仪器设备竞价采购系统的实践与探索

王 洋 洋

(北京大学 实验室与设备管理部， 北京 100871)

仪器设备竞价采购系统的实践与探索

王 洋 洋

(北京大学 实验室与设备管理部， 北京 100871)

随着国家科教兴国战略的深入推进，高校仪器设备采购数量大幅提高，在保证采购效率的同时，公开、公平、公正地规范完成仪器设备采购流程难度越来越大。为提高仪器设备采购管理效率，建立阳光、高效、节约的仪器设备采购环境，我校充分利用信息化手段，采用仪器设备竞价采购系统与现有通用设备采购业务方式相结合的方式，创新性地设计并完成了通用设备竞价采购申请数据项录入的定制化和采购业务流程的自动化方式，提出并实现了用户竞价采购可授权管理模式进而提高了竞价采购系统的操作灵活性和用户体验，建立了竞价采购系统与现有设备管理信息系统的可追溯关系并提高了仪器设备全生命周期管理水平。

竞价采购系统； 采购管理； 信息化建设

0 引 言

仪器设备是高校开展人才培养、科学研究和社会服务的重要基础设施[1]，随着国家科教兴国战略的深入推进，在“211工程”、“985工程”、世界银行贷款和其他各类科研项目的支持下，高校仪器设备水平有了显著提高，仪器设备的存量不断加大，增速逐渐加快。仪器设备快速增加，极大地增强了高校人才培养与科技创新的条件与能力，同时也对高校仪器设备采购与管理提出了越来越高的要求[2-3]如何在保证采购效率的同时，“公开”“公平”“公正”地完成仪器设备采购，是我们工作实践与探索的目标。

仪器设备竞价采购系统是应用于小额仪器设备采购的网上公开竞价采购管理系统，核心理念是“阳光、高效、节约”，是高校招标采购工作的补充，竞价采购系统核心业务是由高校、企业和中心竞价平台三者组成，借用现代信息科技技术，在充分遵循和利用市场交易基本原则并结合高校自身的管理特点的前提下，实现高校仪器设备采购网上竞价的采购、管理一体化[4-6]。目前全国多家高校使用该系统进行仪器设备采购[7-10]，我校充分利用平台特性，依据平台理念，基于自身业务实践和经验，对引入的竞价采购系统在数据规范和业务流程上提出改进方案并实现我校通用设备的竞价采购。

1 仪器设备竞价采购系统的主要功能与系统框架

(1) 系统框架的建立。仪器设备竞价采购系统是基于Web的B/S 应用系统，竞价用户与供货商用户通过浏览器访问采购系统完成竞价采购。采购系统高校用户端需搭建服务器硬件平台，服务器需要具有运行应用系统的CPU、内存和硬盘能力和部署竞价采购系统服务端的软件基础环境，同时为确保提供网络服务，需要创建域名并确保服务器网络畅通，对于校内用户可统一管理与减免用户注册，建立竞价采购系统与学校统一认证系统关联和竞价采购系统的访问控制规则[11-12]，保证教职工和学生在校内、外使用校内门户的用户名和密码可以正常登录和使用系统。

(2) 竞价采购系统核心功能。竞价采购系统建立的基本原则是：根据用户提供的可以确定产品的设备型号和规格，选择满足用户需求的最低价供货商中标，体现在系统中为竞价采购功能模块。竞价采购流程见图1所示，用户登录系统后，通过用户申购中的“竞价类”功能发布计划购买的设备申购相关信息，每个竞价单可以包含多种采购设备，每种采购设备作为一个申购条目，每个申购条目可以包含多台设备，也就是说，用户可以在一个申购单中申请采购多台不同种类的设备，每种设备还可以申购多台。在申购单填写页面，需要申购用户提交尽可能详细的设备指标参数以及截标时间、送货地点、送货时间等需求，便于供货商可以唯一确定产品并提供服务，用户提交申购单后由系统审核发布申购信息，申购信息发布后，各供应商可以在供应商界面看到用户发布的申购设备需求信息并进行报价，申购竞价截标后，用户在“用户初选”菜单下确认成交，中标供应商获得中标信息后发货，用户收货并对供货商进行评价。

图1 竞价采购流程图

(3) 竞价采购结果查询功能与跟单采购功能。竞价采购系统用户不仅可以通过系统发布竞价需求，还可以通过中标价查询功能，查询同校其他人已完成采购流程的各类通用设备名称、型号、规格、价格和中标企业，该数据发布及时准确，可以为用户购买设备选型以及预算估计提供参考，同时，该数据的发布也体现了竞价采购系统公开的特点。结合竞价采购结果查询功能，竞价采购系统实现了“跟单采购”功能，即用户可以根据查询出的其他已完成采购的设备申购，进行跟单，该功能需用户与供货商沟通当前已完成采购的申购设备是否还有货，以及是否可按照之前的申购价格供货，确定供货商可按原价供货后跟单，审核后可直接进行送货和收货操作环节，免除了厂商竞价过程，提高了采购效率。

