高校学生档案利用工作存在的问题与对策

戴丽虹

宿州学院办公室，宿州，234000



高校学生档案利用工作存在的问题与对策

戴丽虹

宿州学院办公室，宿州，234000

学生档案作为高校档案收藏门类的一种，在学生个人及学校的发展中都有着重要影响。高校学生档案利用工作关乎学生的个人利益，也影响着高校档案工作的发展。因此，联系我校学生档案利用的实际情况，针对目前高校学生档案利用的特点，分析高校学生档案利用工作的不足之处，以期找出提高学生档案利用水平的对策。

学生档案；档案利用；档案意识

高等学校学生档案普遍意义上是指学生个人档案，主要包括学生高中时期档案、入学登记表、奖惩材料、实习鉴定表、成绩表、报到证副本、教师资格认定表、毕业生登记表、党(团)组织材料等内容。本文所讨论的学生档案含义更广泛，既包括毕业转出的学生个人档案，也包括永久保存于档案馆(室)的其他材料，如高校招生录取大表、学籍表、入学登记表、毕业生登记表等。

1 高校学生档案利用的特点

(1)学生档案馆藏数量不断增长。随着高校学生数量的增多，学生档案内容的丰富，学生档案利用量也随之增加。学生档案意识提高、用人单位对档案的重视程度提高，学生来档案馆(室)使用学生档案的次数明显增多。

(2)学生档案的利用较集中。学生档案利用的主体、内容、方式和用户都相对集中[1]。一般都是本校的毕业生利用学生档案次数较多，包括因就业调取学生档案，因升学转递学生档案，因公务员或事业单位考试而政审档案材料，补办毕业证或学位证等。利用者集中利用的学生档案材料有高考招生录取大表、学籍表和成绩册等。很多入伍的学生都需要招生大表复印件，补办毕业证和学位证也需要招生大表、学籍表等复印件。成绩表也是学生利用比较多的档案材料之一。大部分利用者都是到馆(室)直接查询，部分通过电话或邮件方式咨询，而且利用相对集中在毕业季。

(3)学生档案馆(室)馆藏与学生档案利用之间的矛盾。高校扩招，学生档案数量不断增长，而利用者档案意识薄弱，学生档案的利用率较低。虽然学生档案的利用总量较低，但对要利用的学生档案内容、利用方式、利用效率的要求却日益提高。目前，很多高校档案馆(室)，尤其是档案室现有的硬件条件和人才配备都很难满足用户的高要求[2]。

2 学生档案利用工作存在的问题

(1)档案意识薄弱，对学生档案了解甚少。学生档案的主要利用者是学生，他们的档案意识薄弱是学生档案利用率低的主要原因之一，这很大程度上影响着学生档案利用工作的开展。学生的档案意识薄弱，主要有两方面原因：一是学生自身的原因。由于学业繁忙，无暇顾及其他事情，虽然临近毕业时辅导员频繁地提示档案的重要性，但学生因就业或升学考试都未认真了解过。二是对学生档案的宣传较少，学生没有了解学生档案的渠道。大部分高校都没有宣传学生档案的内容、价值和利用等情况，只是需要时在校园网站挂上关于学生档案收集、转递的通知，学校宣传力度不够也是造成学生档案意识薄弱的原因之一。以宿州学院为例，很多学生毕业几年后才来询问档案的相关信息，有的甚至连档案的去向都不知。他们表示之前不知道档案的作用，现在用人单位要求档案转递到单位时，他们才各处打听找寻档案的下落。

(2)学生档案内容不尽完善。学生档案归档内容应随着用户实际需求而丰富。目前，很多高校学生档案内容只能部分反映学生在校学习情况，无法全面体现学生的德智体发展情况。以宿州学院为例，学生个人档案材料主要有高中形成的档案、党(团)材料、高校毕业生登记表、校级以上奖惩材料、教师资格认定表、学籍变更材料、实习鉴定表、学习成绩表、就业报到证副本等内容。这些材料只能反映学生的简单个人信息以及在校期间的学习表现，无法满足用人单位对档案利用的需求。留校保存的学生档案主要是学籍表、成绩表、高校招生录取大表等，这些材料反映了学生的学习成绩状况。现在大部分用人单位既希望通过档案了解学生的在校学习能力，还希望通过档案了解学生的社交能力、组织能力等。因此，学生在校期间参与的主要社团活动等记录也应存入档案，以供参考。

(3)档案专业人才缺乏，队伍建设不完善。学生档案虽是新增的高校档案门类之一，但工作量大，对档案工作者要求较高。这不仅要求档案工作者有较高的素质和较强的能力，而且对整个档案人才队伍建设也提出了更高要求。目前，很多高校专职档案人员编制少，人才数量无法适应日益增长的档案工作量和信息时代档案利用等各项需求。很多满足设立档案馆要求的高校仍只设综合档案室，人员结构配置也不合理。针对日益增长的学生档案数量以及利用者对利用内容、利用效率的高要求，档案工作者已感觉到工作压力大，力不从心。以安徽省省属高校为例，设立档案馆的高校档案人员配备充足，人才结构和学历层次较为合理。如安徽师范大学档案馆现有7名档案人员，其中馆长1名，两个科室各1名科长，主要负责管理事务，其余档案人员主要负责具体档案业务。而宿州学院设综合档案室，隶属于校长办公室，设科长1名，另配两名档案工作人员，3人负责全校各门类档案，工作压力实在太大。面对学生档案利用需求增大和利用效率要求的提高，有时难以适从。

