信息化视阈下高校民生档案服务利用探究

杨舒丹 杨韦洁 杨颍川

（西安电子科技大学档案馆 西安 710026）

信息化视阈下高校民生档案服务利用探究

杨舒丹 杨韦洁 杨颍川

（西安电子科技大学档案馆 西安 710026）

通过梳理近十余年来信息化时代高校民生档案研究，探讨了信息化背景下高校民生档案运行状况，提出了信息化视阈下高校民生档案模型建构，并对未来高校民生档案发展进行了前瞻性展望，以期为高校民生档案管理提供新的思路。

信息化 高校 民生档案 服务利用

高校民生档案是高校各项管理活动的历史记录。随着“互联网+”创新技术的广泛应用，高校档案工作者积极创新信息服务理念，开发档案信息资源服务民生，创新档案信息服务方式，构建远程服务协同机制，为师生提供个性化、主动性服务。

一、信息化时代高校民生档案研究综述

随着十七大对民生问题的提出，民生档案进入档案界视野，并逐渐成为学术界关注的热点。在档案馆服务社会、服务公众的过程中，围绕民生档案，尤其是信息化时代背景下民生档案涌现了大量研究成果。本文通过中国知网（CNKI），用“民生档案+信息化”作为主题词对2004年以来在信息化时代下民生档案研究成果尤其是高校民生档案研究成果进行文献普查与分析，以厘清信息化时代高校民生档案研究思路。

笔者梳理了2004年至今中国知网（CNKI）上关于民生档案信息化方面的论文，研究发现学者们主要从三个方面进行学术研究：信息化背景下高校民生档案业务探讨、信息化背景下高校民生档案管理机制研究、信息化背景下高校民生档案服务利用策略。具体表现在以下三个方面。

1. 信息化背景下对高校民生档案业务探讨。学者们围绕学生档案、学籍档案、人事档案、婚姻档案等内容，探讨如何利用信息化手段提高档案业务水平。如苏世芬[1]153提出，通过建立学生档案主页、建立学生成绩档案数据库、建立学生档案数据库等途径最终实现学生电子档案的信息化。张敬蓉[2]91-94也提出，高校档案管理必须适应信息网络技术的发展以及高校教育体制改革的要求，进行改进和创新，要加快高校档案信息化建设。努力实现档案管理现代化，是新时期高校人事档案管理工作改革的方向，也是信息化时代的必然要求。

2. 信息化背景下高校民生档案管理机制。学者们围绕档案管理理念、管理体制、管理模式等方面探讨了在信息化背景下中国高校档案发展新方向。曹媛媛[3]48-50提出，高校民生档案要坚持以人为本，增强民生档案服务意识，重视制度建设与体制创新，加强监督指导，同时，创新方式方法，全力做好民生档案工作；加强宣传与合作，扩大民生档案影响力。陈少毅[4]55-56提出，要转变档案信息资源建设模式，丰富民生档案信息资源是做好档案信息民生服务工作的关键，要转变档案信息服务理念，完善服务手段，构建高校民生档案利用体系，要健全民生档案管理体制，确保民生档案完整齐全。

3. 信息化背景下高校民生档案服务利用策略。学者们以信息化背景下完善和改进档案利用服务工作为视角，作了一系列研究。闭线林[5]70-72提出要主动适应高校发展需要，不断提升高校民生档案信息服务水平。张友菊[6]118-119提出，做好高校民生档案远程利用服务推进工作，要完善网络系统建设，搭建畅通的远程利用服务平台；开展档案利用需求分析，不断丰富远程服务内涵；优化服务流程和规则，探索建立远程利用服务运行过程。

由此看出，学者们从多个层面、多个角度对信息化视角下高校民生档案进行了研究，但是研究发现，现有研究多囿于业务方面的理论层面，对于远程系统下的高校民生档案服务利用仍缺少系统模型式建构，仍未形成示范性效应机制，高校民生档案服务利用任重道远。

二、信息化背景下高校民生档案服务利用运行分析

信息化背景下民生档案信息资源整合与服务的发展过程分为三个阶段[7]44-50：第一阶段（2008—2010），民生档案资源整合与数字档案系统建设时期；第二阶段（2011—2013），民生档案资源融合与协同服务平台建设时期；第三阶段（2014—今），民生档案资源互连互通互信社会服务创新时期。相较于社会化的民生档案，高校民生档案作为承载高校发展过程的记录，在信息化背景下其服务利用程度发展参差不齐，社会化进程相对较慢。笔者且从高校民生档案资源的整合与挖掘入手，探讨其服务利用机制。

1. 高校民生档案资源整合。随着档案事业的发展，高校档案管理制度日益完善，并逐渐向科学化、规范化方向发展。高校档案从内容到形式也逐渐多样化，除了承载高校发展真实记录的实体及影音档案外，还包括口述历史档案、国家记忆和城市（乡村）记忆工程、非物质文化遗产建档等形成的档案。

