计算机技术在档案管理应用中的必要性分析

摘 要 在当前社会发展的过程中，我国电子技术以及计算机技术的应用更加广泛，因为其具有准确以及快捷的特点，所以常常被应用在社会的各个领域中，逐渐成为人们在学习以及工作、生活中必不可少的重要工具。在企事业单位中，档案信息管理具有非常重要的作用，能够有效地提高档案管理的效率以及质量。本文主要探析的内容有计算机技术在档案管理中的优势以及计算机技术在档案管理应用中的必要性。

【关键词】计算机技术 档案管理应用 必要性

在当前的档案管理过程中，计算机管理系统属于非常先进的一种技术工具，相比传统的技术，计算机处理数据具有录入准确、快捷等特点。在计算机中输入档案信息，可以将服务的质量以及工作的效率有效提高，并且还能够拷贝档案信息，输入、打印、查找以及统计拷贝记录。另外，当前的信息化技术应用在档案管理过程中，可以提高档案管理者的水平，也符合当前社会发展的趋势，更加符合现代技术要求。

1 计算机技术在档案管理中的优势

最近几年，在我国各行业应用计算机技术的范围越来越广泛，同时在档案管理中发挥着十分重要的作用。相比传统档案管理，现代档案管理技术有着非常大的优势，有助于实现档案的查缺补漏，简单便捷化查询档案的工作，同时也能够将工作质量提高，将管理工作的难度降低。在不断普及以及发展计算机技术的同时，现代档案管理也应用着此技术，并且计算机技术在现代档案管理中属于比较先进的技术，可以非常准确以及快捷地处理数据。在一定程度上，将计算机技术有效地应用在档案管理中，有助于工作整体质量以及效率的提高，也更加方便今后进行信息查找。另外，我国档案管理技术也将面临全新的挑战，同时在今后的发展中也将找到有促进其发展的模式。

在档案管理中应用计算机技术的意义，在我国发展社会经济的过程中更加明显，倘若要将档案提供给相关人员，不必要取出全部的档案信息，而只要将需要的内容取出，可以将文件查找以及提取的效率提高，也可能将文件的保密性提高。在文件传输过程中应用计算机技术，能够实现大量发送以及群发等功能，还能够将传送的速率提高，工作的整体效率也能够得到提高。在档案管理的中应用计算机技术，将会出现非常多的电子文件，其主要的载体就是光盘以及计算机软盘等材料，并且和纸质文件存在非常大的区别。

2 计算机在档案管理中的必要性

2.1 我国档案管理因计算机技术而发生时代的转变

我国科学技术的发展带动了信息技术的发展，促使我国档案管理因计算机技术而发生巨大的转变，计算机技术管理时代逐渐替代了我国传统纸质时代。在一定程度上，计算机的发展将对数字化档案的过渡造成直接性影响，电子计算机技术的有效应用能够实现自动化以及智能化的档案管理，同时还能够减少物力和人力。相比于其他发达国家，我国应用计算机进行档案管理的技术还需要不断提升，因此为了更好地发展档案管理工作，我国就应该努力创新思想，加强建设管理档案的工作团队，将技术人员的专业技能提升，同时将档案管理的效率提高。

2.2 档案管理实现自动化以及工作人员工作量降低

当前，在档案管理的过程中，有效地应用计算机技术十分必要，档案管理实现自动化以及工作人员工作量降低，因为应用计算机技术进行档案的管理，工作人员只需要在计算机中录入纸质文件，之后形成电子文档。管理档案信息的主要目的就是保存资料，因为保存的资料都具有供社会各界人士工作参考的作用。另外，在档案信息管理的过程中应用着计算机技术，可以更加便捷地提取档案信息，并且对其进行分类，更能体现出档案管理自动化的特点。同时，当前的档案信息管理理念结合符合时代发展的新理念，更加有助于将档案管理工作的效率提高，更有助于实现档案管理信息化，提高档案管理工作质量。

2.3 人们的工作、学习以及生活已经离不开计算机技术

计算机技术在我国高科技水平提高的过程中也得到一定的提高，同时人们生活水平随着社会经济的快速发展也逐渐提高了科技技术应用要求，更多地使用着计算机技术。在人们的日常生活中，都会利用档子档案管理技术来保存大量的电子文档，同时应用计算机技术能够加快保存的整体效率以及提高保存的整体质量。通常情况下，档案信息化具有“一次投入，多次產出”的特点，在一定程度上能够打破之前经费受到限制的局面，并且档案信息电子化将不会受到空间、时间、地点的制约，能够将服务的范围拓宽。另外，档案电子信息化在某些方面，还能够有助于顺利结合最新的技术。在制作传统纸质档案的过程中，往往需要很多的物力、纸张以及人力，这样不仅仅会造成环境污染，同时也会出现资金浪费等不良状况，还很容易损坏纸质的档案。在档案管理的过程中，计算机技术的应用时间不长，在应用的过程中还会出问题，但是在技术发展中，人们认知档案管理中计算机技术的程度逐渐加深。

3 结语

综上所述，当前计算机属于高科技产品中的一种，并且也逐渐在各个社会领域中得到非常广泛的应用，同时也发挥着重要的作用。在我国不断提高科技水平以及快速发展社会经济的过程中，人们生活的各方面也逐渐融入了计算机技术。人们的日常生活也会出现非常多的电子文档，倘若要将文档好好保存下来，就需要利用到电子档案管理技术。在档案管理的过程中，有效地应用计算机技术，将会产生很多的电子文件，计算机技术在档案管理今后发展过程中的作用将越来越明显。

参考文献

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作者简介

肖殿华（1975-），男，安徽省阜阳市人。1999年毕业于安徽机电学院电气工程系应用电子技术专业，现供职于安徽省阜阳市地方税务局电子税务管理中心，电子信息工程师，大学本科学历，学士学位，研究方向为网络与信息安全、税收信息化、税收大数据。

作者单位

安徽省阜阳市地方税务局电子税务管理中心 安徽省阜阳市 236009