(4)学生档案的信息化建设发展缓慢。随着档案信息化建设的不断发展，档案利用信息化也成为一种趋势，利用者对高校档案信息化服务要求也日益提高。目前，部分高校档案馆档案信息化建设已逐步开展，而大部分高校还处于起步阶段，尤其是学生档案的数字化工作几乎是空白。由于缺乏“档案+计算机信息”方面的专业人才，学生档案信息化建设任重道远。

3 做好学生档案利用工作的对策

3.1 丰富和完善学生档案的内容

(1)确保学生档案材料的真实性和完整性。真实完整的学生档案材料是学生档案利用工作有效开展的前提。目前，大多数高校学生档案材料采取分散管理。高中时期档案、高校招生录取大表在入学政审后交由综合档案室集中保管，新生入学登记表、毕业生登记表由学生处保管，实习鉴定表、教师资格认定表、党团关系由各二级学院保管，学生成绩表、学籍表等由教务处保管。为了更好地推进学生档案的利用工作，各二级学院、部门务必要按时收集齐全相关材料，保证材料的完整性。档案馆(室)应提前将学生档案的归档范围、归档时间、归档要求、移交手续等内容公布于校园网上，同时召开兼职档案员工作布置会，将归档和移交学生档案材料的注意事项告知。这样方能减少学生档案归档过程可能发生的错误，确保材料的完整性。学生档案是记录学生在校期间学习表现的唯一原始凭证。因此，高校档案馆(室)需组织各部门兼职档案人员严格按照规定审核学生档案材料，避免在归档程序中出现失误，如漏装、错装等；同时档案工作人员应提高自身档案职业道德，杜绝学生信息造假现象，为学生档案利用工作提供真实的材料依据。

(2)丰富学生档案材料的内容。充分发挥学生档案价值，提高学生档案的利用效果，要求档案馆(室)不断丰富学生的档案内容，使其能全面反映学生在校期间的表现，为用人单位判断录用与否提供依据。目前，学生档案内容只能反映学生在校的部分表现，无法适应用人单位对学生档案的利用需求。如学生成绩表只是针对学生在校所学课程的成绩，并不能充分体现学生具体的学习能力。档案馆(室)可以根据实际需求适当增加档案内容，如学生自主参加的各等级考试成绩单，参加较大实践活动并取得荣誉的证明材料等内容。优化完善的学生档案内容可有效推动学生档案利用工作的开展。

3.2 加大档案宣传力度，提高档案意识

(1)重视档案宣传工作。大部分高校为了提高师生员工的档案意识，也开展了一些档案宣传工作，但大都是临时的、短期的，效果不明显，并未将档案工作的制度化、系统化纳入档案馆(室)的整体工作规划中。加大高校档案宣传力度不应只流于形式，应切实将档案宣传工作纳入学校档案馆(室)工作规划，根据馆(室)工作实际需求，制定档案宣传计划，分环节、分步骤有序推动。首先，在思想上高度重视档案宣传工作，充分认识档案宣传对学生档案利用工作的重要性。其次，根据以往学生档案利用经验，结合自身学生档案利用实际需求，制定出档案宣传工作计划，并作为馆(室)工作内容之一。最后，宣传工作要循序渐进。第一步是档案馆(室)内宣传，档案工作人员要提高认识，增强服务意识；第二步是在全校范围内进行档案宣传，重点针对各部门兼职档案员和学生；第三步进行社会宣传，对社会各用人单位进行档案宣传，可以搭建起学校与用人单位的沟通桥梁，从而提高学生档案的利用效果。

