关于人事档案管理的几点思考与探索

白琳丽

摘 要：现代社会不断发展进步，单位的运转需要以人力资源管理提供可靠的支持，而人事档案作为重要的信息资料，在人力资源管理中发挥着重要的作用，以提高人力资源决策的科学性和合理性。本文就人事档案管理的必要性以及人事档案管理的具体策略开展分析和研究，仅供相关人员参考。

关键词：人事档案；管理；必要性；策略

当前社会经济与科技不断发展进步，市场竞争日趋加剧，单位的正常高效运转离不开科学合理的人力资源，而人力资源管理工作的开展则需要以人事档案管理作为重要基础和前提，以保证人力资源管理的科学性以及人事决策的实效性。在社会发展新形势下，各单位都面临着复杂的发展形势，如何更为高效的开展人事档案管理工作，是当前各单位所面临着一项重要课题。

1 人事档案管理功能的界定

人事档案是关于个人学历、专业特长、社会经历等信息的详细且客观的记录，能够为岗位选聘以及员工晋升提供可靠的依据。传统人事档案管理方式下，时效性以及系统性不足，人事檔案的应用价值难以得到有效发挥，一定程度上制约着档案事业的发展。而社会发展新形势下，应当对人事档案管理功能进行重新界定，也就是说，人事档案管理的开展，能够对人事档案资源进行优化整合，更加真实准确的记录个人资历，反应个人情况，并为单位对员工进行考核与任用提供可靠的依据。

2 人事档案管理的必要性

2.1 使人事档案管理更加规范化

当前人事档案管理工作存在的问题很多，例如单位领导普遍上对于人事档案管理过于轻视，因此使得单位对人事档案管理的人员和资金投入不足，导致档案管理人员数量不够、专业水平较低，基础设施较为落后，管理方法落后，导致管理过于混乱，人事档案管理的规范化水平亟待提高，为提高人事档案管理水平和管理效率，就必须加强人事档案管理。

2.2 使人事档案的服务作用得到切实发挥

随着市场竞争越来越激烈，人力资源管理在单位各项管理事务中所处地位也越来越重要，而人事档案管理工作的最主要作用就是为人力资源管理服务，而当前的人事档案管理方式较为粗放，信息化水平不高，档案管理多为手工操作，导致档案资料的真实性和时效性难以保障，其应有的作用得不到切实发挥，为此，就必须加强人事档案管理，使人事档案管理工作与单位人力资源管理工作的发展相适应。

3 加强人事档案管理的具体策略

3.1 建立健全人事档案管理长效机制

人事档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，如果没有一定的制度来制约，就会无章可循、无所适从。应结合人事档案管理工作的实际和社会现实需要，进一步完善各项档案管理制度，并在抓落实上下工夫。为提高人事档案管理的有效性，推进人事档案管理工作的高效开展，应当积极建立健全人事档案管理长效机制，切实提升人事档案管理水平。这就要求在人事档案管理工作中逐步完善档案管理人员的考核标准，通过定期检查以及不定期抽查的方式，掌握档案管理人员的工作情况，对其任务完成情况进行规范考核，将其与档案管理人员的经济利益相挂钩，从而充分调动人事档案管理人员的工作积极性与能动性。在人事档案管理长效机制的建立与完善的过程中，应当对不同类型人员的档案资料进行分类管理，明确工作重点，结合单位使用需求以及个人特点提供有针对性的人事档案资源服务。与此同时，应当对档案信息进行规范甄别，坚决不允许在人事档案管理工作中弄虚作假。为促进人事档案管理长效机制的高效落实，应当加强人事档案管理人员的培训与教育，在不断提升其业务能力的同时，坚持做到与时俱进，以制度约束档案管理人员的诸多行为，从而为人事档案管理工作的有序开展打下良好的基础。

3.2 加强人事档案管理信息化建设

人事档案管理是一项特殊的工作，对档案管理方式以及技术手段有着较高的要求，尤其是近年来社会经济不断发展进步，档案管理工作也面临着复杂的形势。科学技术的进步推进了人事档案管理工作的精细化水平不断提升，推进人事档案管理信息化建设的高效开展。在这一过程中，应当积极引进先进的管理理念以及管理技术方式，对现代科学技术加以优化利用，对人事档案开展精细化、自动化以及动态化的管理，基于数字技术以及网络技术建立人事档案信息网络平台，通过所获取的访问权限能够对人事档案信息实现远程访问，切实提高人事档案信息查询以及利用的便捷性与高效性，并且有效保证了人事档案信息安全，提高人事档案管理的规范性和有效性。

3.3 加强人事档案管理社会化建设

为提高人事档案资料的真实性和有效性，应当在完善人事代理制度的基础上适当增加人事档案内容的公开程度，使个人在自己档案内容的更新和完善过程中有一定的建议权和修改权。另外，随着社会主义市场经济的发展，人事档案管理应当为满足社会新需求而存在，因此加强人事档案管理的社会化建设是时代的需求。在新的历史时期，人事档案管理应当改变过去计划经济时代政府部门直接行政干预的局面，而应当在发挥政府宏观指挥和监督作用的前提下，使人事档案管理的法人意识和市场意识更加强化，明确人事档案中介机构在市场中的桥梁作用，规范人事档案中介机构的收费标准、操作规程以及职业道德标准，提倡中介机构实行企业化管理，提高其经济效益，通过中介机构的第三方管理，能够很大程度上避免徇私舞弊行为，并有效提高人事档案管理工作的专业性水平。

3.4 提高人事档案管理人员素质

人事档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为人事档案工作人员要不断提高自身政治素质和专业素质。提高自身的政治素质，加强责任感，把人事档案工作看做是一项政治工作，在平常的管理中体现它的严肃性，能坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密。在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心，减少工作中的失误和差错。有了责任心，才能不厌其烦的去收集材料，才能认真鉴别材料的真伪，才能按照要求将材料及时归档、整理成册，才能将人事档案材料当作一种资源。注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求，尤其是对材料的鉴别、分类，更是要了如指掌。努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使人事档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的人事资源。

4 结束语

总而言之，人事档案管理工作在社会发展新形势下占据着重要的地位，直接关系着人力资源管理的科学性和有效性。为提高人事档案管理的规范性和科学性，应当积极采取可行措施，优化人事档案管理模式与管理方案，提高人事档案管理效率，确保其在社会主义市场经济中的作用得到最大化发挥，从而推进社会的稳定和谐发展。

参考文献

[1]汤娇美关于人事档案管理的几点思考[J].《办公室业务》，2015（23）

[2]孙旭东做好人事档案管理工作的几点思考[J].《边疆经济与文化》，2010（3）：190-191

[3]林晓云关于人事档案管理创新的几点建议[J].《北京档案》，2011（7）：27-28