关于高校行政管理效率问题及运行机制的完善策略

席宏晔

（常熟理工学院 江苏·常熟 215500）

关于高校行政管理效率问题及运行机制的完善策略

席宏晔

（常熟理工学院 江苏·常熟 215500）

随着我国高校教育体制的不断改革与发展，对行政管理工作更为重视，并对其提出了全新的要求。行政管理是高校整体工作内容中的重点部分，所涉及的工作内容范围较广，掌管着校内的师生管理、财务管理以及宣传活动的管理等，在高校中具有不可替代的重要地位与作用，行政管理工作的效率将会直接影响教学工作的质量以及校内正常的秩序，对高校教育事业的整体发展至关重要。但目前，很多高校的行政管理工作存在着诸多不足问题，严重降低了工作效率与管理水平，本文对当前所存在的主要问题进行详细分析，并对其提出了具体的有效策略，从而提高行政管理工作的整体效率。

行政管理；高校；意义特点；问题及策略

引言

行政管理主要指的就是对有关社会或是机构所运行的大小事务进行干预、管理与具体实行力度，而高校的行政管理部门则直接反映了学校的管理能力与服务水准，是高校发展过程中必不可少的重要工作环节，其自身的工作水平与效率关乎着高校社会整体形象与教学质量的命运，因此，在高校要充分提高对行政管理工作的重视，尤其是管理的水平与工作的效率。但目前，大部分高校行政管理效率普遍较低，若不能及时将这一问题解决，提高其工作效率，那么势必会影响高校的建设与发展，会为高校带来不好的社会评价，高校必须要采取有效措施，在充分认识到行政管理效率重要性的基础上，全面提高行政管理质量与工作效率，从而体现出行政管理对高校发展的重要作用与价值。

一、当前高校行政管理工作存在的主要问题

（一）行政管理职责不明确

目前大多数高校行政管理工作的模式是仿照国家行政机关的基本雏形，形成了结构递进的组织关系，在这样的结构关系中，级别越多、职能越细致，所伴随的缺点也就会更多，造成真实管理事物以及切实执行的工作人员较少的现象。此外，由于行政管理工作任务量大、涉及范围广、工作内容繁琐等原因，相关没有具体工作指示、目前模糊的任务，很多员工难以接受，也不愿意主动去做，通常在这种情况下，部门负责人会临时派某个员工执行。这种工作上安排的随意性，直接会降低工作效率，并且一旦工作中出现任何问题，员工就会相互推卸责任，无法及时解决问题。

（二）行政管理团队不稳定

高校行政管理部门中，主要的关键还是在于人，高校行政管理主要就是对人、物、财的管理，这些的前提条件都需要人来具体操作运行。因此，应提高对行政管理工作人员的重视，他们自身的综合素养以及专业能力直接影响着最终的管理水平。在目前我国逐步递进组织结构的高校行政管理模式中，很多工作人员的岗位晋升空间较小、没有过多的机会让他们施展自己的优势与能力，且相关的职位评价制度不完善，工资待遇方面也不乐观，同时，高校很多相关制度调整都是关于教学质量方面的，进而很多高校教师的工资待遇都得到了明显提高，但却忽视了行政管理工作人员的薪资状况，造成行政管理人员的工作热情下降，在工作中找不到自己的价值，就会导致更多工作人员寻找其他生存出路与发展方向，将工作精力放在自己的能力拓展考试中，或是开展其他副业，在致使高校行政管理部分的工作人员流动性较大，整体团队不够稳定。

（三）行政管理理念不先进

在网络信息技术飞速发展的态势下，高校行政管理的工作模式也逐渐发生转变，由传统的纸质手工办公方式转变成网络办公模式，进而对工作人员也提出了全新的更高要求。当前，我国大部分高校并没有完全符合时代的发展的基本需求，行政管理理念与时代的节奏存在一定距离，管理人员不具备一定的计算机实际操作技能，无法与时代保持同步，更有少部分工作人员由于长期受到传统工作观念的影响，对于这种转变内心充满抗拒。因此，高校行政管理理念的不不先进，是造成当前各大高校行政管理发展停滞不前的主要原因之一。

（四）行政管理制度不完善

当前，各大高校的行政管理部门相关制度都不健全，尤其是员工审核奖励机制存在严重缺失，行政管理部门现有的考核奖励制度几乎都不具有实际意义，这些制度的内容不详细、不全面，更不具有一定的科学合理性，无法通过这种形式化的制度真正了解每位管理人员的实际工作状况与能力。这些制度存在共同的缺点是因为没有细致的评价标准，体现不出人性化特点，极大程度的降低了管理人员的自信心与工作热情，自然会降低工作效率与质量。

二、完善高校行政管理运行机制的有效策略

（一）强化体制建设、明确职能

高校领导应将各部门的工作职能与责任进行重新详细的划分与规定，形成系统化、科学合理的工作制度体系。完全做到信息透明，让各部门的工作人员清楚知道自己的工作内容与任务，明确自身的工作责任及义务，也能对其他部门的工作职能有所掌握，严格整治由于工作职能不清晰，在发生问题时，各部门员工相互推卸责任的不良现象。要形成一定规模的工作流程，具体责任到具体的人，这样才能真正提高工作效率，同时也能让高校师生在办理自己事情时，清楚的知道应该到学校哪个部门办理，提高办事速度。此外，要综合全面的审视分析工作流程，优化内部结构、进行适度的调整，减少不必要的工作任务，避免出现行政管理人员的工作项目重复，从而提高为办事的人提供更加优质的服务。行政管理部门的负责人，在安排工作时，要将各个工作看成独立的个体，将其合理分配给各个员工单独负责，由固定的员工跟进工作的始终，尽可能的将具体职位让员工从上任开始持续到退休或是离职，都由同一个人来做，这样不仅利于工作的交接，同时也能在某项工作出现问题时，能有效找到相关负责人，查找问题缘由，及时进行整改，从而更好的提高工作效率，促进高校行政管理部门稳定持续发展。