(2)创新档案宣传方式。目前，较为普遍的档案宣传方式有网站宣传、召开档案工作会议、开辟宣传栏等。为了更有效地利用学生档案，档案馆(室)应在加强传统宣传方式的同时探索新的宣传方式，加大学生档案的宣传力度，提高档案意识。第一，网站宣传。高校档案馆(室)都有网站，且网页独立，内容丰富；而综合档案室隶属办公室，档案工作栏目挂在办公室网站中，板块相对较小。在这种情况下，档案馆(室)应与其他相关部门如学生处、招生就业处、图书馆等进行沟通，将档案相关信息挂在各部门的网站上，学生无意间能关注到档案信息。也可在这些网站上添加档案工作网页链接，更好地满足学生了解档案信息的需求。第二，召开档案工作会议。高校档案馆(室)组织召开全校专兼职档案工作会议，对学生档案的价值、归档范围、归档程序等注意事项进行宣传。而且这种会议要系统化、制度化、常态化地召开，而不是临时性或者应付性的。将校内档案工作会议日常化，方便专兼职档案人员及时有效沟通，在起到宣传作用的同时也更好地指导学生档案归档工作的具体事务。这对学生档案利用工作的开展有极大推动作用。第三，开辟宣传栏，布设展板。多数高校在学生需要时，在学校各种宣传栏上宣传档案知识，但次数较少，吸引力不够。建议将学生档案的相关知识和学生档案利用流程以图文并茂的方式展示在学生频繁活动区域，如教学楼、图书馆、大学生事务管理中心等。第四，借助微信、QQ等新媒体进行宣传。档案馆(室)可以建立一个QQ群，吸收档案管理者和利用者进群，构建起“档案工作人员-兼职档案人员-学生”之间的交流沟通纽带，方便学生档案利用工作的开展[3]。此外，还可以申请微信公众号，将相关的档案知识、学生档案利用流程等信息以推送的形式发出，利用者也可以直接在线咨询。采用上述多种多样的宣传方式宣传档案工作，一定能提高学生档案的利用效率。

3.3 加强高校档案人才队伍建设

(1)领导重视，扩大档案人才队伍。随着高校档案门类的增多，档案数字化建设的开展，档案工作量日益增大，目前高校在编的档案人员已无法应付。在信息化背景下，社会对高校档案工作者的能力素质、服务质量的要求也不断提高。高校领导应引起重视，加大对档案馆(室)的人才队伍建设的力度，根据实际需求引进人才，扩大档案人员队伍。同时，应根据实际档案工作需求，有计划地合理引进人才。因此，高校应多引进档案、情报相关专业以及计算机专业人才，尽快建立起素质高、能力强、业务精的档案人才队伍，以促进学校档案工作建设，从而提高学生档案的利用率。

(2)档案人员应提高自身的业务水平。档案工作者要适应时代发展和档案工作的要求，不断提升自身的理论水平和实践能力。高校要不定期地召开档案工作会议，提高档案工作者的工作积极性，提高他们对学生档案工作重要性的认识，进而提高档案工作者的服务意识。高校还可鼓励档案人员参加档案局或其他部门组织的档案专业培训，提高自身业务能力。高校档案人员可以多与其他兄弟院校档案人员交流、学习，汲取他们有益的经验，提高竞争意识和服务意识。档案人员要不断提高自身理论素养和实践能力，在实际工作中不断发现新问题，探索新思路，为学生档案利用工作提供主动服务，发挥学生档案在学生生活和工作中的作用，从而有效地推动学生档案利用工作。

3.4 开展学生档案信息化建设

(1)完善信息化所需的基础设施。学校要加大资金投入，开展学生档案数字化建设工作。首先要完善学生档案数字化建设所需的基础设备设施。目前，大部分高校档案馆(室)只配有一些常规设备，如计算机、普通激光打印机、复印机等，已不能满足学生档案数字化建设的需要，建议尽快配备照片打印机、彩色打印机、缩微机、高清扫描仪、刻录机、交换机等设备，加快档案的信息化建设。

(2)推动学生档案数据库建设。学生档案数据库建设是数字化建设的重点工作。各高校应根据自身实际情况，结合人才队伍、设施水平综合考虑，制定符合自身发展的方案。目前，一些档案人才队伍充足、设备齐全的高校已建立了学生档案数字化管理系统，如安徽大学档案馆档案建立了安徽大学校史档案、资料与学生档案管理系统，学生可以快捷便利地实现档案的利用。建议人才缺乏、基础条件暂不能满足信息化要求的高校档案馆(室)可根据实际需要，将学生档案数字化建设部分外包给社会专业机构，如学籍表、成绩表、招生大表等外包扫描、挂接等。不过，在外包过程中，一定要做好学生档案保密工作，确保档案实体安全和信息安全。

学生档案利用工作既关乎学生的切身利益，也和学校的档案事业发展紧密相连。学生档案利用工作在不断发展，但与日益增长的用户需求还存在一定差距。各高校档案馆(室)要在实际工作中不断探索，推动学生档案利用工作稳健发展。

[1]梁晓玲.从档案利用看高校学生类档案中面临的问题及对策:以湖北文理学院档案馆档案查询为例[J].科技创业月刊，2012(5)：144-145

[2]教育部.高等学校档案管理办法[Z]. 北京：中华人民共和国教育部，2008

[3]毛灵芳.高校学生档案利用工作的现状分析与对策探讨：基于驻地在郑州市的所本科院校的调查[J].档案管理，2013(1)：65-67

(责任编辑：刘小阳)

10.3969/j.issn.1673-2006.2017.05.014

2017-02-19

安徽省高等学校档案工作协会一般研究项目“高校学生档案利用工作研究”(2016yb21)。

戴丽虹(1989-)，女，安徽南陵人，硕士，研究方向：高校档案管理。

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：1673-2006(2017)05-0049-04