如何对已有档案资源进行整合，为档案利用做好基础工作，也是目前档案工作的重要内容之一。现阶段，高校民生档案资源仍处于不断扩张不断充实的阶段，在对归档范围、内容及形式的认定上正在进行改革创新，同时，档案数字化建设对档案资源的整合提供了更加高效快捷的途径，为服务利用工作奠定了良好的基础。

2. 高校民生档案资源挖掘。资源挖掘是服务利用的基础工作，在信息化和文化多元化背景下，档案服务不仅仅局限于被动服务，除传统档案服务工作外，更多的是进行主动服务，推送用户感兴趣的服务内容。而高校这个特殊机构，除承担学校建设和人才培养之外，其社会责任也是业界一直以来讨论的热点问题。在此背景下，高校民生档案资源深入挖掘也承担着各项社会责任及文化推广责任。

3. 基于信息化视角的高校民生档案服务利用。信息化背景下的高校民生档案服务利用系统应是一个标准统一、操作灵活、体系结构开放、易扩充、易维护、安全、稳定、可靠的档案信息化服务利用管理平台，其功能涵盖档案服务利用管理工作的整个业务流程，包括档案的采集、处理、归档、存储、组织、发布、利用及数字资源挖掘管理全过程，并与学校数字资源平台、OA系统、教务管理系统、信息门户等无缝链接，实现分布式异构数据的集成管理与资源共享，建设高校民生档案资源服务体系，提升民生档案利用范围和利用效率，提高用户服务满意度。

传统的高校民生档案服务利用主要包括综合档案管理、学生档案管理、学籍档案管理、人事档案管理和各类认证及证明办理。信息化背景下，传统档案服务利用被集成于档案服务利用系统，并随着档案服务利用系统的推广及普及，档案归档方式从传统的人工归档制定目录方式，转变为基层档案员在档案管理系统立卷，专职档案人员审核入库的方式。由此而来，档案查询更加快捷方便，纸质档案损坏程度大大降低。由于高校的特殊环境，档案服务利用系统与学校其他平台对接后，提升了数据的原始性和一致性，提高了采集效率，进一步提升了民生档案服务效率和服务质量。

在内容、过程管理及服务中建立良好的管理机制和服务响应机制，不仅从量上提高了服务效率，同时也从质上提升了服务品质。业务办理每个环节的提示功能，做到对用户业务申请的及时反馈；利用互联网的服务模式，降低了传统档案业务现场接待压力；与学校信息系统共享后，简化了业务办理手续，缩短办理时间，降低办理成本，做到了绿色办公，环保节能。

在满足传统档案服务利用需求的基础上，进一步完善推进新的服务利用内容也是目前民生档案的研究内容，许多高校在开展传统业务的同时，建立了形式各异、极具高校特色的馆藏数据库，推送各类相关服务，进一步推进了高校民生档案服务利用的发展。

三、信息化视阈下高校民生档案服务利用模型建构

大众用户档案服务利用需求特点主要包括以下几个方面[8]45-48：多样性、个性化、知识性、模糊性。高校民生档案服务利用系统用户除具有传统档案业务服务需求特点外，同样也具有以上特点。

传统的Web服务模型的解决方案中包括三种角色，对应到档案服务系统中分别是用户、Web服务和档案员，传统业务办理由用户提交申请，档案员人工完成业务后，反馈给用户。基于信息化背景下的服务利用系统扮演了服务中心和数据中心的角色，是对档案员烦琐工作的自动化和智能化，同时也是特色档案资源挖掘的推送平台及个性化服务平台。

针对用户需求特点，此模型中，用户通过Web服务查询服务内容，或进行公开信息查询。用户提交业务申请后，Web服务会将申请提交给档案员，服务中心在后台受理之后，通过服务利用系统及数据共享中心获得相应数据和输出结果等操作，并通过数据审查及结果审查等流程，再次通过Web服务对用户进行办理进度和流程的反馈，使用户及时了解业务办理状态及进程。同时，用户可以根据各项反馈结果及时对服务进行评价和监控，将建议通过Web服务直接反馈给档案员，档案员可以根据实际需求和合理建议及时对Web服务进行调整，包括重新定义服务内容、增加服务、减少服务、个性化服务，同时后台服务利用系统对业务流程进行调整，以适应用户和档案业务实际需求。

该模型在前台对用户只呈现服务内容和办理进程，由系统或档案员在后台进行响应，不再采用传统手工业务办理模式，而是通过服务利用各个子系统子模块进行数据调用审核、结果输出审查等流程，降低了业务流出错率，提高了数据的一致性，提升了服务质量，同时与用户互动更加频繁有效，让用户更加了解档案业务办理流程，增强工作人员和用户之间的沟通，提供了多种沟通渠道，对档案业务提升也起到了积极的作用。

信息化民生档案服务利用系统以数字化档案资源平台为基础，在资源整合和共享的模式下，分析用户行为特点，不断调整服务利用模式的现代化服务模式，同时，节约人力成本，使其有更多精力进行特色档案资源挖掘，如许多高校正在建设的红色档案信息专题服务、校园文化档案信息专题服务、校园名人档案信息专题服务等，为建设和谐校园及校园文化建设提供了更多角度和更多形式的展示，为用户提供更加主动、更加直观、更加有冲击力的获取方式，同时，也扩展了用户范围，为高校档案资源社会化和共享提供了更加便捷的途径。

