对广播发射台工程档案管理的思考

戴建华

【摘 要】 本文就广播发射台工程档案管理中的现状及作用进行了分析，并提出了加强工程档案管理的具体措施及办法。

【关键词】 工程档案 广播发射台 管理措施

前 言

档案是指国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录，也是生产建设活动的丰富资料的来源，对人们从事社会活动具有重要的参考价值。工程档案是属于科技档案中的类目之一，是指工程项目建设过程中直接形成的有价值的各种形式的历史记录，有自身的特点和复杂性，与一般的档案在整理方法有所不同，随着广播电视技术进步和发展的要求，广播台站的改造任务的加大，为了配合工程建设顺利进行，及时有效的对工程资料进行收集、立卷、归档、保管、利用，更好地为广播事业服务。本文就如何提高广播电视工程档案管理水平进行探讨。

一、广播电视工程技术档案的重要性

1、广播电视工程技术档案是指工程项目在立项、选点、设计、招投标、施工、竣工六个阶段工程建设活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等各种载体的资料，是工程建设各阶段活动的整体记录，直接反映工程质量和工程实际，见证基层台站基础建设的更新和发展。它是工程建设活动中不可缺少的重要工具，是处理业务和履行职能的手段，要了解工程建设活动的情况、规划决策、处理事务就必须查考和利用档案，尤其是进行改建、扩建和技术改造工作，工程技术档案显得尤为重要。在台站事业发展中常常会遇到：改造和维护各种管线和地下电缆时，原始的埋设走向、深度不明确等等问题，仅凭头脑记忆、凭“大概”、“可能”或者“好像”是不行的，必须钉是钉，铆是铆，一就是一，二就是二，绝不能凭想当然办事，要有科学依据，而工程档案就是依据，如果工程档案管理工作没做好，当遇到重大技术工程问题无据可查的时候，就会给我们的管理工作造成极大地被动和损失。因此工程档案对提升电台管理水平，增强档案管理的整体化、规范化、科学化起着举足轻重的作用。

2、工程技术档案的质量直接反映工程建设的全过程和实际情况，具有广泛的科技资源和特有的知识信息，是工程进展实施情况的书面见证，是合同履行情况的真实反映，也是排除工程质量和安全主产隐患的良方，工程档案原始记录的特性决定了档案的凭证价值，它是其他材料所不能取代的，具有法律上的权威性，一旦出现产权纠纷、合同违约、工程质量问题等，工程档案都是最可靠、最真实、最完整的凭证。

3、工程技术档案是工程项目的重要组成部分，工程技术档案在工程施工之前就已经产生并逐步积累，详细记录并真实反映工程施工活动的全过程，包括施工前期的立项文件、概要设计、项目预算、招投标文件材料等，这些档案资料不但是项目立项的重要依据，亦是工程项目勘探设计的重要参考，工程档案与具体的施工进度如影随形，是工程施工得以顺利开展的重要保证。

4、做好隐蔽工程是保证工程质量整体优良的基础，所以隐蔽工程资料的收集是工程档案的一个重要环节，工程建设过程中有许多工序的内容如水电埋设等是被其他工序掩盖的如铺设水电埋设，工程竣工验收时，是看不到，也难以检测得到，只能通过各种现场记录、照片、图纸和检测报告等档案资料来评价，因此各基层站台的工程档案发挥无可代替的作用。

二、广播电视工程档案管理的现状

1、由于传统的档案观念，基层台站一般重视文书档案、财务档案、人事档案和技术设备档案的管理，忽视基础设施档案的收集与管理。由于工程建设点多面广、流程复杂、涉及部门多，使收集工作管理复杂多样性，再加上工程管理保安全抓效益促进度的传统观念，从台领导到干部只重视工程实体、重视资金管理，对工程档案的作用认识不足，认为工程档案资料整理工作不是单位的主要工作，只要“守好摊”，不丢失、不泄密，能应付外调、查档就行了，造成档案收集的不完整、不规范，严重影响竣工验收和工程后期的档案的利用。

2、管理意识淡薄，认识不足。在建筑工程施工过程中，将所有的人力物力都投入到工程施工中，抓紧时间创造效益，在注重工程进度的同时容易忽视材料的验收和工程施工资料的搜集。当工程完成后，等到档案资料面临验收时才组织人员进行突击整理，由于施工中资料搜集进度没有跟上施工进度，造成资料多头保管，谁用谁保管，甚至人去楼空，就必然会使各种资料的完整性、规范性受到影响，造成材料缺失，影响到工程资料编制归档，最终影响到工程竣工资料的验收。