(4) 纪委监察功能。竞价采购系统提供纪委检查角色，可以通过角色设置使相关职能部门监管通过竞价采购系统购买设备各个阶段中的竞价申购单，便于监督管理。

2 竞价采购系统功能的改进

竞价采购系统作为一个公开公平公正的仪器设备购置平台，通过简单有效的方式，完成仪器设备采购工作。为更好提高管理效率以及适应我校现有通用设备采购方式，在引入竞价采购系统的同时，设计实现通用设备数据录入的定制化和采购业务流程的自动化以提高仪器设备采购效率和管理效率，同时实现授权管理功能以提高用户体验。

(1) 规范数据录入项。在仪器设备竞价采购系统引入初期，将通用设备纳入竞价采购系统中，同时，将竞价采购流程与现有通用设备协议供货制度相结合，设计实现了通用设备采购数据录入项的规范化。首先，以下拉菜单的方式规范仪器名称、仪器品牌以及每类仪器对应的规格属性等输入项，最大限度保证用户提供的产品信息有效性。用户通过“设备名称”下拉菜单选择需要采购的设备，比如“微机”，系统默认将微机的所有品牌厂商以下拉菜单的方式提供给用户，同时将微机需要填写的规格配置项展示给用户，如显示器、CPU、内存等，用户可以根据提示填写规格配置内容，通过这种方式提高发布管理效率，如图2所示。

(2) 竞价采购业务流程的自动化。为提高竞价采购流程的自动化水平，每日指定2个时间点作为截止竞价时间，分别为中午12 h和下午4 h。用户在提出设备竞价需求时，截止竞价时间是作为必填项，以下拉菜单的方式供用户选择，可选的竞价时间是从当前开始以后的7天的每天的中午12 h和下午4 h，选取7天为最长竞价周期的原因：供货商多数可以在较短时间内确认是否有货且可以参与竞价以及可以提供的通用设备的价格，如果这个周期太长，提高了供货商竞价

图2 通用设备需求申购页面

时货品充足而竞价结束时缺货以及竞价时的金额和竞价结束时的金额不一致的可能性；另外对于教职工来说，竞价周期太长容易遗忘，耽误查看竞价结果，而且大多数情况，教职工希望竞价时间尽量短，尽快买到心仪的仪器设备。设置每天2个时间点作为竞价结束时间，对于老师，可以方便在确认的截标时间查看竞价结果，不用费力去记截标时间，知道哪一天截标进行用户初选就可以了；对于管理员，可以这两个时间节点去处理竞价不充分单子，提高管理效率；对于供货商，只要确保每天中午12 h和下午4 h之前对北大的竞价单进行竞价，就不会错过仪器竞价信息，从而使竞价更加充分。为给予竞价充分的时间，11～12 h提出的竞价单的截标时间最早为当天的下午4 h，下午3～4 h提出的竞价单的截标时间最早为次日的中午12 h。

对于竞价不充分情况的处理，第一次竞价厂家不足3家的情况下，系统自动延期一次，即如果用户设置的竞标截止时间是12 h，则自动延期到下午4 h，如果用户设置的竞标截止时间是下午4 h，则自动延期到第2天的中午12点，以确保竞价的充分性。如果延期一次后，竞价厂家仍不足3家，则由管理员判断，如果竞价不需要再次延期，进入下一竞价流程，如果需要再次延期，由管理员进行延期处理。

(3) 添加授权管理功能。为提高竞价采购系统的用户体验，实现了授权管理功能。系统默认只有教职工可以在系统中提出竞价申请，考虑到老师可能需要其他老师、科研助理或学生协助自己完成竞价采购工作，建立授权管理功能模块，该功能由授权者登录系统后将指定职工号/学号的教职工/学生设置成自己的代理人，允许代理人代表自己提出设备竞价，授权者和代理人之间是多对多的关系，即允许授权者指定多个代理人为自己竞价，每个代理人也可为多个授权者竞价，竞价采购系统会记录每一个竞价申请的申购人(授权人)和代理人。

