关于正确区分文书和人事档案材料的几点体会

邓婕

【摘要】在我国长期发展的过程中，对于档案资料的管理一直以来都是档案部门的重要工作内容。同时，随着我国社会不断的发展与变革，文书与人事档案材料已经成为了我国档案的主要组成部分。但是在实际的管理过程中，有很多的人都存在着文书与人事档案材料无法分清的现象，进而导致在管理的过程中出现很多的错误，增加了相关工作的任务量及难度。

【关键词】正确区分；文书；人事档案材料；体会

在我国档案材料的管理过程中，文书与人事档案材料是其工作的主要組成部分。但是在现行的档案管理过程中存在着资料不全面、规整不规范等情况，因此就造成了一种原本应该归纳到文书档案中的一些材料却被归纳到人事档案材料中的现象。对此，就需要加强对文书以及人事档案材料的区分的，通过寻求二者之间的区别来有效的划分的文书与人事档案材料，进而增加相关管理工作的有效性。

一、文书与人事档案材料的基本概念

文书是反映中国共产党党务、相关行政管理等工作的档案，其中记录了一个社会组织所从事的各项管理类的活动情况，其主要包括了一些常见的批复、会议记录以及简报及各项工作计划等。文书档案中主要是对相关组织或者是单位的信息，通过使用文字及图表等方式直接记录下来的一种具有完整体式及处理程序的信息材料。

人事档案则主要记录的是一个人在一生当中的主要工作经历，同时还包括相关的政治面貌、行为品性以及工作业绩等等。人事档案的作用在于对转正定级以及办理养老保险等相相关的工作的证明，同时记录每一个人在不同时期的工作情况，进而能够给予相关用人单位一些参考的价值，主要是对个人的情况进行简单的概括。

二、文书与人事档案的联系

（一）共同性

文书与人事档案的来源都是人们的社会实践活动，且其中还蕴藏着很多密不可分的联系。单位干部的任免以及工资的调动等会产生很多的会议记录，相关的调查情况材料以及请示报告等，其中的某些材料是存入到文书档案中的，而某些 材料则是会存入到人事档案中的，因此这两种档案之间存在着一定的联系且不可分割的。

（二）本质属性相同

文书档案中记录的是国家机关、企事业单位或者是个人在管理活动的过程中自然形成的一种文件材料，是对事件的记录而非编写。同时，认识档案材料也是在人事管理活动中所形成的一种的记录工作人员的经历、工作及思想品德等各方面情况的资料，同样也不是人为进行编写的。因此，文书档案与人事档案有着相同的本质属性特征，都是对具体实践的记录而非的编写。

三、文书与人事档案材料的区分

（一）材料的形成单位

若材料的形成单位是由组织或者是由一些人数较多的集体通过开展社会活动而形成的，即作者为某某单位。同时，相关材料中所叙述的主要内容与而是本单位，则该材料就归入为文书档案之中。但是如果这个材料是以个人的名义来表示的，其中所描述的相关事宜也是围绕着个人而展开的，则这个材料则归属于人事档案材料之中。因此，可以通过看材料的形成单位是个人还是集体来区分该材料应归属于人事档案材料还是文书档案之中。

（二）文件处理的完整程度

通常情况下，认识档案在文件内容的完整程度及完整性上要高于文书档案，对此就可以通过查看文件内容的完整程度来区别是文件档案还是人事档案。此外，人事档案在管理的过程中其重点内容是原始相关材料中对个人信息的延续记录，或者是单位对于个人所进行的人事处理的相关证明材料等等。因此，在一份文件材料的形成过程中出现稿件草拟、修改、定稿、负责人签字甚至是有效的盖章等，则这份材料就应该归属为文书档案。文书档案一经上级的审核与签字之后就会转化为原始的记录凭证，且需要做归档处理。

（三）文件材料所涉及的内容范围

通常情况下，对于记录机关单位中各项工作及发展的文件，无论其所设计的范围大小，都可以归属为文书档案之中。同时，通过个人的行为以及相关单位奖励为形成的文件资料等都可以归纳为人事档案。且记录着个人资料的相关材料以及对工资的调整、审批等相关资料都能够用作人事档案材料。因此，通过查看文件材料的内容，根据其所涉及的范围来断定这份材料是属于文书还是认识档案材料。

（四） 材料之间联系的紧密程度

一般来说，文书档案中的材料是完整的，其中所记载的内容从事物产生的原因一直到最终的结构都是完整的。因此，在文书档案中，各个材料之间的联系是十分清晰及明确的，所有的材料都有可以调查的来源，进而促使整个文件处于一种完全透明、公开化的程度。例如：单位对于个人职称的评定过程，其文书档案中所包含的相关材料以及参评人员的名单、评定的程序等等都有着十分严格的要求。而对于一些个人通过努力所获得的奖励或者是相关机构的认证等则都属于人事档案材料，这些材料中主要凸显出了个人的主体性作用，相关文件的内部关联性并不强。因此，在区分文书与人事档案材料的时候，则可以通过内部材料之间的相关及连贯性来进行分析与判断，进而能够有效的区分两者之间的区别。

四、结语

随着信息技术的不断发展与提升，国家相关工作人员需要向大众普及档案的知识与文化。文书与人事档案都是国家档案管理中的重要组成部分，在管理的过程中可以通过材料中的服务对象以及具体工作内容、工作性质等多个方面进行区分，以此来促进人类社会文化的发展与繁荣。

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