信息化背景下高校民生档案服务利用模型

四、信息化时代高校民生档案发展展望

信息化时代，随着“互联网+”信息技术的广泛应用，为高校民生档案利用提出了新的课题。高校档案部门要创新工作理念，不断地在档案管理体制、档案技术创新和档案政策创新上力求突破。民生档案作为高校档案的重要组成部分，是维护师生利益的原始凭证，是反映师生最关心、最直接、最现实问题的重要信息资源。做好高校民生档案这篇文章对于高校档案管理部门的生存发展至关重要，因此高校民生档案要打好“民生牌”。“互联网+”时代，高校民生档案服务利用如何发展？笔者认为，可以从以下几点来考虑。

1. 做好民生档案信息资源库。民生档案来源渠道多，数量大，利用需求量大，利用需求多元化，因此，高校民生档案专题数据库建设是一项系统而繁杂的巨大工程。首先，档案部门要做好民生档案的守门人，以当前和未来的需要作为民生档案工作的努力方向，积极拓宽收集渠道，保证民生档案的齐全性和完整性。其次，以利用需求为导向，优先建设利用率高的民生档案基础数据库，满足师生最迫切的需求。再次，本着资源共享的原则，与相关民生档案部门联合建立民生档案共享资源库，形成多部门联动机制，有效满足利用需求，提高民生档案信息资源的深度和广度。

2. 建立高校民生档案远程共享服务利用机制。高校民生档案共享服务平台则是推进构建其远程共享协同服务机制的基础和手段。聂勇浩提出，上海市民生档案远程协同服务经历了馆际协同阶段、全区通办阶段和全市通办阶段，已经形成了“就地查询、跨馆出证、馆社联动、全市通办”的格局[9]73-77。高校档案部门要以此为目标，以档案部门管理系统为基础搭建共享服务平台，充分利用现有资源，联合相关民生档案部门，形成联动机制，推进民生档案融入民生服务的新模式。当然，机制的构成不是一蹴而就的，需要管理、技术和政策的全力支持，以此构建高校民生档案远程共享服务利用机制，有效满足利用需求，实现馆藏资源的价值最大化。

3. 实现高校民生档案数据资源主动推送。高校档案服务要坚持以人为本思想，转变传统的“重工作使用、轻个人利用，重为学校管理服务、轻为师生个人服务”观念，档案利用力求简化流程、制度规范、快捷方便。面对不断提升的用户需求，“互联网+”时代，利用不断强大的技术手段，主动为师生推送满足其需求的档案服务，加强对档案信息的综合深度开发，提供深层次、高质量档案信息产品，努力把“死档案”变成“活信息”，把“档案库”变成“思想库”，更好为学校决策、管理提供参考，发挥档案资政作用。同时，提高师生的满意度，提高档案部门的美誉度，提高档案部门与学校其他部门的工作联动力，推动学校事业的长足发展。

信息化时代下，高校民生档案信息利用服务不仅需要技术的创新，也需要管理上的革新。高校民生档案利用服务要顺应档案利用主体和利用需求方式转变，通过信息化手段，扩大档案部门的影响范围，提高档案利用的查全率和查准率，方便快捷地为用户提供贴近实际需要、满足其信息需求的档案服务。

[1]苏世芬，彭宝光.高校学生档案管理探索[J].中国科技信息,2005（6）.

[2]张敬蓉.对高校人事档案管理工作的一点思考[J].康定民族师范高等专科学校学报，2009，18（6）.

[3]曹媛媛.高校民生档案管理刍议[J].陕西档案，2015（3）.

[4]陈少毅.创新高校民生档案服务促进和谐校园发展[J].办公室业务，2010（4）.

[5]闭线林.高校民生档案信息服务面临的问题及其对策[J].山西档案，2015（6）.

[6]张友菊.高校民生档案远程利用服务推进策略之我见[J].兰台世界，2015（2）.

[7]宋懿，安小米信息惠民视角下的民生档案整合与服务研究[J].档案学研究,2016（1）.

[8]李莉面向大众需求的数字档案馆信息服务模式研究[J].兰台世界,2016（17）.

[9]聂勇浩，郭煜晗.在信息时代构建民生档案远程协同服务——以上海市为例[J].档案学通讯，2016（2）.

Research on the Utilization of Universities'Livelihood Archives Service from the Perspective of Informationization

Yang Shudan,Yang Weijie,Yang Yingchuan
（Archives of Xidian University,Xi'an 710026,China）

After combing the studies of universities'livelihood archives in the information age in recent 10 years,this paper discusses the running status of universities'livelihood archives,puts forward model constructing strategy of the universities' livelihood archives from the perspective of informationization,and carries forward prospects of future development,in order to provide new ideas for the management of livelihood archives in universities.

informationization；university；livelihood archives；utilization of service

G273.5

A

2016-12-29

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.08.09

西安电子科技大学工会研究课题。

杨舒丹，西安电子科技大学档案馆副馆长，研究方向为档案管理。