（二）打造专业团队、培养人才

高校想要打造行政管理专业团队、提高管理人员的综合素养与相关能力，就应为他们构建良好、舒适、轻松的工作环境，营造有利于激发他们工作热情与斗志的工作氛围。首先，应该抓好初始工作，严格控制行政管理部门人员招聘工作，要选择该专业的或是有丰富管理经验的人员加入到高校的行政管理团队中。其次，全面调整现有团队中的职位设定、合理安排工作人员，要深入挖掘每位行政管理人员的内在潜力，要用真诚对待每位员工，为他们提供充分展示自我的平台。再次，制定科学合理的薪资体系、人性化的职位提升制度、综合高校的奖励制度，用更多积极条件与优势，让行政管理人员安心忠诚在自己岗位中工作。最后，要鼓励并引导管理人员主动学习、深入学习，同时高校要将这种鼓励付出与实际行动中，定期勤时的开专题讲座、组织行政管理专业培训等，全面提高管理人员的专业知识能力，拓展他们的视野，让他们更加准确的掌握当前形势，强化他们自身的工作责任感，从而有助于管理人员全身心的投入到工作当中。

（三）转变管理观念、与时俱进

随着网络信息技术的飞速发展，高校行政管理部门也应积极跟上时代发展的脚步，顺应时代发展的节奏，符合现代社会发展的基本需求。首先，要提高自己对网络技术的认知与实际操作能力，充分实现现代化办公。比如，当前很多大众所熟知并广泛使用的微信、QQ、微博或是邮箱等社交软件，行政管理部门的相关负责人，在通知或是发布信息时，可以充分利用这些便捷的网络软件进行群发，可以将相同的消息通过多种社交软件发布到工作群中。同时，通过这些社交软件，同事之间可以在群里自由交流、沟通，互相探讨工作方式、分享工作经验，从而建立和谐亲密的部门关系，更利于相关工作的开展。其次，管理人员要时刻关注最新的专业知识，积极转变并创新工作观念与方法，要与时俱进，摒弃传统工作中的诸多不足，敢于接受现代社会带来的全新挑战、并积极采取有效措施，通过不同渠道丰富自己的专业知识与实践能力，在勇于尝试、不断调整的过程中，提升自我、完善自我，促进行政管理工作的进一步发展。最后，高校行政管理部门要坚持以人为本的工作原则，转变管理人员的传统工作理念，强化他们的服务意识，要以高校师生为主，充分体现出高校教育的根本宗旨与特点，提升自身的形象，为广大师生提供更加完善的服务。同时也要全面了解师生们的实际需求，根据他们的需求及时调整工作策略与方法，尽量满足他们的需求，发挥行政管理部门的积极作用，提高师生们的对工作的评价。

（四）完善奖励机制、调动热情

高校行政管理部门要制定完善的奖励机制，全面调动管理人员的工作热情与积极性。首先，要制定出详细具体、科学合理的工作评价指标，评价时要本着公开、公正、公平的基本原则，进行年终期末考评时，管理人员要分别对自己的工作做出总结并向大家演讲汇报，由部门员工不记名的方式进行投票评选，最终选出综合实力强、各方面表现优秀、具有带头作用的最佳员工。此外，高校行政管理部门要在日常工作过程中，也应积极定期进行工作考核，对优秀员工给予一定物质上的奖励，以此来激发员工的工作热情与积极性。其次，要制定反馈制度，及时与各部门进行沟通，建立紧密联系，听从其他教师的意见与想法，不定期的开展各种主题会议，让其他教职员工能全面了解行政管理部门的工作流程及具体安排，要始终将行政管理部门看做整体，虽然工作各不相同，但是所有管理员工的工作最终目标都是要共同努力促进高校行政管理部门的可持续发展，为高校提供更加优质的服务，从而提升高校在社会中的形象与评价，充分体现行政管理部门的重要性与价值。

结语

综上所述，高校行政管理部门对高校教育事业的发展具有重要意义，是学校整体工作中的核心内容，占据不可替代的制药位置，行政管理人员应充分意识到当前工作中的诸多不足，并及时采取有效措施进行全面调整与优化，从而提高部门工作效率与质量，为高校师生提供更加完善优质的服务，充分体现出行政管理的价值，最大化发挥自身的积极能效，最终使高校行政管理向稳定、有序、科学、现代化的方向发展。

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[2]李佳欢.高校行政管理工作存在的问题及解决途径[J].亚太教育,2016,(14):34-35.

[3]吴贺男;,史小花.我国民办高校行政管理工作存在的问题及对策分析[J].中国管理信息化,2016,(12):31-33.

G647.2

A

1009-8534（2017）06-0095-02

席宏晔，常熟理工学院助理研究员，本科。

刘 芳

审 稿 人：夏 莉