企业印章管理中的风险分析和建议

沈真

摘 要：印章在企业日常社会经济活动中地位和作用日益重要，印章管理的难度和风险亦愈来愈大。因此充分揭示印章管理过程中存在的风险隐患，促进企业提高印章风险防控能力和管理水平，加强对印章管理的风险研究分析十分必要。

关键词：印章管理；风险；分析；建议

印章是一个企业内部行使基本权利和义务的载体，是企业法人进行正常工作流程的重要手段，同时也是企业内部工作人员进行企业各项业务流程的工具，因此，对印章的管理应根据印章的使用环境、使用用途和使用需要作进一步的细分和辨识。不同的公司对印章管理各有不同，例如有的公司实行双人轮岗制，有的实行专人专章管理等，但无论怎样，对印章的管理还是以安全、便捷、易操作为出发点。

对印章的管理，安全是首要任务。但由于印章使用涉及使用人员范围广、使用环境各有不同等因素，所以对印章管理存在一定管理难度，管理过程中存在的漏洞和问题也比较明显，容易造成种种风险隐患。为此，本人结合多年来从事印章管理的实际工作经验，针对印章管理过程中的各种问题提出一些建议，希望与大家共同探讨。

一、印章管理过程中的风险辨识

1.印章管理流程、制度存在缺陷或不足

若企业在实际印章管理过程中，对印章管理的流程和制度没有及时更新和完善，就会造成印章管理的缺陷或不足。由于企业在发展过程中，印章的使用环境也会随着变化，以人为主体的使用方在印章使用过程中难免会出现一些问题，所以企业就有必要针对出现的问题及时更新和完善印章管理流程、制度。

2.印章管理人员职责不清晰、职权未监管

一个企业中印章的直接管理人员的权力是比较高的，所以企业若没有制定清晰的工作职责，没有设置对其监督管理权限，对于企业和个人来讲，都存在一定的管理漏洞，甚至会引起法律责任。例如企业未建立印章管理的保管人、监护人、签字人等审批流程，未明确印章管理的监督人职责、名单等。

3.印章管理存在管理人员过多，组织拥挤

印章管理的宗旨是安全、快捷，若印章管理背离这个宗旨，就会造成管理效率低下、失效。印章管理人员不宜过多，一来是节约企业人力资源，二来也是为了提升工作效率，减少中间无用环节，给印章使用人员带来便捷。

4.印章管理存在管理权限重叠现象

若印章管理人员有多个，而他们的职责又相差无几，这样就会造成印章管理的混乱、重叠，导致相互扯皮、推诿，造成管理和流程失控，甚至引起法律风险。

5.印章使用不符合相关规定，主要表现如图1所示，详述如下：

（1）印章使用流程是否符合相关规定

在企业内部，印章在使用前应先由相关部门审批，待合格后才能交印，否则印章管理人员应拒绝交印。若印章需要对外出具，则须通过有关部门同意签字后，才能由印章管理人员出具，同时填写相应对外出具章。在企业中是否严格遵循相关用章规定，决定了用章管理是否安全。

（2）印章使用是否存在提前现象

印章使用人员往往为了图方便、减少繁琐环节而违反相关用章规定，提前在空白合同、协议、支款凭证和往来函文中加盖公章，导致用章混乱、失控，容易造成企业利益受损，甚至承担法律风险。

（3）印章使用是否存在混用、共用现象

印章使用人員有时为了节省时间，对印章使用完全“不按套路出牌”，存在印章的混用、共用现象，导致一旦产生纠纷，难以界定经办责任，容易造成法律风险。

（4）印章使用是否存在废仍用之现象

按照企业印章管理规定，对发生权限变更、业务变更或撤消的印章应予以销毁，企业内部也应广而告之，若印章使用人员不严格遵守相关规定，对废旧印章仍然使用，就会造成印章使用混乱，新旧章界定不清晰，影响印章的使用监督。

（5）印章使用登记是否准确、完整、相符

印章在使用前应由经办人登记准确、完整的信息，并由印章管理员检查登记信息是否与实际相符，否则拒绝交印。若没有按照相关规定执行，容易造成发生问题后无法追溯责任，造成无法监管。

（6）印章使用是否有完备的保管制度和设施

印章在使用完后交由印章管理员存放在指定的保管设施内，并且印章管理员也应严格遵守相关的保管制度。若将印章随便放置于公开场合，无人保管，就会存在严重的安全隐患，容易造成印章损坏、被盗、丢失等风险。

（7）印章使用是否有可靠的交接手续

印章保管员在职务变更、退休后就不再经办印章管理职责，此时应按照印章管理规定与被交接人进行可靠完整的交接手续，并由双方签字确认，企业内部也应广而告之。反之，则会产生印章管理效率低下、停滞的问题，影响企业正常生产经营。

（8）印章使用备案是否齐全

印章在使用过程中产生的所有资料，例如登记册、档案册等材料必须定期保存在档案室，以备核查，所有材料必须齐全。否则容易造成法律风险。

（9）印章使用的监督机制是否完善，执行是否到位

印章在使用过程中的监督机制是保障印章安全和有效的主要方式，所以监督机制应完善，并且对其执行也应到位。否则就会造成印章管理无法及时整改和纠正，容易引起法律风险。

二、印章管理过程中的几点建议

如图2所示。

对健全印章管理制度的建议。

1.印章管理职能人员的设置

印章管理中，相关职能人员不能为同一人，例如管理员和监督员不能为同一人，建议印章管理的各个职能由不同人员担任，并且相互之间没有直接利害关系。对印章的管理应与部门的经营决策相联系，一般对印章的管理应由企业或部门的最高负责人亲自管理或交由授权人员管理。

2.印章管理手续流程的设立

一个高效、有序印章管理需要几个流程明确、执行到位的手续流程，各个印章的使用都应按照手续流程的规定分步进行，防止违规用印。例如对印章报废、印章交接、印章经办、印章保管等环节应设立较为明确的手续流程，并且规定各环节的责任、义务和权限。

3.印章管理使用人员的确立

印章管理中，无论是管理员、经办人都应预先确立，并且明确自己的职责和权限，严格按照印章管理相关规定执行，避免印章混用、冒用、盗用和伪造等情况发生，当出现问题时，应及时整改，并将此作为评定和衡量人员的标准之一。

三、小结

随着经济及企业规模的发展，印章的种类、数量的不断增多，印章管理的风险愈来愈多，管理的难度亦会愈来愈大。因此，本人从分析印章管理过程中存在的风险隐患，以促进企业提高印章风险防控能力和管理水平为目标，印章管理是一个持续提高、深入研究的课题，希望通过本文能与相关人员进一步沟通和提高。

参考文献：

[1]陈江峰.企业印章法律风险防范[J].科研，2016（08）.

[2]魏兆兵，魏梦雅.企业印章管理中的法律风险防范[J].秘书之友，2013（7）.

[3]刘敬琳.企业印章管理中的法律风险防范[J].经营管理者，2015（6）.