建立领导人声像档案的做法和体会——以杨凌示范区为例

文/张乔兰

建立领导人声像档案的做法和体会
——以杨凌示范区为例

文/张乔兰

2002年3月31日江泽民总书记视察杨凌

2004年4月11日国家主席胡锦涛视察杨凌

随着杨凌示范区建设的不断深入，形成了大量的领导人档案。其中，数量巨大的声像档案能够直观地反映杨凌示范区的变化，成为领导人档案的重要组成部分

领导人声像档案是在领导人的视察、考察活动，指导工作和从事其他重要活动形成的声像材料，它产生于工作之中，直观反映了工作对象的发展变化情况。杨凌示范区是党中央、国务院立足我国农业现状，为解决干旱半干旱地区现代农业发展问题而最早设立的国家级农业高新区。成立20年来，江泽民、胡锦涛等两届总书记、两届委员长、两届国务院总理、两届政协主席以及多名政治局常委莅临考察、指导工作，先后有1000多名省部级官员前来调研参观，这在国内其他地市是十分罕见的，充分说明了国家对于农业农村工作的高度重视。杨凌示范区档案馆自成立后不久，就把领导人声像档案管理摆上重要议事日程，一以贯之，长期坚持，积累了一定的经验。

一、主要做法

（一）做好采集工作。20年来，1000多名国家及省部级领导的考察调研，形成了大量资料。如何留存下有价值的信息从而形成有价值的档案,采集工作是关键。采集工作做不细致，鉴定、分类、保管、利用将无从谈起。鉴于我馆人手紧张，没有配备专职摄影人员，我们积极主动地与其他单位或部门联系合作事宜。

一是与管委会接待办达成共识。遇有重要领导来访，接待办在通知新闻媒体的同时，也通知档案馆来人参与，这样可保证获得第一手资料。

二是与新闻媒体建立友好关系。有些政务活动，档案馆人员无法获知或难以参与，我们在获知消息后的第一时间，便与采访活动的新闻媒体主动联系，主动上门收集照片和音视频资料，保证了领导人声像档案齐全完整。

三是主动指导督促相关工作人员收集整理档案。杨凌示范区是精干高效的管理体制，许多部门一人多岗，工作任务重。为了让兄弟单位的同志能积极主动地为档案馆收集、整理、提供资料，每隔一段时间，我们就主动去这些部门找有关人员聊聊工作情况，随时掌握档案信息，为领导人声像档案的收集归档创造了有利条件。

（二）做好鉴定工作。声像资料收集后，往往许多资料还不具备档案属性，需要细心地按照声像档案条件进行鉴定。只有那些能够真实记录当时活动情况的声像资料才能成为档案。这就需要严格地筛选、比对，挑选出质量高、角度佳、效果好的进行存档。

（三）做好文字说明工作。按声像档案管理六要素（事由、时间、地点、人物、背景、作者）进行文字说明时，一定要找一位活动参与人，详细进行注解。活动参与人一般最常见的是作者，但是他不一定清楚活动的全过程，还需要与活动承办部门联系对接，以保证声像档案文字说明的准确性。

（四）做好分类工作。由于杨凌示范区是国家级农业示范区，前来考察的党和国家领导人比较多，为此，我们分门别类地建立专卷进行存档，以便于查阅利用。如，总书记考察专卷、政治局常委以上领导人专卷，省部级领导、国家部委领导卷等等。本省领导，按照省委、省政府领导，省级有关部门领导等分别建立专卷。外省地市级领导，也单独建立集体卷。党和国家领导人的纸质照片在档案盒脊背盖上标注党和国家领导人姓名明晰分类、规范管理。

（五）做好保管工作。声像档案都是从各方面采集的，来之不易，一定要保管好，只有保管好才能利用好。为此，我们专门建立了领导人声像档案管理库，采用规范的整理方法、先进的保管保护措施，来保管好领导人的声像资料。对于重要的图片、文字、录音资料全部进行数字化处理，实行电脑贮存检索。先后经过了磁带录音、防磁柜保存、光盘存储、硬盘保管等阶段，不断升级，与时俱进地采用最先进的存储手段，让声像资料随着电子信息技术的升级而不断更新，确保声像资料不受损坏，长久保存，安全保存。

（六）做好利用工作。建立领导人声像档案的目的在于利用。如有查阅，只要能说出领导人的姓名或来访的大概时间等主要信息，我们就能立即在众多的档案中很快查找到所需的声像档案。同时，为了使领导人声像档案发挥更大效用，我们还对领导人照片档案的内容进行深加工。如，按年度将领导人来杨凌考察的活动照片制成精美画（相）册，将重要的文件、讲话稿、文章和音像资料制成光盘，赠送领导一套。一方面是给领导留作纪念，增加对本地的良好印象，争取对本地的好感和支持。另一方面对当地也起到了宣传作用，使领导认识到档案工作的重要性。此外，还积极为宣传部门提供给声像档案，用作地方的相关宣传，让声像档案发挥更大作用。

1999年8月7日国务院总理朱容基视察杨凌

刘延东视察展馆

二、建立领导人照片档案的体会

一要有较高的政治素质。档案管理工作本身是一项具有较高政治性和机密性的工作。一般来讲，领导人由于身份特殊，有些档案具有一定的保密性，必须明确能否公开的界限，并严格、准确利用范围。避免乱用滥用而造成的不良影响。查阅利用时，要严格履行审批程序，弄清楚目的用途和使用范围。另外还要保证声像质量，维护领导人形象，确保声像产生正面效果。

二要有良好的职业道德。从事档案工作，具有良好的职业道德是前提。档案管理是一门专业性很强的工作，要求管理人员必须要有高度的职业责任感、良好的道德素质、办事细心的工作态度、乐于奉献的工作精神。要热爱本职工作，忠于职守，不断提高自己的职业道德修养。

三要有过硬的业务能力。档案管理人员自身素质的高低和技术水平的高度，直接影响档案管理工作的效率、质量和水平。为了全面提升档案资料管理的水平，只有全面提高档案管理人员的政治素质、敬业精神、业务素质、服务意识，才能更好地管理好档案。

四要有优质的服务意识。服务意识是提高管理人员自身工作水平的重要影响因素。随着社会时代的不断进步，档案工作者不能仅仅满足于进行单纯的档案收集和整理保存，应该逐渐提升自身的服务水平。要尽量做到主动热情、和蔼耐心、谦逊有礼，以适应档案管理人员的新要求。

收集鉴定、保管和利用好领导人声像档案是档案部门的一项重要工作。档案部门在党政机关序列中虽是弱势部门，但档案管理人员不能妄自菲薄，要坚信有为才有位。只有做好做细致做扎实本职工作，使档案发挥更大效用，才能彰显档案工作和档案管理人员的价值，从而推动档案事业健康发展。

（作者单位：杨凌示范区档案局）