基于“互联网+”理念的数字迎新系统的设计与实现

胡志超

摘要：基于“互联网+”理念的数字迎新系统是整个数字化校园的重要组成部分，利用现代化的网络信息技术，规范高校的迎新流程，提高高校的迎新效率，以校内网络为通信媒介助力学校迎新工作。文章介绍衡阳师范学院数字迎新系统的开发背景及功能结构，阐述数字迎新系统的设计与实现过程。

关键词：数字迎新系统；迎新网站；数据集成；实时统计

中图分类号：TP393 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（201 6129-0090-02

衡阳师范学院于21世纪初开始了新校区的建设，在向应用技术类型大学转型发展过程中，学校提出了信息化无纸办公及建设数字化校园的宏伟目标。让新生及家长从开学报到过程中就体会到学校的人性化网络信息服务，成了数字化校园的首要任务。

1数字迎新系统建设的必要性

传统的迎新工作基本是从新生进校开始的，报到流程也比较繁琐、复杂，许多信息的采集都是在迎新现场进行，耗费学校大量的人力物力财力，为彻底改变这一现状，基于“互联网+”理念建设数字迎新系统很有必要。数字迎新系统用于学校迎新、新生报到等相关的管理和服务，涉及新生报到入学的各个环节，让学生在报到之前就接触学校、了解入学前期各项信息和准备工作并熟悉和理顺整个报到流程，并对将来的学习和生活有初步的了解和规划。此外，信息化的服务也全面覆盖了学校的迎新现场，提高了新生入学报到的效率。数字迎新系统的建设将使迎新工作中的各种角色受益，有利于全面提升学校的服务能力和管理水平。

2数字迎新系统的建设

数字迎新系统包含自助迎新网站和现场迎新管理平台两部分，自助迎新网站是迎新系统的门户网站，介绍学校的各类信息和发布迎新相关信息，同时为新生提供信息采集功能。现场迎新管理平台是新生数据准备、数据共享及迎新各项工作查询统计的管理信息系统，为新生辅导员和相关职能部门提供综合、准确、实时的新生信息，实现分班、分寝、统计、查询等功能，实时反映新生报到情况。系统功能模块构成如图所示。

2.1自助迎新网站功能模板

自助迎新网站的建设目的主要是为了方便新生提前了解学校的基本情况、入学注意事项和报到流程，突破邮寄到新生手上的纸质材料的局限性；同时，也是为了采集新生来校报到的基本情况，把新生来校报到的基本信息反馈给学校各职能部门，便于学校掌握新生的动态信息，以便安排新生报到的迎新准备工作。自助迎新网站包括新生入学须知及报到流程模块、个人信息自助查询模块、互动交流、预约报到等四个模块。

1）新生入学须知及报到流程模块。在迎新网站建立虚拟校园地图，利用无人机航拍技术，为新生展现最真实的校园环境，让学生和家长未入校，先识校，报到时在校园不会迷路。同时，新生通过注册、登陆迎新网站，提前了解来校报到的注意事项、到校路线、报到校区、常用电话、到校后的报到流程和办理方法等信息，在到校前便能掌握相关细节，避免因为现场咨询而增加报到的时间。

2）新生个人信息自助查询功能。此模块主要是为新生提供各种基本信息自助查询服务，新生随时随地可以用手机通过学校官方微信公众号查询分班情况、宿舍安排、辅导员联系方式、学费批量代扣、报到手续办理进度等相关信息。

3）互动交流模块。“互联网+”的核心功能是建立连接，新生在迎新网站完成身份认证后，即可自动加入辅导员提前建好的班级QQ群，查看班级同学名单，可以在群中自由交流，增进感情，有疑问可以在群中找班主任老师权威解答。数字迎新系统可以利用QQ平台给每一个认证的用户推送消息，新生则可以通过报到答疑系统及时将自己的疑问、困难反馈给学校。互动交流模块搭起了学校和学生之间有效沟通的桥梁，实现了消息精准推送，保障了智慧迎新的顺利开展。

3）预约报到及个性定制模块。实现新生“预约报到”功能，能采集新生的来校日期、预计抵达时间段、来校人数、来校交通方式、陪同人员等重要信息。学校根据这些数据，统计出不同时间段的来校人数，安排相关的接待人员，实现“精准接新”，减少了新生和家长的中转等待时间，学校迎新有保障。新生可以通过迎新网站军训服装预约功能进行登记，学校可提前为新生量身定制了军训服装，新生再也不用担心尺码不合适，也不用排队领取军训服装。各二级学院根据新生预约数据分配宿舍，简化报到流程，让新生以最快的速度办完手续，拎包入住。

总之，自助迎新网站使新生能在到校报到之前了解相关的各种信息，同时也便于学校掌握新生的相关需求信息，以网络化、数字化的方式完成以前需要组织大量人员进行现场采集和统计的工作。

2.2现场迎新系统设计与实施

现场迎新系统设计目标是使新生报到流程设置更加人性化、新生报到手续更加简易化，减少新生排队等待时间，提高迎新工作效率，提升学校在迎新工作的管理水平和服务能力。现场迎新系统不仅改变了以往身份审核过程的手工操作，还实现了宿舍分配、绿色通道办理、新生报到数据下载及查询、报到进度的实时统计分析等功能。同时，构建了统一的数据库平台，保证了各学院数据的一致性、准确性及快速流转，实现了报到数据的实时统计分析，从而大大加快了各流程的工作效率。

为了提高系统的工作效率和准确性，衡阳师范学院迎新系统在打印通知书时为每位考生生成一个加密的电子身份标识字符串，该标识以Code128A的条形码形式打印在通知书上，数字迎新系统的所有子系统均可以通过条码扫描枪（器）读取此条形码。在新生报到环节上，新生到达学校迎新总站现场时后，只需要拿出的录取通知书及二代身份证，工作人员可以通过连接电脑的扫描枪（器）扫描录取通知书上的条形码进行新生身份的快速识别，并打印出含条形码的“新生报到程序单”并通过报到子系统自动确认该生报到。随后，新生凭条形码“新生报到程序单”即可办理各项入学手续，如：领取寝室钥匙、领取军训服装、领取生活用品、体检等。由于学校财务交费系统与迎新报到系统实现了数据的实时同步，未通过银行卡批量代扣的新生也可以在完成现场刷卡交费后，进行领取生活用品、领取军训服装和入学体检等后续环节的办理。在实施过程中，我们在各流程办理点均配置扫描枪（器），通过数字迎新系统实现了信息共享，为学生提供清晰的报道指导，提高了报到注册的工作效率。

采用数字迎新模式，可以为全体新生和学校各相关职能部门构建多维交叉一体化的协同迎新业务流程，实现数据的高度共享和流动，有效降低相关业务部门工作协调时间，规避信息交换效率低及数据不一致等问题；学生信息提前采集，实现了新生报到信息和职能部门业务信息的交互透明，保证新生入学报到工作的高效和有序，提高学生和家长的满意度；通过为校领导和各相关职能部门、辅导员提供实时准确的新生数据及报到情况查询和统计，使迎新工作更加科学和严谨。

数字迎新系统将基于“互联网+”、“大数据”等先进的理念和技术打造一个移动的校园综合信息服务平台，从根本上改變了传统手工报到的落后方式，为全校师生提供一个更加便捷、有趣的移动学习、生活环境，提供多方位的智慧服务。通过WEB方式建立起学校、家长和学生三者之间的连接，采集学生报到数据，为新生提供个性化、人性化的主动服务，大大提升了学校在迎新工作中的管理水平和服务能力。