浅谈大数据背景下的电子信息档案管理

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引言：大数据已经来临，所以将大数据技术运用到电子信息档案管理中是非常重要的。所以本文首先将会论述大数据技术的重要性，其次，会论述电子信息档案管理工作中会出现的问题。

1 将大数据应用于档案管理的重要性

1.1应用大数据让档案馆与城市融为一体。2013年，住房和城乡建设部提出了智慧城市的概念，并在一些地区开展了试验工作。建设智慧城市主要依靠的是信息，它们可以通过信息数据，计算能源的利用，从而避免能源浪费，其次，还可以用信息提前预知类似于地震、海啸、山洪的自然灾害，避免人类受到损伤，耕地受到破坏。总之，如果可以多多合理利用信息，就可以对百姓做出有效益的事。

档案馆的存在主要还是为了便携人民的，然而，由于目前我国对于档案管理的方式还不是很先进，所以，档案馆还存在收集信息方式落后、缺少人才等问题，才会导致档案馆的资料未能被妥善运用。

建设智慧城市需要运用到大量的数据，无论是地皮的采购还是人员的征集都需要数据。此时，档案馆就可以起到很明显的作用了，档案馆中的大部分资料都可以为建设智慧城市做出一定的贡献，工作人员可以将档案馆中的资源最大化的挖掘出来，供建设城市使用。然而，目前档案馆的数据是多到超出人类所想象的范围，光凭人工是很难筛选出合理有用的信息的，因此，我们必须将大数据技术运用到档案馆中，才可以使档案馆与智慧型城市融为一体。

2 大数据技术有利于电子文件的管理

2.1应用大数据技术鉴定电子文件。在步入大数据时代之后，电子文件的数量呈指数模式增长，排除掉那些无用的电子文件，即使是有用的电子文件，人工也很难将其中重要的信息提取出来。在过去的年代，记录数据都是用纸张，按理来说，数据应该比纸质更加容易查询，可是实际情况确是数据比纸质更难查询。如今提取电子档案的方式，都是让工作人员一页一页地寻找其中重要的信息。然而，随着时代的不断发展，社会采取的数据都越来越多，如果依旧采取传统的方式，根本无法按量完成任务。所以，想要对这些电子档案进行检索、归类的话，首先就必须对所有的数据进行大致的分类，用大数据技术检测、归类，紧接着判断文件是否有价值，筛选掉无用的文件。之后，就是对这些数据进行编程、分类，然后供社会上的一些工程使用。

除此之外，运用大数据技术之后可以将筛选出来的数据重新分类，方便日后需要。

2.2大数据技术可以帮助处理非结构化的电子文件。电子文件分为好几种类型，以前，用户大多使用关系型的文件，然而这种类型已经不能顺应如今的时代变迁了，而如今大多数用户都会选择使用非结构化的电子文件。关系型的电子文件占用的内存非常大，那么，如何处理好大内存的关系型电子文件和非结构化文件就是一个炙手可热的问题，使用大数据库技术就是最好的选择。

2.3大数据技术可以储存档案数据。提高电子信息档案管理的质量无非就是使用档案数据库，然而，最近常常会有新采集的档案无法加入档案数据库的情况，这种情况就像纸质的档案没有地方存放一样。出现无法存放的问题，档案数据库的工作人员一般就会将最早的数据销毁，然后再将新的数据存进去。但是，在被销毁的档案数据中，肯定也有一些价值很高的数据，如此一来，就非常可惜。然而，国家现在不会为了一个数据库建立一所大楼或者建立一整个机房专门存放数据，解决此问题的唯一方法就是优化存储方式，做到在相同的存储空间下可以存放更多的电子信息。如今大数据的产生对于电子档案管理来说，是非常有效的。因此，将大数据技术运用到社会上其他的大数据行业是非常可靠的。

3 运用大数据时需要注意的问题

3.1需要有明确的标准和目标。电子信息档案中拥有很多有价值的资源，在运用大数据技术时，我们首先需要知道自己需要的信息是属于什么分类的，在找到这个分类之后，再对需要的内容针对筛选。这样，才可以在使用大数据技术的过程中更加方便。

3.2注意存在的潜在危险。对于执行电子信息档案管理的工作也有可能会做出一些违法的行为，因为工作人员是近距离接触这些数据的，所以他们很容易可以篡改档案信息，造成对他人隐私的侵犯。大数据时代到来后，电子信息档案管理人员也不可过于放松，只有合理得当的运用，才能提高对于电子信息档案管理的应用。