浅议事业单位加强办公室档案管理的创新思路

黄文扬

摘 要：伴隨着我国经济发展水平的持续提升，人们越来越注重事业单位的档案管理工作。办公室档案管理属于事业单位管理工作中非常重要的一部分，档案管理工作的好坏与事业单位各项工作的开展紧密相关。事业单位要想获得可持续发展，那么就需要强化办公室的档案管理。文章将详尽阐述事业单位办公室档案管理的现状，并结合实际情况来探析相应的创新策略。

关键词：事业单位 办公室档案管理 创新策略

伴随着事业单位改革进程的持续推进，档案管理工作的重要性正在不断突显出来。事业单位办公室档案管理工作不仅与其内部各项工作的开展有密切的联系，同时也会对事业单位自身的发展造成一定的影响。在新经济环境背景下，事业单位要想又快又好地发展下去，那么就应该注重办公室档案管理工作，并结合自身的情况来探析相应的创新思路。

一、事业单位办公室档案管理的现状与特点分析

1.未能意识到档案管理工作的重要性。通过调查不难发现很多事业单位依然没有意识到档案管理工作的重要性，他们对于档案管理的理解仍然不够透彻。同时，由于单位领导和职工并不注重档案管理工作，从而未将档案管理工作的指标纳入到考核中。在这种情况下，档案管理工作人员在工作时也会有所松懈，他们也会认为档案管理工作对事业单位的发展无法展现出多大的功用。

2.办公室档案管理人员综合素质普遍不高。从档案管理学层面来说，事业单位的办公室档案管理工作明显具有极高的专业性，故要想做好事业单位档案管理工作，那么档案管理人员就需要具备较高的综合素质。然而，在当前情况下，事业单位档案管理人员的素质问题比较严重，这必然会影响到档案管理工作的开展。由于事业单位比较特殊，在进行人事改革的时候，工作人员的岗位会出现一定的变化，办公室档案管理岗位则会由专业能力较差的员工来担任。而对于那些专业能力偏低的档案管理人员，事业单位也没有投入一定的资源来展开培训活动，这样办公室档案管理工作的效果自然比较差。

3.事业单位的办公室档案未能及时更新。通过调查不难发现许多事业单位的档案资料比较陈旧，参考价值明显不高。同时，由于很多员工的近期相关资料未能及时更新，比如入党材料、奖惩以及晋升等材料，使得事业单位的部分无法正常开展下去，在对员工进行审核评定时，由于不具有最新的个人资料，故无法进行合理评估。

4.缺乏对现代信息技术的运用。伴随着现代信息技术的迅速发展，各种计算机技术已经被广泛运用于事业单位管理工作中。事业单位办公室档案管理工作比较繁杂，在网络技术运用过后，档案管理人员的任务明显有所减轻。然而，由于很多事业单位对档案工作存在着一定的轻视心理，且没有投入足够的资金来开展档案管理，从而无法引进现代化信息技术。然而，要想促使档案资源变得更加信息化和数字化，并达成单位内部资源共享的目标，那么就应该将新型网络技术运用于办公室档案管理中、除此之外，由于部分档案管理人员的专业能力偏低，他们未能掌握好各项信息技术的具体操作流程，故在使用设备与软硬件时会出现这样或那样的问题，使得现代化信息技术无法在档案管理工作中展现出其应有的效用。

二、事业单位加强办公室档案管理的创新思路

1.制定合理的办公室档案管理制度。制度的完善是任何管理工作的前提。事业单位要想做好办公室档案管理工作，那么就需要制定出适宜的办公室档案管理工作的有关制度体系，以此来规范办公室档案管理工作。再者，事业单位应结合自身的情况来开展办公室档案管理工作，设立相应的管理机制，并不断进行改进和优化，确保档案管理工作的各项需求均能得到满足。最后，还应该让从业人员对办公室档案管理工作有着更清晰地理解，并施行相应的约束机制来引导员工认识到档案管理的重要性。

2.促使办公室档案管理人员的综合水平不断提升。办公室档案管理工作水平的高低是决定事业单位发展的重要基础。要想又快又好地完成办公室档案管理工作，人员因素是必须要考虑的。办公室档案管理工作比较系统、综合，故其对从业人员的要求比较严苛。同时，事业单位管理者还应该理清办公室档案管理的岗位职责，并将责任落实到每一个身上。此外，要想促使档案管理人员的整体水平有所提升，那么就应该展开针对性的培训活动，引导档案管理人员学会更多的专业理论知识和技能，同时实战演练来强化他们自身的经验，不断强化他们的责任意识，以此来确保事业单位办公室档案管理工作顺利完成。

3.改进和优化档案借阅方式。档案借阅在档案管理中是比较重要的，事业单位进行档案管理主要也是为了方便档案的借阅。 当借阅效率比较高时，不仅可以促使工作效率变得更高，同时还有助于减少人工所需费用。在以前，档案借阅一般是通过人工管理来完成的，这种方式效果比较差，容易出现不按时归还档案资料的情况，这样档案的利用率自然而然会降低。现如今，各个企业均拥有其内部局域网，并且研发出相应的借阅软件，员工可以通过这些软件来查询档案资料。根据档案涉密等级的不同，不同工作岗位赋予不同的查询浏览权限。这样能够进一步简化审批过程，档案管理工作会变得愈加高效。

4.创新档案管理平台。信息化、网络化是未来企业管理发展的必然发展趋势，企业档案管理应该引进信息化管理理念。伴随着信息化技术的迅速发展，社会已经进入大数据时代，以往的纸质档案管理模式明显无法跟上时代发展的节奏。现如今，事业单位档案管理已经摒弃了这种模式，管理流程越来越简化，档案管理平台已经被人们所广泛运用。运用大数据来创建档案数据库，使得档案管理平台更具成效，办公效率也在不断提高，故事业单位应该注重档案管理平台的创新发展。

三、结语

事业单位的办公室档案管理工作与事业单位内部的管理和发展紧密相关。然而，在当前环境下，事业单位办公室档案管理工作依然存在着这样或那样的问题，使得档案管理工作无法展现出其应有的功效，这时，事业单位则非常有必要采取合理的措施，促使事业单位办公室档案管理工作更加信息化、现代化。

参考文献：

[1]康国伟，盖建波.关于政府档案管理工作中相关问题的思考[J]. 办公室业务. 2016（02） ：27-29.

[2]袁昌平.浅析政府采购档案管理工作中存在的问题及对策[J]. 现代经济信息. 2016（24） ：96-97.

[3]关亮，陈玲玲.事业单位加强办公室档案管理的创新性研究[J].办公室业务. 2013（23） ：123-125.

[4]王晶. 新形势下事业单位办公室档案管理创新[J]. 现代营销（学苑版）. 2013（12） ：41-42.