浅谈教育系统人事档案管理

（山西省朔州市怀仁县教育科技局，山西朔州，038300）

摘 要：干部人事档案是国家机关和企事业单位在人事管理活动中产生的用于记录干部职工个人信息、学习工作经历、德行成绩以及工作考核表现等诸多个人信息，并以个人为形式存放于单位专门档案管理部门的记录。本文主要分析了当前教育系统档案管理的现状以及在运行过程中出现的问题，并提出了解决的几点对策。

关键词：教育 系统 人事 档案 管理

干部人事档案的整理、搜集、管理工作无论是对个人还是对单位的发展都发挥着越来越重要的作用，尤其是当前数字化档案管理模式逐渐推行以后，干部人事档案的归集整理就显得日益必要。然而现阶段档案管理工作依然无法满足现实需要，迫切需要得到社会的更多重视和关注。

一、教育人事档案管理的重要性

教育系统干部人事档案管理是人事管理的重要组成部分，真实地记载了干部个人信息，同时又可以为干部人事管理及建立科学合理高效的人才队伍提供重要的信息参考。具体来说，包括两个方面的重要意义。一方面是准确地记载了教师干部个人的详实情况。包括教师的个人简历、求学经历、知識结构、职称等级、教学科研情况以及所获荣誉奖励等等真实情况，这也能够最直观地反映出一个人的德能勤绩廉等各方面的表现。另一方面可以为教育人事管理部门干部决策提供最直观的参考依据，能够加强对教师、干部的科学化管理。教育系统干部档案作为教师管理的重要组成部分，是教育相关部门加强教师队伍管理水平，推进教师干部队伍建设的重要决策依据。通过教育系统干部档案，从局部上可以分析出教师本人的综合水平，从总体上也能够通过对一个学校乃至一个地区教师档案的分析，得出当地教师总体结构、总体水平，对于分析当地教育总体状况、合理调配教育资源、科学决策具有重要的作用。

二、教育系统人事档案管理过程中存在的主要问题

在数字化、网络信息化的时代要求下，教育系统人事档案管理工作面临着新的形势，当前的干部档案管理呈现出了明显的落后性，已经远远不能满足新形势的要求，具体来说，主要存在以下几个方面的问题。

（一）重视程度不够高。从档案管理工作的实际情况来看，在基层往往存在着对干部档案工作重要性的认识程度还不够，档案管理的意识还不强。具体表现在档案管理干部队伍的素质不高。目前档案管理人员一般都是离退休或者即将退休的人员，档案管理的理论知识不够、理念不先进、管理的技术也不先进，不能符合档案管理的要求。而且物质保障不及时。正是由于重视程度不够，所以档案管理经费严重不足，必要的档案管理物质、场所、设备条件落后，不能满足新形势的要求。

（二）管理水平不先进。档案管理的体制机制不够先进、顺畅。当前教育系统干部人事档案基本上还停留在手工记录为主的形式。尤其是基层档案管理机构还存在着破旧纸质实体档案管理的情况，不利于档案的查询、存储，也不利于档案在教师、干部管理过程中作用的发挥。另外，干部档案的信息化管理水平不高，当前利用计算机网络技术对教师干部档案进行科学化管理的水平还不够。

（三）档案搜集不规范。由于历史及基层实际情况，在当前尤其是之前干部人事档案管理过程中经常会存在档案材料失真、错漏、前后矛盾、不一致等实际情况，这些档案错、缺、漏等情况造成档案管理的不完整。另外档案管理相关人事制度、管理制度、搜集整理制度等各项制度措施的不规范，也导致档案管理工作的不科学、不规范、不合理。

三、干部人事档案管理质量提升的对策措施

教育系统干部人事档案工作存在的诸多问题已经严重影响到了教育系统人事管理、教学管理水平的提高，一定程度也影响到了当地教育水平的提高，所以改进干部人事档案管理工作刻不容缓。具体包括以下几个方面的措施

（一）提高重视程度，切实提供服务保障。一是思想上提高重视程度。档案工作对于个人、学校及当地教育工作的重要性，要逐步得到个人、学校及教育管理机构的重视。认认真真地做好档案的提交、搜集、管理工作，把档案管理工作当作一项神圣的事业去看待、去实践。二是基本保障要到位。档案管理工作由于其涉密性、隐私性、科学性，所以对人员素质、存储条件、规章制度、查询措施、保密规定等都有着严格的规定，所以无论是档案管理机构还是当地教育主管部门都必须提供专门人员、专门经费、专门场所、专门设备用于档案管理工作，需要提供全方位的档案管理服务工作。

（二）改进档案管理，着力提高科学化水平。教育档案管理涉及到提交、整理、存储、查阅等复杂的程序步骤，为提高档案管理的科学化水平，必须对涉及档案管理的各个步骤环节进行及时明确、明晰制度、严明责任，确保档案工作万无一失。各个学校、教育管理部门要明确本部门专兼职档案管理员，及时做好档案的搜集提交、整理归档、存储管理、科学查阅、保密措施等各项工作。同时应该加强对干部人员素质的提升，提高档案管理人员的信息化、科学化水平。

（三）及时查漏补缺，确保档案的准确无误。一是全面清理现有档案，分门别类，进行整理。认真培训档案管理人员，制定档案运行、管理、整理、信息审核、查阅等规范流程，对现有档案进行逐一摸排整理。二是针对残缺、错误、矛盾等档案情况，应该进行严格详实的登记，对各种情况要及时与组织部门、教育主管部门、人事部门等人员进行沟通、核实，如有必要要查阅原始材料，确保归档的准确性。

总之，教育系统干部人事档案管理工作具有较高的专业性、技术性，同时又具有非常重要的现实和历史意义，涉及到每个人的切身利益，需要个人、学校及教育管理部门的所有人员高度重视，加强规范、勇于创新，形成一整套科学合理的档案管理模式，这样才能有效推进教育系统人事档案管理工作，为当地的人事管理、教育管理水平的提高提供更为重要的参考和服务。

参考文献：

[1]黄晓娥.人事档案管理信息系统设计与实现[J].黑龙江科技信息，2015，（13）：163.

[2]潘廷将，陈艳宁，黄凤妮.人事档案管理需要党员思想教育的配合[J].梧州学院学报，2013，（03）：51-53.

[3]马艳.人事档案管理系统的设计与实现探究[J].才智，2013，（02）：175.

作者简介：赵丽霞（1981.07-），女，山西朔州，本科，小教一级，山西省朔州市怀仁县教育科技局，研究方向：档案管理。