新医改形势下医院档案管理问题的改进对策

张建华

摘 要：针对目前新医改形势下医院档案管理工作中所存在的实际问题，如，制度考核不完善、服务方式单一、专业人员缺乏、硬件建设滞后、服务能力薄弱等，探讨如何进一步做好医院档案管理工作的改进措施，提出创新工作思路、主动适应医院现代化发展趋势的档案管理服务的新理念和措施，充分发挥档案管理工作在服务医院转型升级中的新作用。

关键词：新医改 医院档案管理 改进对策

中图分类号：R19 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2016）12（b）-0102-02

医院档案是医院发展过程中形成的、反映医院重要管理运行的真实历史记录， 它不仅可以为医院可持续发展提供可靠完整的厚重資料，而且能为医院科技文化建设积聚生动丰富的人文资产。因此，充分掌握当前医院档案管理工作的现状，认真分析存在的问题，采取积极对策，规范地做好档案管理服务工作，对准确把握新医改形势下医院发展的特点，提高医院的运行质量和工作效率，提升医务人员的荣誉感和归属感有着积极作用。

1 存在问题

近年来，随着医改进程的加快，医疗卫生事业得到了长足发展，医院规模的扩大、功能的增强、服务能力的提高、管理水平和医疗技术质量的提升，医院档案管理工作也随之得到了相应加强。但由于各种原因，医院的档案管理工作仍处于传统的封闭或半封闭状态，与新医改形势下日趋完善的医院功能定位不相适应，在一定程度上影响了医院管理工作的提档升级。目前，医院档案管理工作的现状、问题及隐忧主要表现在如下方面。

1.1 考核不完善，利用率不高

随着医改的不断推进和等级医院创建工作的深入，医院内外各类规范性文件越来越多，医院内部涉及医疗管理、护理服务、科研教学、管理运行、后勤保障和党建行风等管理制度日趋完善和健全，日常管理逐步规范，产生的大量管理文件和资料也逐渐纳入档案管理的收集范围，丰富了档案管理服务的内容。但涉及档案管理自身的制度建设却十分滞后，管理内容也没有随着医院建设步伐的加快而与时俱进，没有随着医院管理的提档升级而充实和完善，还没有形成一整套科学统一的管理制度、工作标准和考核办法，缺乏系统性和完整性。由于大多数医院没有将档案管理工作纳入医院综合目标绩效考核方案中，导致档案收集的约束性小、强制性不够，使许多应该纳入管理的档案内容没有纳入；档案工作本身也只注重加强对面上的档案载体的管理，没有对蕴藏在档案载体中的信息进行分类和深入分析，因而造成档案的有效利用率低，难以与新医改形势下的医院管理工作相匹配。

1.2 服务手段单一，档案的信息作用难以发挥

社会的发展进步促使档案的内涵和外延都在发生深刻变化。医院作为社会事业发展的重要窗口，对档案信息的需求有增无减，档案管理在医院管理中所发挥作用也越来越重要，尤其新医改的一些重要内涵和实施过程中的经验、工作内容和要求，如果没有进行及时总结和集成，反映医院建设与发展的、连续性的历史、文化、管理等内容的载体资源的完整性就会缺失。当前，大多数医院的档案服务手段还停留在传统的单一模式上，服务方式还维持在你来我查的层次和较低的馆内阅览的被动形式，档案利用还未真正转化为信息资源开发的高层次阶段，尤其是新医改的一些重要文件精神未能及时充分转化为对实际工作的指导，导致档案工作在医院管理实施过程中的引导作用未能真正发挥，领导者决策服务的能力仍显单薄。因此，加速医院档案信息由传统、单一管理向现代化、集成管理转变，主动适应医院改革发展需要已是当务之急。

1.3 硬件建设落后，档案信息化管理应用后劲不足

加快档案信息化系统建设是实现档案管理现代化、全面提升档案管理水平、促进档案事业可持续发展的重要体现。目前，此项工作明显滞后于医院管理的各项信息化建设步伐。虽然计算机技术在档案管理中的运用已经普及，但大多只能用于档案单机管理检索，文档一体化建设的步伐比较缓慢，运用计算机及网络技术对全院档案实行统一管理和应用还未全面覆盖，利用缩微复制设备、光盘存贮技术及先进的库房设备等现代化手段实现档案编目标引集约化和自动化的更是凤毛麟角，有的医院只是为了应付档案管理升级验收的需要而摆摆样子，使应用计算机等先进技术管理档案的现代化手段长期以来只停留在初级阶段，距离全面实现档案信息化系统管理的真正目标还很遥远。

1.4 专业人员缺乏，服务能力待提升

虽然在医院从事档案管理的人员按照专业技术人员管理，但大多是由其他岗位转岗，具备档案专业技术资格的专职档案管理人员屈指可数。人员年龄结构偏大、事业心不强、专业知识欠缺是当前档案管理人员的一种普遍现状，许多档案管理人员积极性不高、主动服务意识淡薄、工作针对性不强，水平和能力仍停留在传统的经验管理上，缺乏应有的创新和活力。另外，对档案信息资源进行深层次开发和加工的能力欠缺，无法应对档案信息化建设带来的新机遇和新挑战。档案管理人员的工作思路和工作方式与新医改的发展形势也明显不相适应，特别是围绕推进新医改和医院中心工作，运用档案管理手段，多维度地开发利用档案信息资源，为临床、医疗、科研和教学服务的观念不强，因而实现档案信息资源的共享、满足医教研防需求、提高档案的利用率、在医院管理中发挥其实效作用的功能没有充分体现。