3 竞价采购系统与现有设备管理信息系统的追溯关系

为实现仪器设备全生命周期管理，建立了竞价采购系统与现有设备管理信息系统[13-14]的追溯关系[15-16]。即用户在竞价采购系统中购买的通用设备只能通过设备管理信息系统发送的临时号建账，从而保障了采购与入账一一对应的关系，临时号是设备管理信息系统建账过程中还没有通过设备审核进入设备管理正式库的设备唯一标识。在操作流程上，用户通过竞价系统购买通用设备并确认收货，设备管理信息系统将该设备的临时号发送给采购人在竞价系统中预留的邮箱，建账时，设备名称、价格、供货商、采购方式等在竞价网中录入过的信息大多以标签形式显示在页面中，不需要用户重复录入，用户仅需补充设备建账院系、实验室、仪器负责人、发票等信息，减少了用户录入的复杂性，降低了人工录入的出错几率。此外，建立追溯关系的显著特点是确保帐物相符，因为所有竞价采购设备的建账临时号都会在设备管理信息系统中生成，可以以此查看建账设备处于哪一个进程，并督促教职工尽早完成建账工作。

在追溯关系建立过程中的几个问题：① 要确保用户填写邮箱，为此竞价采购系统用户使用系统第一次填写竞价单时会检查该用户的邮箱是否已填，如果没有填写，要求用户填写，如果已填写，则跳过邮箱填写页面让用户进入填写竞价单页面，用户邮箱可以在个人信息中修改；② 建立竞价采购系统与设备管理信息系统之间的信息交换规则，设置用户点击收货后，竞价采购系统生成设备管理信息系统需要的信息，设备管理信息系统定期主动从竞价采购系统获得已经收货的设备信息，通过申购单号标识，生成每一个申购单下的每一条申购条目的每一台设备的临时号，同时，填充设备名称、单价、供货商等信息到设备信息中，并将临时号信息发送给代理人，信息传递过程中更要约定传递数据项的名称、含义和字段长度；③ 完成设备临时号生成后的信息反馈，在设备管理信息系统中成功生成临时号后返回一个成功的信息，在竞价采购系统中为该条申购条目置上设备临时号生成成功的标识，由竞价采购系统在本系统中标识，下次为设备管理信息系统提供需要生成临时号收货设备清单时只提供还未生成设备临时号的设备，避免重复数据。

4 系统的安全性保障

为确保仪器设备竞价采购系统平稳有效运行，在软件安全、数据安全等方面都采取了必要措施：

(1) 程序代码的安全性扫描。因竞价采购系统对校内、外网络均开放使用，即允许教职工和学生在所有网络环境下访问系统，对软件程序代码安全性要求较高，系统上线前，对所有程序代码进行安全性扫描，检测是否有漏洞或存在安全风险，及时补充并修正。

(2) 统一身份认证和基于角色的访问控制。建立竞价采购系统基于角色的访问控制体系，依据权限最小化原则对不同角色的系统用户开放不同的系统菜单，同时结合学校统一认证系统限制可使用系统的用户范围。

(3) 系统数据备份。从硬件角度上说，通过RAID1方式实现数据冗余，保护数据安全性和可用性，从数据库角度上说，每日定时自动进行系统数据备份确保数据安全。

5 结 语

仪器设备竞价采购系统于2015年9月试运行，在2016年1月正式运行，建立了了公开、公平、公正的通用设备采购管理流程，同时实现了竞价采购系统与设备管理信息系统的数据互联，形成了通用设备数据追溯关系，解决了信息孤岛问题。目前系统运行稳定，与原有通用设备采购管理模式衔接良好。

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Exploration and Practice of Equipment Procurement Bidding System

WANGYangyang

(Office of Laboratory and Equipment Management, Peking University, Beijing 100871 ,China)

With the deepening of the strategy of rejuvenating the country through science and education, the number of equipment procurement is greatly increased. How to ensure the efficiency of procurement on the concepts of open and fair and impartial becomes a difficult problem. We use the equipment bidding system to complete the work of generic device procurement and establish a sunny and efficient and economical equipment procurement environment. Combining with our existing generic equipment procurement business, we design and implement generic device bidding data entry customization and purchasing business process automation to improve the efficiency of equipment procurement and management efficiency. We also propose and complete the user authorization management function to improve the operational flexibility of the system and the user experience, and we establish the traceability relations of the bidding system and the existing equipment management system in order to realize the equipment full lifecycle management.

procurement bidding system; procurement management; informatization construction

2016-07-15

王洋洋(1986-)，女，黑龙江牡丹江人，硕士，助理研究员，研究方向为设备管理信息化。

Tel.：010-62767130； E-mail：Wangyangyang@pku.edu.cn

TP 319; G 482.0

A

1006-7167(2017)03-0283-04