3、由于大多数基层台不设专职档案管理员，台办公室行政人员“一人兼多职”，对基础建设专业技术知识及工作流程不熟悉，缺乏工作实践经验，仅仅局限于收集、整理、分类、保存、利用等，更很少介入工程建设活动中去实时了解工程建设动态，没有参与工程建设项目的单项工程验收、评审活动，造成了技术和资料管理的脱节，影响工程檔案的收集及管理。

三、加强广播发射台工程档案的措施及方法

1、加强领导，密切协作，提高工程资料管理意识

各台站应积极加强工程档案工作的思想动员和宣传工作，通过宣传提高台站领导及广大职工对工程档案价值重要性的认识，统一思想，密切协作，变被动为主动，同时努力争取建设单位、施工单位及监理单位对档案的重视和配合，通过宣传使领导及基建管理部门真正认识到工程资料管理的极端必要性。

2、健全组织机构，落实责任

发射台工程建设项目的特殊性且技术含量高，涉及土建、水电、钢结构、天馈线等工程部门，形成的文件材料涉及面广、种类多，为确保基建档案齐全完整，健全档案管理制度、落实责任是完善工程技术竣工档案管理工作的有效手段。工程前期成立工程档案领导小组，指定一名台领导为工程档案管理负责人，协调各部门的工作，台办室具体负责档案管理工作，负责提出整理要求、列出收集任务、排出计划和进度表，技办室负责向各项目组收集资料并审查不同阶段的工程材料的完整性，各项目小组指定专业技术人员担任兼职资料收集员，并按照档案形成的不同阶段，落实责任人其职责，形成工程资料管理网络，保证资料管理与项目建设同步进行；与施工单位、监理单位签订工程资料责任书，将《广播电视工程档案资料收集和管理细则》告知他们，并在签订施工合同或监理合同时，明确需移交的档案资料数量、交件时间和质量要求。

3、加强岗位培训、提高专业能力

工程档案工作是一项专业性很强，从工程立项申请到竣工产生的上千份文件，如何科学规范收集、立卷，对于缺乏基建工程专业知识的档案人员是个挑战，要通过组织档案管理人员参加专业档案培训、到先进台站和技术密集单位如电业局取经学习，全面了解资料编制和管理方面的工作，拓宽知識层面，以提升其综合业务素质，主动联系局办室对《广播电视工程档案资料收集和管理细则》的业务指导与解释，探讨施工特点、工程进展程度和各阶段形成的文件特点，根据内容来确定收集对象，如：向勘探、测绘、钻井部门收集整理地质、地貌方面的工程资料；向地基处理部门收集整理有关地基处理的详勘、补勘资料；向城市规划部门收集整理土地征用、规划审批图纸和文字材料；向施工单位收集整理施工、竣工和有关文字材料；向监理部门、质检部门、审计部门收集整理在工程施工中起一定作用的有关资料等。

4、过程参与、同步管理是确保广播电视工程档案资料完整的必由之路。在工程建设全过程中，档案人员要根据要求，分阶段、有计划、有目的地进行检查落实，监督和指导设计文件的形成、收集和归档，使竣工文件的进度及质量始终处于受控状态。工程前期文件多为原件，且为孤本，是工程建设的重要论据，具有一定的法律效益，所以在项目申请立项时，要明确由台办室人员负责文书的积累和整理工作，对工程档案管理的前期管理必须按照《无线局公文处理工作百分过标》、《无线局档案管理工作百分达标》，做好接收、登记、传阅、借阅等环节的具体工作，确保档案资料的齐全完整，确保工程资料的收集和整理工作与项目同步开展。

5、讲究质量，实行科学化管理。工程档案的收集归档过程即是完成数据向工程技术档案的转化，合理的组卷，能够为档案利用者提供更清晰的档案查找线索，但只凭一份文件的题目或内容是很难判断该文件的分类走向的，无线局出台《广播电视工程档案资料收集和管理实施细则》，对档案的收集、管理到文件材料的归档范围及保管期限做了详细规定，各台站必须以科学的态度、科学的方法、科学的技术手段做好工程档案管理工作，做到卷面整洁、装订齐整、目录详尽、方便查阅，索引目录一应俱全，为工程档案信息的开发和利用奠定基础。

总之，做好广播电视工程档案管理工作，对于电台的可持续性发展极为重要，我们必须对我们从事工作的重要意义有足够清醒的认识，并努力地做好，真正实现工程档案的价值，使之更好地为发射台事业发展服务。

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[3] 孙辉 广播电视工程档案收集归档的有效管理策略探究 科技创新与应用 2015.10.