关于高校教学档案管理中存在的问题分析及对策探讨

摘要：随着高校教育管理事业的推进，提高档案管理的工作质量、完善档案机构的组织建设、弥补档案工作中的发展问题已经成为摆在档案工作人员面前的几大阻碍。特别是受到高校生源的扩招，高校内部具有教学、文化、科研的档案资料越来越多。本文针对高校教学档案管理的发展现状、价值意义、存在的问题及其强化对策进行探究，供大家借鉴参考。

关键词：高校 教学 档案管理 价值 创新 发展

顾名思义，高校教学档案管理指的是学校在教学工作中，所保留和留存下来的一系列有参考价值和学习经验的档案资料。包括文本档案、影像资料等多个方面。随着高校教育管理事业的推进，越来越多的文字、图表、声像聚集在一起，以多元化、精准化的形式，体现出学校对教学活动的真实记录。

一、高校教学档案管理工作的价值含义和发展现状

高校档案管理是学校教学工作中的发展基础，它们以文字、图片等不同的表现形式，记录着学校教学工作的发展历程，也映射出了一个学校的未来发展，同时更成为了衡量学校竞争力的重要指标。在这种管理模式下，高校教学档案管理中是否到位，成为了高校衡量档案的重要标准。而同时，提高档案管理的工作质量、完善档案机构的组织建设、弥补档案工作中的发展问题已经成为摆在档案工作人员面前的几大阻碍。

从当前高校教学档案的发展现状上看，高校档案工作面临着全新的发展趋势。档案工作包括从事招生、科研、教学、管理等一系列活动的价值呈现。在党群档案、科研檔案、教学档案、学生档案、设备档案的融合上，高校教学档案面临着从纸质到电子档案的发展趋势。纸质档案和电子档案之间存在着一定的传输关系，因此呈现出了三大发展现状，暨档案资源积累过程缓慢持续、档案管理过程阶段发展、档案管理活动存在依附、档案管理存在封闭性。

二、简述高校教学档案管理中存在的问题

尽管档案管理工作具备如此重要的发展趋势，但是受到高校生源的扩招，高校内部具有教学、文化、科研的档案资料越来越多，存在着一系列的问题，具体分析如下：

（一）教学档案管理队伍水平相差较大

在档案管理的过程中，选配高素质、能力强的档案管理人员，对档案教学工作起到至关重要作用。教学档案管理工作人员大多数由非专业人员兼任，所以在发展制度上，存在着参差不一、更新缓慢、培训较差，使档案收集整理遭遇到了很大的麻烦，无法实现预先设想的统一管理，同时存在着档案管理不足的发展问题。

（二）高校档案管理规章制度不够健全

在高校档案管理系统的统一流程中，由于高校教学工作的复杂性，所以在具体的问题上，容易出现了较大的责任疏忽，一旦工作出现失误，那么在出现档案遗失、档案损伤问题的同时，高校内部工作容易出现相互推诿、消极怠工的发展现象。工作系统不够完善，高校档案管理制度也不够健全，难以实现出档案归档工作的最大效能。

（三）档案利用在实施作用中效果单一

在一些高校档案工作中，利用档案存在着诸多的对接漏洞。在当前档案管理的队伍建设中，因为档案工作最初存在于各个部门，所以在程序上存在着千差万别的特性。再加上档案记录与收集的间断使档案的时效性逐步下降。难以实现档案制度管理发展的完整性、功能性和多样性。

三、 增进高校教学档案管理对策的具体策略

（一）提高档案管理人员的综合素养

要想增进高校教学档案管理工作，提升高校档案人员的管理水平和业务能力，夯实档案事业的发展基础，档案管理人员综合素养的提升要从两个方面来进行。

一方面，高校教育管理者要加大对档案人员的培训力度，使高校档案工作能够在专业、严谨的教育工作者手中呈现出勃勃生机。除了要让档案管理者具备良好的档案学科知识，还要使他们具备对电子档案、数字化档案馆建设的创新能力，使高校电子档案管理成为未来的发展趋势。另一方面，要加强对电子档案管理信息的保护，以原始性、真实性、安全性作为信息化建设的发展基础，创造一个安全、健康、完善的档案储存环境。

（二）建立完善的教学方案管理系统

在高校教学管理的监督策略上，要在分散混乱的招生工作之初就设立档案管理的初级统筹，抓住学籍档案管理的核心要点，对教学档案工作中涉及的招生秩序、课程评价、维修保养、专业转移进行一系列的推进。通过时间、届别、院系等不同的节点内容，来区分相对混乱的管理秩序，避免在统计数据、部门记录的过程中，出现误差。在教学档案的管理系统中，进一步明确“责任到人、管理到户”的发展依据，建立明确的教学档案评价体系，将评估和测评结果和档案工作人员的绩效分红挂钩，确保高校教学工作和教学档案管理能够出现同步的发展局面，进一步加大高校管理者对档案教育管理的监督职能。

（三）加大电子档案管理安全防护

要在电子文件信息的原始期开始，就对其进行严密的监管。通过聘请专业技术人员等形式，利用高新电子技术，对电子文件的生成工作保持科学的跟踪记录。进一步制定文件生成和办理的流程控制程序，分别从电子文件的生成、校对、申发、承办、接受等不同的阶段，办理交接手续。从硬件设施完善和软件管理净化上入手，更好的教科研事业做好服务。

四、结语

综上所述，高校教学档案管理是高校进行行政管理和教学管理的重要资源，通过分析高校档案管理中存在问题，高校能够建立起一系列行之有效的教学措施。广大档案管理工作者要秉承着与时俱进的发展态势，进一步完善档案信息建设内容，从而确保档案工作能够沿着信息化、标准化、服务化的发展方向进行。

参考文献：

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[2]王涛，唐曙光.浅论高校电子档案管理的优化策略[J].兰台世界，2011，（09）.

[3]利淑英.地方高校电子档案管理存在的问题及对策[J].广西教育，2010，（21）.

[4]杨菊洪.数字化校园建设背景下高校档案信息的优化管理策略探析[J].科技情报开发与经济，2011，（27）.

（作者简介：李艳平，最高学历：硕士，毕业院校：河南农业大学，研究方向：档案类，单位：中原工学院亚太国际学院。）