关于国企办公室工作管理的精细化探讨

黎学文

摘要：本文对国有企业办公室的职能以及管理现状进行说明，提出精细化管理的必要性，并针对国有企业办公室工作特点，讨论了精细化管理的具体措施，最后总结精细化管理应注意的问题，希望本文能够为国企办公室工作管理的发展提供帮助。

关键词：国企 办公室工作；管理精细化

国有企业是我国经济发展的中流砥柱，国有企业的发展不仅代表着我国企业发展的状态，还影响着我国企业管理的发展方向。在国企业的组织结构中，办公室作为一个特殊的存在，发挥着协调工作和处理各种杂务的作用。这一部分是大多数国有企业特有的，但是在现代管理学中，办公室的工作职责和存在价值备受争议，也是在国有企业管理改革中最值得进行讨论的一部分。

一、国有企业办公室工作管理概述

（一）国有企业办公室工作管理

办公室在整个国企的运行管理上有一定的边缘化性质，和企业在业务和生产上质量标准还有很大差距，由此形成了管理体系中的盲区位置，从企业的实际运行模式中脱离。传统办公室中的职位很多，但是职责规定却不明确，很容易形成工作交叉和空白的情况。岗位职能出现的问题也代表着办公室人员责任感不高，直接导致一件事做成无限期的工作或是工作完成度极低。办公室工作管理能够体现国有企业整体管理的状态，而对于大多数国有企业来说，办公室工作因为其不可替代，但是又难以确定的特殊性，成为管理中的难题。

（二）国有企业办公室工作管理精细化的必要性

精细化管理是现代管理学对管理方法方面进行研究而总结出来的管理方法，精细化管理的特征在于将工作者的岗位职责进行细节化的描述，将工作过程进行细节化的描述，通过细节的完成促进工作整体效率的提高。精细化管理正是因为对工作过程和职责进行了细节化的描述和管理，可以排除大量的资源浪费和职责不明的问题，有助于解决目前国有企业办公室工作管理的难题，也能够有效提高办公室工作的效率，是有必要在国有企业中积极推行的。

二、办公室工作管理精细化的具体措施

（一）建立和优化的办公制度

精细化管理的第一个方法是将岗位职责进行细化，而国有企业办公室的岗位职责存在着模糊不清、职责分配不明确的现象。要解决这一问题，需要从办公室制度的建立和优化入手。即将各个工作岗位的职责和职能进行明确的分配，这既是提供工作效率的手段，也是为发挥职能最大化给予的基本权限。建立和优化办公制度，首先要将办公室成员的职业责任进行具体的区分，出具岗位说明书，根据岗位说明书，对每一位办公室工作成员的工作内容进行细节性的解释。在办公室工作内容繁杂的情况下，对每一位工作人员对于工作内容的部署都需要有针对性的明确，并要求个人对工作的性质和作用进行一定程度的分析，同时为促进工作的开展提出合理意见和建议。

（二）推行信息化的工作方法

精细化办公室工作管理，需要对工作的过程和工作方法进行推敲，传统的国企办公室工作多以人工为主要方法，这是突出办公室成员重要性的一种方法，但是人工工作容易出现职责不明确的现象，并且会造成时间和精力的浪费，工作失误比较难以控制。现代信息技术的发展给办公室工作方法的创新开辟了新的途径，国有企业应该大量引进信息化工作模式，改变办公室以往人岗模糊、工作内容重叠的现象。具体措施是：将办公室工作中可以使用信息技术完成的工作内容区分出来，针对这些内容制定信息化工作流程，使办公室职员根据这一流程开展工作。管理者可以按照流程去分配工作，也可以按照工作内容分配给每一个职员，但是工作者都必须遵守信息化工作的流程。这样一来，工作内容、工作方法和工作程序都明确、细化并且固定，办公室工作中的诸多资源浪费、责任推诿的问题就可以解决，并且，工作效率也会明显提升。

（三）实行办公室工作监管

国企办公室工作与企业内部各个部门都有关系，因此精细化管理也应该从办公室与其他部门的关系入手进行处理，就是从企业的各个方面进行完善，国有企业部门多，办公室与各个部门之间的往来，不由办公室单独决定，还要求其他部门的配合，这意味着，精细化的办公室工作管理，需要企业高层对办公室与其他部门之间的往来进行监管。提高企业自身的监管力度可以为工作的执行提供驱动力，也是为保障办公室制度合理执行的保护防线。监督人员的信息是管理人员获得工作反馈、人事调动、制度更新的基础，因此其重要作用是毋庸置疑的。在监管人员的监督下，办公室人员能够更加准确地执行工作职能及义务，管理层也能完成有效的政令传达和绩效指标的数据统计，对企业整体的经营目标和经济活动有很大的推动作用。

三、办公室工作管理精细化应注意的问题

（一）重视管理思想的改变

国有企业办公室工作的精细化管理，是以现代企业管理对岗位职责的明确要求为基础的，而国有企业的管理思想发展缓慢，大多数管理者更重视企业文化的建设和企业内部关系的协调，因为有国家政策的支持和帮扶，对企业管理的现代化进程并不十分重视。而精细化管理要求管理者在管理思想方面发生彻底的转变，从关注组织关系转为关注组织效率，只有这样，精细化管理才能顺利实施。

（二）精兵简政以提高管理效果

精细化管理对办公室职员的工作责任和工作方法进行了细化，并要求工作者接受监督，这意味着，职业能力不足、不能胜任办公室工作的职员能够被明显地区分出来，这些职员需要接受职业能力再培养，或者从组织离开，以免影响精细化管理的实施，使其他职员产生不公平的感觉。因此，国有企业有必要在精细化管理的实施过程中，对办公室精兵减政，以确保精细化管理的效果能够展现出来。

四、结语

综上所述，国有企业办公室是组织中比较特殊的部门，这一部门的工作效率和具体工作职责，可以通过精细化管理的方式突出出来，管理者需要对办公室进行管理制度的优化、采用信息化的工作方法并对办公室工作行为进行监督，只有这样，精细化管理才能完整地推行开来，办公室在国有企业中的作用才能得以发挥。

参考文献：

[1]师洁.国企办公室工作管理的精细化研究[J].科技资讯，2016（08）：117-118.

[2]刘钰.国企办公室工作管理的精细化分析[J].办公室业务，2017（01）：125-126.

[3]霍涛.关于国企办公室工作管理的精细化研究[J].管理觀察，2013（11）：115-116.

[4]王春华.办公室工作精细化管理的难点与对策[J].秘书之友，2016（05）：102-103.