2 解决对策

随着新医改进程的不断加速，医院档案管理部门和从事档案管理的人员必须紧跟时代步伐，切实从改进管理思想、提升管理手段、探索管理方法和培养管理人才等多方面强化，以满足医院发展对档案管理工作提出的更高要求。

2.1 建立考核体系，增强档案意识

医院在法律允许的范围内无论是开展管理活动、医疗行为、教学科研、科技交流，还是医患沟通、应急响应、健康宣教、纠纷处置，档案管理工作的作用越来越重要。因此，要进一步加强《医药卫生档案管理暂行办法》《档案法》等相关法律法规的学习，增强政治敏锐性、工作预见性、研究前瞻性，不断改进管理思想，创新工作思路，树立和增强依法治档、改革管档、开放办档的思想观念，要与时俱进地健全完善档案管理制度，规范各个管理环节，促进依法管理和规范管理力度；要通过加强宣传，建立人事考绩档案、科研档案、医德档案等在实际工作中的考核运用，促进全员档案意识的形成，尤其是要充分发挥档案资源利用在医务人员职称晋升、评先评优中的支撑优势；要通过结合医院在日常管理工作中运用档案管理的工作实际，制定规范的档案考核指标，纳入全院评价考核体系，提高全院职工依法依规归档的自觉性，使档案管理与医院日常基础管理、医疗业务工作同步发展提升。

2.2 加快信息化建设，实现资源共享

随着计算机技术的成熟运用和日益普及，大多数医院基本实现了办公自动化，标准化的数据库管理也日趋完善，但随之而来的以新载体形态方式出现的各类档案大量涌现，如，机读型、缩微型、视听型等新型载体档案已广泛应用，如果档案管理人员不能主动适应这些变化，不能熟练掌握计算机和各种应用软件的操作技能，就难以承担现代化档案管理工作的责任。因此，信息技术知识应作为每一个档案工作人员的必修课[1]，要不断加强培训和再教育，提高业务素质和知识水平，积极跟上档案信息化建设的步伐，积极应用现代信息技术开展档案管理现代化的探索与实践，并要在认真研究探索医院广泛应用的以电子病历为主要内容的电子办公环境下的电子文件归档和电子档案管理的基础上，确保电子文档的真实性、完整性、安全性及长期可读性，加快实现档案电子化、操作电脑化、信息传输网络化，资源共享化的档案信息化目标[2]，实现档案资源的有效利用，为医院的改革发展提供及时、可靠、准确的第一手资料。

2.3 实行综合管理，提升管理效益

目前，大多数医院的档案管理责任都分散在各部门，没有一个对口部门对医院内形成的各种门类和载体的档案进行集中统一管理，尤其是没有将档案作为一个有机整体进行规范化的综合管理，档案在医院管理，特别是在医改中的作用就难以充分体现。经过长期实践，我们认为对现有档案采取集中、规范的管理形式，有利于从宏观规划、制度设计、规范要求等多方面实行统一领导；有利于最大限度地维护档案的完整与安全；有利于对档案实体进行统一管理，提升管理效益；有利于调动档案管理人员积极性，集中精力开展编研活动，对资料、信息、档案进行深层次的一体化开发和综合加工，实现档案信息资源的共享，满足新医改形势下医教研防工作的新需求。

2.4 创新服务利用，发挥社会效益

实现为医院建设和发展服务是档案管理的最终目的，也是档案管理工作在医院管理中有所作为、树立地位的重要途径。做好服务是档案工作的出发点和生命线，档案服务工作的好坏，不仅影响档案工作效能的充分发挥，而且对提高全员档案意识至关重要。档案服务工作必须要从利用档案和加强档案业务工作两个方面着手。一方面，要深入开发档案信息资源，针对医院提档升级对档案信息需求日益增长的现实，逐步使档案资源的触角由历史向现实延伸、由职能科室向临床一线延伸、由单一的纸质文书档案向多种类型、多种载体的档案延伸，增加档案的鲜活度。另一方面，要找准档案服务的切入点，增强档案服务工作的预见性、主动性和前瞻性、有效性，拓展档案服务的深度和广度，提升档案服务的能力和水平，延伸服务内容，推进服务落实，最大限度地满足管理一线、临床一线的工作需要，從而提高档案的利用率，充分发挥其社会效益[3]。

3 结语

新医改形势下的医院档案管理工作，要求我们必须创新工作思路、转变工作方法、提升服务能力，主动适应现代化医院的发展趋势，用优质的档案服务积极参与到医院各项管理工作中来，充分发挥档案管理工作在服务医院转型升级中的作用，使档案工作真正承担起为医院改革发展服务的责任，为现代医学的发展和进步服务。

参考文献

[1] 曾小鲁.医院档案信息资源的开发和利用[J].福建医药杂志，2007（3）：34.

[2] 李凤梅.信息时代档案管理工作存探讨[J].民营科技，2014

（2）：147-148.

[3] 郭登权.档案信息化建设及档案服务工作问题概述[J].兰台世界，2013（17）：82.