云计算的会计信息化在鸿顺捷电子公司的应用效果

（1）降低了云计算的会计信息化建设成本。传统会计电算化模式下，经营企业需购买会计软硬件及专业服务，所以，企业投资需付软件、硬件与服务费用，而对会计信息化建设没有这些成本，而且改进业务流程节省的人力成本也没有考虑在内。本文以3年作为建设周期，分析云计算模式的成本费用，如表1所示。

表1 传统模式与云计算模式与显性成本比对单位:元

表2 表1传统模式与云计算模式与显性成本比对

由以上信息可以得出，鸿顺捷电子公司选择云计算的会计信息化比选择传统会计信息化，节省了很大的显性和隐性费用。随着云计算技术的不断成熟完善，将会大大增强产品性能和减少租赁费用，而传统模式计算机建设省级维护成本将逐年增加，两者的成本差距越来越大。

（2）提高了财务部门工作效率。云计算的在线会计代替传统模式后，鸿顺捷电子公司解决了部分会计核算的问题，大大提升了会计核算效率。制订了核算制度文件，统一规定了核算办法、设置会计科目、往来单位代码，减少了公司间对账发生的纠纷。统一了财会报表格式，规定财会报表样式，明确的规定了分公司上报总公司财务报表的时间。另外，总公司财务部随时可以浏览分公司的账套，核对分公司账目，有效方便监控分公司的财务，发现问题能够及时协调整改。总公司减少了派财务人员到分公司审计的次数，每年减少了10000多元的出差费用。

（3）优化了财会业务流程。利用在线会计和进销存系统，鸿顺捷电子公司建立了ERP系统，实现整体信息化，强化了财务和业务信息一体化，优化了企业管理程序，提高了财会管理效率。比如采购管理，鸿顺捷电子公司可以按照系统总要求及时掌握销售订单和库存信息，算出采购原料的数量和种类，向采购人员发送采购订单，大大提升了采购效率。比如库存管理，按照订单和出货信息，系统清晰显示库存产品，使采购和销售人员随时查看库存情况，合理安排销售和采购业务。企业库管员根据进出货信息，强化库存管理。比如销售管理，销售员能够在线访问客户数据，利用预测销售机会、潜在客户管理、查询产品价格等功能，及时找到商机和销售机会，提高交易成功率。

（4）提升了财务分析和决策支持能力。鸿顺捷电子公司除利用财务系统数据外，还可以深度挖掘相关信息。利用云计算下的会计信息系统将零碎的财务、业务信息集中到数据库中，利用财会管理分析系统获取敏感或重要的信息，及时了解公司经营情况，发现存在的问题，提出有效的措施加以整改。同时，鸿顺捷电子公司按照总公司预算，根据各部门和各分公司考核目标，制定责任考核表，分析执行中存在的差异，存在的原因，并提出有效的办法，及时调整公司运营管理措施。

三、基于云计算的中小企业会计信息化发展建议

（一）政府要打造优良的环境

（1）制定有关标准及法规。政府应深入调研国内云计算市场，全面掌握云计算服务商提供的技术服务及收费标准，了解企业对云计算的认识程度，广泛征求意见制定云计算的会计信息化标准，并根据云计算的发展变化不断完善标准。要积极学习国外先进的云计算标准，推动建立国内标准。目前云计算在国内还是新兴产业，有关规章制度不够完善，需要加快规范市场秩序。比如在云计算数据安全方面，政府要完善云计算安全等级制度，建立云计算安全体系。

（2）加强监管云服务商。实施云计算会计信息化后，企业财务信息都存储在云服务商，政府严格监管云服务商，有利于保证数据信息的安全。要建立资质审查制度，严格审查云服务商资质，保证云服务商技术的安全。定期复查已获资质的云服务商，发现问题及时叫停，整改达标后方可运营。要引入第三方监管制度，实时监控云服务商，设立意见反馈部门，及时听取用户意见建议。

（3）建设国内自主云计算平台。当前，我国企业会计信息化水平与国外发达国家还存在不少差距，政府需要加大云计算会计信息化投入力度，改善云计算发展环境，推动普及企业云计算会计信息化建设，使国内企业共享信息化成果。所以，推动云计算建设发展，政府需要统筹规划，整合资源，集聚资金、人才、技术，建设发展云计算平台。从而降低时间成本，减少云计算开发风险。政府也可以成立产业基金，对计算开发商进行补贴，指导云计算市场有序的发展。

（二）云服务商要提供一流的服务

（1）强化安全防护措施。云计算安全问题源于两个方面：一是黑客恶意攻击破坏，二是服务商信息越权使用，所以云服务商加强安全防控，需要制定对外对内防控措施。在对外防控方面，应做好数据加密和存储工作，防止外来黑客攻击数据库，即使遇到攻击也要做好备份，保证云服务的稳定性。在对内防控方面，采用分级权限管理方式，预防服务商“偷窥”客户数据信息，一般将维护人员设定两级，一级是普通维护人员，负责服务器正常运转，但是没有机房门禁权限;一级是核心工作人员，能偶登录机房主机，需要遵守操作流程，严格监控云计算的设备运转。

（2）健全云计算功能。伴随中小企业快速的发展，日常财务管理的需求越来越高，对财务预算、决策支撑的需求愈加强烈。所以，服务商要提升云计算技术能力，开发在线会计功能，拓宽服务领域。服务商还要提供个性化服务，让中小企业客户根据需求随时调整服务功能。云服务商还要针对不同公司的需求提供咨询服务，从而更好地服务企业财会业务。

（三）中小企业要强化自身建设一是转变思想观念，抢抓发展机遇。由于中小企业大多面临信息化建设基础薄弱、技术人才匾乏、资金不足等问题，加之市场竞争剧烈、信息化业务流程亟需改进等，都倒逼中小企业加快会计信息化建设，所以，中小企业要转变思想观念，抢抓发展机遇，完善企业信息反馈制度，提升企业经营效率。随着云计算的发展，改变了信息化需付出的大量成本，云计算已逐步成为中小企业信息化的主流趋势，所以，中小企业管理层要转变思想观念，认清发展形势，抢抓云计算给企业发展带来的机遇。二是选择适当的云服务商。中小企业需要规划好哪些部分业务开展云计算，再具体功能需求，综合考虑服务类型、质量、价格等因素选择适当的云服务商。另外，中小企业与云服务商签订服务协议，详细规定双方的权利责任，并附云服务商服务不达标时的赔偿标准，从而防范云计算市场的风险。三是强化数据安全措施。对企业来讲，财会信息都储存在云服务商的存储器中，尽管云服务商通过数据加密、备份等技术,但仍无法保证信息绝对的安全，所以，企业也要做好数据信息备份工作，防止意外原因丢失数据信息，造成不必要的损失。四是培育云会计人才。企业建设会计信息化，只是云计算会计信息化系统是不够的，必须拥有合格的人员，适应云计算的操作。因此，企业引入云计算会计信息化系统，也要加强培训财务工作人员，学习有关云计算财会信息化的知识，能够熟练操作云计算会计信息化系统，更好地提高企业经营效益。

［1］卢加元：《云计算环境下会计信息化应用风险与应对策略研究一一基于中小企业云服务选择视角的分析》，《中国注册会计师》2013年第12期。

［2］吕橙、易艳红：《云计算在会计信息化建设中的SWOT分析》，《商业会计》2013年第7期。

（编辑张芬）